グループ / チーム ポリシーでルールをカスタマイズし、Microsoft 365 グループおよび Microsoft チームを自動的に管理することができます。既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート 機能を使用して既存のグループまたはチームをインポートする場合、グループ / チーム ポリシーが必要です。グループ / チーム ポリシーをグループ / チーム ライフサイクル管理サービスと連携させることで、各ポリシーに関連付けられているグループ / チームに対する自動管理に加え、ビジネス ユーザーがグループ / チームのライフサイクル管理を簡単に実行できるようになります。
設定 内の 要求の管理 グループで [ポリシー] をクリックして、ポリシーの作成・管理を開始します。グループ / チーム ポリシーは、グループ / チーム / コミュニティ ポリシーと統合されています。ポリシーを作成するには、グループ / チーム / コミュニティ ポリシー のポリシー タイプを選択します。
グループ / チーム ポリシーの作成・編集画面で、以下の設定を構成します。
1. ポリシー名と説明 – 新しいポリシーの 名前 を入力します。 説明 (必須ではありません) を入力します。
2. ポリシーのカテゴリ – AvePoint Cloud Governance ポリシーの整理に使用します。ドロップダウン リストから既存のカテゴリを選択するか、[新規作成] をクリックしてこのポリシーの新しいカテゴリを作成し、カテゴリの作成 画面で新しいカテゴリを構成します。
3. ワークスペース タイプ – Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム を選択します。
4. テナント – ドロップダウン リストから Microsoft 365 テナントを選択します。Microsoft 365 テナントに、AvePoint Online Services で構成された Microsoft Entra ID アプリ プロファイルが存在する場合、テナントはここに表示されます。詳細については、アプリ プロファイルまたは Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルの作成 を参照してください。
5. 画面右側の矢印アイコンをクリックして続行します。[キャンセル] をクリックすると、構成を保存せずに ポリシー管理 画面に戻ります。
6. グループ チーム サイト クォータ – 新しい Microsoft 365 グループと同時に作成される Microsoft 365 グループ チーム サイトの記憶域クォータを入力します。
*注意: 25600 GB 未満の記憶域クォータは、SharePoint Online 管理センター > 設定 > サイトのストレージ上限 で 手動 が選択されている場合にのみ反映されます。グループ チーム サイトのストレージ クォータを割り当てない場合、グループ チーム サイト クォータは 1024 GB として設定されます。
7. 外部共有 – Microsoft 365 グループおよびグループ チーム サイトの固有のゲスト アクセスまたは外部共有設定を設定するにあたって、AvePoint Cloud Governance を使用するかどうかを選択します。ポリシーに関連しているグループまたはチームには、Microsoft 365 管理センターのグローバル構成よりも多くの制限を設定することができます。
以下の点に注意してください。
•テナント レベルの外部共有設定が Microsoft 365 で有効化されている場合、このポリシー内の固有ゲスト アクセスまたは外部共有設定は反映されます。Microsoft 365 グループおよび SharePoint の外部共有設定をすべて有効にするには、Microsoft 365 管理センター > 設定 > 組織設定 に移動します。外部共有がお使いのテナントで使用可能である場合にのみテナント レベル外部共有設定を有効にすると、ポリシーでゲスト アクセスおよび共有設定を事前定義することができます。すべての事前定義が完了した後、Microsoft 365 に移動して外部共有設定を有効にします。
•テナントで秘密度ラベルとの統合を有効にする場合、共有設定は適用された秘密度ラベルの設定によって管理され、ポリシーでの設定は不要になります。
以下のオプションを有効にすることができます。
•グループに固有のゲスト アクセス設定を設定する
このオプションを有効にすると、グループへの組織外ユーザーの追加をグループの所有者に許可する かどうかを選択することもできます。組織外のユーザーは、Microsoft Entra に追加されているゲスト ユーザーを意味します。ゲスト ユーザーがグループ メンバーになることを許可する場合、Microsoft Entra に存在しない新しい外部ユーザーの招待をグループの所有者に許可する かどうかを選択することができます。新規外部ユーザーをグループに追加する必要がある場合、AvePoint Cloud Governance は、先に新規外部ユーザーを Microsoft Entra に追加します。
グループのゲスト アクセスにこのポリシーを適用しない場合、グループに固有のゲスト アクセス設定を設定する チェックボックスを選択して、グループへの組織外ユーザーの追加をグループの所有者に許可する チェックボックスの選択を解除します。
•グループに関連付けられているサイト コレクションに固有の外部共有設定を設定する
このオプションを有効にすると、グループ チーム サイトのコンテンツを組織外のユーザーと共有することを許可する かどうかを選択することもできます。許可する場合は、外部ユーザーの範囲を選択します。
o すべてのユーザー
o 新規と既存の外部ユーザー
o 既存の外部ユーザー
8. アクセス要求の設定 – 固有のアクセス要求設定を設定する かどうかを選択します。このオプションを選択する場合、次の設定を構成します。
•メンバーにサイトおよび個別のファイル・フォルダーを共有することを許可する – グループ内のユーザーに対して、グループ チーム サイトおよび個別のファイル・フォルダーを他のユーザーと共有することを許可するかどうかを選択します。このチェックボックスを選択すると、メンバーが、他のユーザーをサイト メンバー グループに招待することを許可する (メンバーがサイトを共有できるようにするには、この設定を有効にする必要があります) チェックボックスは自動的に選択されます。サイト メンバーに対して、個別のファイル・フォルダーを他のユーザーと共有することのみを許可し、グループ チーム サイトを他のユーザーと共有することを許可しない場合は、2 番目のチェックボックスを選択解除します。
•アクセス要求を許可する – このチェックボックスを選択して、このポリシーが適用されているグループのグループ チーム サイトへのアクセスを要求することを許可します。その後、グループ チーム サイトに関するアクセス要求を受信するユーザーを選択します。
o サイト所有者グループにアクセス要求を送信する
o アクセス要求を以下のメール アドレスに送信する – テキスト ボックスに承認者のメール アドレスを入力します。
*注意: アクセス要求を承諾・拒否できるユーザーは、サイト所有者グループのメンバーのみです。
アクセス要求ページを閲覧するユーザーに表示するカスタム メッセージを定義することもできます。テキスト ボックスにカスタム メッセージを入力します。
9. グループ / チーム ライフサイクル管理要求タイプ – グループ / チーム ライフサイクル管理サービスの要求タイプを有効にするかどうかを選択します。以下の場合、ビジネス ユーザーは、IT 管理者がここで選択した要求タイプを使用することができます。
•ビジネス ユーザーは、有効な要求タイプに基づいて、該当する Microsoft 365 グループ / Microsoft チームに対するグループ / チーム ライフサイクル管理サービスの要求を送信することができます。
•ポリシーでグループ / チーム非アクティブしきい値またはリース管理が有効になっている場合、自動生成されたグループ / チーム非アクティブしきい値タスクまたはグループ / チーム リース失効タスクで、タスクの割り当て先は、ここで有効化された要求タイプに基づいて、Microsoft 365 グループ / Microsoft チームの削除、グループ / チーム リースの延長、チームのアーカイブを要求することができます。
AvePoint Cloud Governance で該当するライフサイクル アクション タスクを生成するには、以下の Built-in サービスがアクティブであることを確認してください。
o グループ / チーム ライフサイクル管理 – 延長サービス
o グループ / チーム ライフサイクル管理 – 削除サービス
o チーム ライフサイクル管理 – アーカイブ サービス
•ここで グループ / チームの削除を有効にする または チームのアーカイブを有効にする を選択すると、グループ / チーム非アクティブしきい値 および グループ / チーム リースの管理 のセクションで グループ / チームの自動削除を有効にする または チームの自動アーカイブを有効にする ことができます。削除またはアーカイブのタスクで、タスクの割り当て先がグループ / チームの削除・チームのアーカイブを実行することができます。
以下の要求タイプは、該当するチェックボックスを選択することで有効化できます。各要求タイプに対し、既定の承認プロセスを使用する を選択してドロップダウン リストから作成済みの承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。グループ / チームの管理サービス要求を送信すると、承認プロセスが開始されます。
•グループ / チームの削除を有効にする – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーに対して、要求に応じてグループ / チームの削除を許可します。
•グループ / チーム リースの延長を有効にする – このチェックボックスを選択すると、要求に応じてグループ / チーム リースの延長を許可します。以下から延長を制限する方法を選択します。
o 1 回につき __ 延長する – テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
o 1 回の延長期間を __ 以内とする – テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
•グループ / チーム ポリシーの変更を有効にする – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーが、このポリシーを適用したグループ / チームに対して別のポリシーを要求することが可能になります。このオプションを有効にした後、オプショングループ / チーム ポリシーの変更サービス要求でユーザーに表示するポリシーを選択する チェックボックスを選択し、表から指定のグループ / チーム ポリシーを選択します。ビジネス ユーザーは、このポリシーが適用されているグループまたはチームのポリシーを変更する要求を送信する場合、ここで選択したポリシーからのみポリシーを選択できます。
•Microsoft 365 グループ チーム サイト クォータの変更を有効にする – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーが Microsoft 365 グループ チーム サイト クォータの変更を要求することが可能になります。グループ チーム サイト クォータ変更に関する制限を設定する方法を、以下から選択します。
o クォータの変更を利用可能なサイズの範囲内で許可する – このオプションを選択すると、ビジネス ユーザーがグループ チーム サイト クォータを利用可能なサイズ範囲内での変更を要求することができます。
o クォータのアップグレード・ダウングレードを__GB 以内で許可する – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーがグループ チーム サイトのクォータをアップグレードまたはダウングレードを実行できますが、クォータ サイズの変更がここで定義するサイズ以内に制限されます。テキスト ボックスに数値を入力します。例えば、ここに 5 と入力し、サイト クォータが 10 GB の場合、ビジネス ユーザーはサイト クォータを 5-15 GB にしか変更できません。
以下の点に注意してください。
§ ビジネス ユーザーに対し、グループ チーム サイト クォータの変更を許可する場合、SharePoint Online 管理センター > 設定 > サイトのストレージ上限 で 手動 ストレージ管理が有効になっていることを確認してください。
§ グループ チーム サイト クォータの最大値は 25600 GB を超過することはできません。
§ グループ チーム サイト クォータは現在のサイズより以下に削減することはできません。
•チームのアーカイブを有効にする – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーがチームのアーカイブを要求することが可能になります。チームのアーカイブ前にチーム メンバーシップおよびチーム サイト権限の変更を有効にする を選択できます。ドロップダウン リストからチーム アーカイブ プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいプロファイルを作成します。チーム アーカイブ プロファイルの構成の詳細については、チームのアーカイブ を参照してください。
チームがアーカイブされると、アーカイブ プロファイルの構成に従って、チーム メンバーシップおよびチーム サイト権限が変更されます。
•アーカイブ済みチームのリストアを有効にする – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーがアーカイブ済みチームのリストアを要求することが可能になります。
10. グループ / チーム非アクティブしきい値 – 非アクティブしきい値とは、対応するグループ チーム サイト、ファイル、ノートブック、カレンダー、メールボックス、Microsoft チーム チャネル会話、Outlook グループ会話のコンテンツが追加または変更された期間を意味する
以下の点に注意してください。
•既定では、AvePoint Cloud Governance は、Report.LastActivityDate プロパティに基づいてグループ チーム サイトのトップレベル サイトおよびサブサイトの非アクティブを計算し、AvePoint Cloud Governance によって使用されている Microsoft Graph ベータ版 API を使用してグループ / チームの前回のアクティビティを取得します。
•Microsoft 365 管理センターの 組織設定 > サービス > レポート で ユーザー、グループ、サイト名を隠蔽してすべてのレポートに表示する チェックボックスが有効になっている場合、サイトが非アクティブしきい値に到達したかどうかをグループ チーム サイトのサブサイトのアクティビティで判断することはできません。AvePoint Cloud Governance はトップレベル サイトの LastItemUserModifiedDate プロパティに基づいてサイトの非アクティブしきい値を計算します。サブサイの更新により、このプロパティが変更されることはありません。設定 > 偽装アカウント管理 で偽装アカウントも構成した場合、偽装アカウントを使用して Exchange Web Services API を呼び出して、グループ / チームの対応する予定表の最終更新日時およびグループ / チームが非アクティブの計算のために Outlook の受信トレイで最新のメールを受信した日時を取得します。
•Planner でのグループのプランに対する変更は、Microsoft 365 がプランの最終更新時刻を取得する API を提供しないため、アクティビティとは見なされません。
非アクティブしきい値の設定により、Microsoft 365 環境内の使用されていないグループ / チームおよびグループ チーム サイトの数を削減することができます。以下の非アクティブしきい値設定を構成します。
a. グループ / チーム非アクティブしきい値を有効にする – このチェックボックスを選択すると、Microsoft 365 グループ / Microsoft チームの非アクティブしきい値が有効になります。グループ / チームが非アクティブしきい値に到達する際、グループ / チームの非アクティブしきい値タスクが自動的に生成され、以下の承認プロセスで選択したビジネス ユーザーに割り当てられます。グループ / チームの非アクティブしきい値タスクで、ビジネス ユーザーがグループ / チームおよび該当するチーム サイトへのアクセスを継続して許可することができます。上記の グループ / チーム ライフサイクル管理要求タイプ セクションでアーカイブおよび削除が有効になっている場合、ビジネス ユーザーがチームのアーカイブまたはグループ / チームの削除を選択することもできます。
テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択し、非アクティブしきい値を構成します。
b. 承認プロセス – ドロップダウン リストからグループ / チーム非アクティブしきい値タスク用の承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして承認プロセスを新規作成します。
選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。
c. グループ / チーム非アクティブしきい値警告を有効にする ことで、グループ / チーム非アクティブしきい値タスクが生成される前に承認者に通知を送信することができます。通知プロファイル ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択する必要があります。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイルの作成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 セクションを参照してください。
d. 以下の設定を構成することで、非アクティブしきい値タスクの期限が切れる際に、エスカレーションとして追加のグループ / チーム ライフサイクル アクションを有効にすることができます。
o 追加のグループ ライフサイクル アクションを有効にする – このオプションを選択して、ドロップダウン リストからグループの自動エスカレーション プロファイルを選択します。グループ ライフサイクル アクションがプロファイルの構成に基づいて実行されます。設定 > 要求の管理 > Microsoft 365 グループの自動エスカレーション プロファイル でグループの自動エスカレーション プロファイルを構成することができます。詳細については、Microsoft 365 グループの自動エスカレーション プロファイル を参照してください。
o 追加のチーム ライフサイクル アクションを有効にする – このオプションを選択して、ドロップダウン リストからチームの自動エスカレーション プロファイルを選択します。チーム ライフサイクル アクションがプロファイルの構成に基づいて実行されます。設定 > 要求の管理 > Microsoft チームの自動エスカレーション プロファイル でチームの自動エスカレーション プロファイルを構成することができます。詳細については、Microsoft チームの自動エスカレーション プロファイル を参照してください。
*注意: グループ / チームの非アクティビティしきい値タスクが期限切れになり、グループ / チームの削除タスクがエスカレーションとして生成された場合、承認者によって削除が拒否された場合、タスク割り当て先が完了するために新しい非アクティビティしきい値タスクが生成されます。
2021 年 6 月 25 日以前に構成された、ポリシーで追加のライフサイクル アクションとして構成された自動削除 / アーカイブ アクションが存在する既存ポリシーの場合、自動エスカレーション プロファイルを使用して、エスカレーションを複数のステージにカスタマイズすることができます。詳細については、上記の説明を参照してください。
自動削除 / アーカイブを利用したエスカレーション 方法の元の設定を更新する場合、以下の設定を構成することができます。
o グループ / チームの自動削除を有効にする – このチェックボックスを選択すると、一定の期間を経過してもグループ / チームの非アクティブしきい値タスクが完了していない場合に、このグループ / チームを削除します。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
*注意: このオプションを有効にする場合、上記の グループ / チーム ライフサイクル管理要求タイプ フィールドで グループ / チームの削除を有効にする チェックボックスを選択する必要があります。
以下のオプションを有効にすることもできます。
§ グループ / チーム削除タスク生成前の承認者への通知を有効化する – このチェックボックスを選択すると、グループ / チーム削除タスクの生成前に承認者に通知メールを送信します。ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
§ グループ / チームの削除時に以下のユーザーに通知する – このチェックボックスを選択すると、グループ / チームの削除時に特定のユーザーに通知を送信します。テキスト ボックスにユーザー名を入力し、Enter を押して名前が有効であるかどうかを確認します。メール テンプレート ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択する必要があります。
o チームの自動アーカイブを有効にする – このチェックボックスを選択すると、一定の期間を経過してもチーム非アクティブしきい値タスクが完了していない場合に、このチームをアーカイブします。チームがアーカイブされると、チーム内の会話およびファイルは読み取り専用となります。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
*注意: このオプションを有効にする場合、上記の グループ / チーム ライフサイクル管理要求タイプ フィールドで チームのアーカイブを有効にする チェックボックスを選択する必要があります。
以下のオプションを有効にすることもできます。
§ チーム アーカイブ タスク生成前の承認者への通知を有効にする – このチェックボックスを選択すると、チーム アーカイブ タスクの生成前に承認者に通知メールを送信します。ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
§ チームがアーカイブされた際に次のユーザーに通知する – このチェックボックスを選択すると、チームがアーカイブされた際に特定のユーザーに通知します。テキスト ボックスにユーザー名を入力し、Enter を押して名前が有効であるかどうかを確認します。$ を入力すると、$グループ所有者、$グループのメイン連絡先、$グループのサブ連絡先 から受信者を選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。メール テンプレート ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択します。
11. グループ / チーム リース期間の管理 – グループ / チーム リース期間とは、Microsoft 365 グループ / Microsoft チームが Microsoft 365 で使用可能な期間を指します。この設定は、Microsoft 365 環境内の期限切れグループ / チームの管理に使用されます。以下のリース期間管理設定を構成します。
a. グループ / チーム リース管理を有効にする – このチェックボックスを選択すると、グループ / チームのリース期間を有効にします。グループ / チームのリース期間が切れる際、または最後のリース延長期間が切れる際、グループ / チーム リース失効タスクが自動的に生成され、以下の承認プロセスで選択したビジネス ユーザーに割り当てられます。グループ / チーム ライフサイクル管理要求タイプ で、グループ / チーム リースの延長、チームのアーカイブ、グループ / チームの削除が有効になっている場合、グループ / チーム リース失効タスクで、ビジネス ユーザーがグループ / チーム リースの延長、グループ / チームの削除、チームのアーカイブを実行することができます。
テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
b. 承認プロセス – ドロップダウン リストからグループ / チーム リース失効タスク用の承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。
選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。
c. グループ / チーム リース失効の警告を有効にする ことで、グループ / チーム リース失効タスクの生成前に承認者に通知を送信することができます。通知プロファイル ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択する必要があります。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイルの作成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 セクションを参照してください。
d. 以下の設定を構成することで、リース失効値タスクの期限が切れる際に、エスカレーションとして追加のグループ / チーム ライフサイクル アクションを有効にすることができます。
o 追加のグループ ライフサイクル アクションを有効にする – このオプションを選択して、ドロップダウン リストからグループの自動エスカレーション プロファイルを選択します。グループ ライフサイクル アクションがプロファイルの構成に基づいて実行されます。設定 > 要求の管理 > Microsoft 365 グループの自動エスカレーション プロファイル でグループの自動エスカレーション プロファイルを構成することができます。詳細については、Microsoft 365 グループの自動エスカレーション プロファイル を参照してください。
o 追加のチーム ライフサイクル アクションを有効にする – このオプションを選択して、ドロップダウン リストからチームの自動エスカレーション プロファイルを選択します。チーム ライフサイクル アクションがプロファイルの構成に基づいて実行されます。設定 > 要求の管理 > Microsoft チームの自動エスカレーション プロファイル でチームの自動エスカレーション プロファイルを構成することができます。詳細については、Microsoft チームの自動エスカレーション プロファイル を参照してください。
2021 年 6 月 25 日以前に構成された、ポリシーで追加のライフサイクル アクションとして構成された自動削除 / アーカイブ アクションが存在する既存ポリシーの場合、自動エスカレーション プロファイルを使用して、エスカレーションを複数のステージにカスタマイズすることができます。詳細については、上記の説明を参照してください。
自動削除 / アーカイブを利用したエスカレーション 方法の元の設定を更新する場合、以下の設定を構成することができます。
o グループ / チームの自動削除を有効にする – このチェックボックスを選択すると、一定の期間を経過してもグループ / チーム リース失効タスクが完了していない場合に、このグループ / チームを削除します。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
*注意: このオプションを有効にする場合、上記の グループ / チーム ライフサイクル管理要求タイプ フィールドで グループ / チームの削除を有効にする チェックボックスを選択する必要があります。
§ グループ / チーム削除タスク生成前の承認者への通知を有効化する – このチェックボックスを選択すると、グループ / チーム削除タスクの生成前に承認者に通知メールを送信します。ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
§ グループ / チームの削除時に以下のユーザーに通知する チェックボックスを選択すると、グループ / チームの削除時に特定のユーザーに通知を送信することができます。テキスト ボックスにユーザー名を入力し、Enter を押して名前が有効であるかどうかを確認します。メール テンプレート ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択する必要があります。
o チームの自動アーカイブを有効にする – このチェックボックスを選択すると、一定の期間を経過してもチーム リース失効タスクが完了していない場合に、このチームをアーカイブします。チームがアーカイブされると、チーム内の会話およびファイルは読み取り専用となります。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
*注意: このオプションを有効にする場合、上記の グループ / チーム ライフサイクル管理要求タイプ フィールドで チームのアーカイブを有効にする チェックボックスを選択する必要があります。
以下のオプションを有効にすることもできます。
§ チーム アーカイブ タスク生成前の承認者への通知を有効にする – このチェックボックスを選択すると、チーム アーカイブ タスクの生成前に承認者に通知メールを送信します。ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
§ チームがアーカイブされた際に次のユーザーに通知する – このチェックボックスを選択すると、チームがアーカイブされた際に特定のユーザーに通知します。テキスト ボックスにユーザー名を入力し、Enter を押して名前が有効であるかどうかを確認します。$ を入力すると、$グループ所有者、$グループのメイン連絡先、$グループのサブ連絡先 から受信者を選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。メール テンプレート ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択します。
12. Microsoft 365 グループ チーム サイトのクォータしきい値 – Microsoft 365 グループ チーム サイトのクォータしきい値を有効にする チェックボックスを選択して、Microsoft 365 グループ チーム サイトのクォータしきい値を有効にします。クォータしきい値とは、グループ チーム サイトが使用できるリソースの最大値です。このチェックボックスを選択する場合、テキスト ボックスに数値を入力してしきい値を設定します。グループ チーム サイトの記憶域がクォータしきい値に到達すると、通知メールは、通知メール受信者 フィールドで定義されたユーザーに送信されます。$ を入力すると、以下のロールから受信者を選択することもできます。
•$グループのメイン連絡先
•$グループのサブ連絡先
•$グループの所有者
ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
ドロップダウン リストから通知メールを送信するためのメール テンプレートを選択します。
13. 非アクティブ グループ / チーム連絡先の指名 – 既存のグループ / チーム連絡先アカウントは、Microsoft Entra から削除されたまたはブロックされた場合に無効化されます。グループ / チーム連絡先アカウントのいずれかが非アクティブである場合、所有権指名プロセスは自動的に開始する かどうかを選択します。このオプションを選択すると、連絡先のいずれかが非アクティブである場合、指名タスクが生成されます。
現在の指名タスクの割り当て先が非アクティブになる場合、Cloud Governance で非アクティブ ワークスペースの連絡先状態スキャン ジョブを完了する際に、進行中の指名タスクは自動取り消され、新しいタスクが生成され、以下に基づいて新しいタスクの割り当て先に割り当てられます。
•グループ / チームのメイン連絡先が非アクティブである場合、グループ / チームのサブ連絡先の指名タスクが生成されます。この場合、サブ連絡先がメイン連絡先の既定ユーザーとして設定されます。
o 自分自身がメイン連絡先とならない場合、別のユーザーを新しいメイン連絡先として選択することが可能です。サブ連絡先は、サブ連絡先のロールを別のユーザーに転送することもできます。
o 元のサブ連絡先となるユーザーは、自分自身がメイン連絡先となることを確認し、元のサブ連絡先が新しいサブ連絡先となる別のユーザーを選択することができます。
•グループ / チームのサブ連絡先が非アクティブである場合、グループ / チームのメイン連絡先の指名タスクが生成されます。この場合、メイン連絡先は、サブ連絡先となるユーザーを選択することができます。
•グループ / チームのメイン連絡先とサブ連絡先の両方が非アクティブである場合、すべてのグループ / チームの所有者の指名タスクが生成されます。グループ / チームの所有者がメイン連絡先になることを確認すると、指名プロセスが完了します。グループ / チームの所有者が指名タスクを完了すると、所有者はサブ連絡先となるユーザーを選択することができます。
メイン連絡先およびサブ連絡先の両方が非アクティブ状態になった場合、以下のユーザーに通知する かどうかを選択することもできます。このオプションが選択されている場合、通知メールのコピーを受信するユーザーまたはグループを指定するか、$ を入力してユーザー ロールを指定することができます。
次の設定を構成することができます。
•メール設定 – 該当のチェックボックスを選択すると、以下の通知を有効にします。
o 指名タスクが割り当てられた際にユーザーに通知する – このチェックボックスを選択すると、指名タスクが割り当てられるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
o グループ / チームが割り当てられた場合にメイン連絡先に通知する – このチェックボックスを選択すると、ユーザーがグループ / チームのメイン連絡先として指定されるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
o グループ / チームが割り当てられた場合にサブ連絡先に通知する – このチェックボックスを選択すると、ユーザーがグループ / チームのサブ連絡先として指定されるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
各通知には既定のメール テンプレートがあります。カスタム メール テンプレートを選択することもできます。
•期間 – 指名タスクの期間を設定します。候補者が期間内に指名タスクを完了しなかった場合、指名タスクは期限切れになり、処理できなくなります。Cloud Governance が新しい非アクティブ グループ / チーム連絡先の状態スキャン ジョブの実行後に、新しいタスクが生成され、割り当てられます。テキスト ボックスに数値を入力し、単位として 日間 または 週間 を選択します。
割り当てられた時間に達する前に候補者に通知を送信することも選択できます。指名タスクの期限失効前に、指名されたユーザーに通知を送信する チェックボックスを選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
*注意: 設定 の 指名プロセスの管理 は、サイト コレクションの連絡先の指名プロセスの管理にのみ使用され、グループ / チームの連絡先の指名プロセスには影響を与えません。
14. 洗い替えまたは内容の変更 – 洗い替えまたは内容の変更を有効にするかどうかを選択することができます。以下のオプションのいずれかを選択し、再認証プロファイルまたは内容の変更プロファイルを選択して、再認証または内容の変更設定をグループ / チームに適用します。
•洗い替え – このオプションを選択すると、個別のタスクで、該当するグループ チーム サイトに対するグループ / チーム メンバーシップ、ユーザー権限 / SharePoint グループ権限の定期レビューを実行することが可能になります。
•内容の更新 – このオプションを選択すると、同一のタスクでグループ / チーム連絡先、 該当するグループ チーム サイトに対する SharePoint グループ権限、グループ / チーム メンバーシップ、グループ / チーム メタデータの定期レビューを実行することが可能になります。
15. ポリシーの構成の完了後、以下のオプションのいずれかを選択します。
•画面左側の矢印アイコンをクリックすると、前の手順に戻って構成を確認・変更することができます。
•[保存] をクリックしてすべての構成を保存します。
•[保存してアクティブ化] をクリックすると、構成をすべて保存し、ポリシーをアクティブにします。このポリシーはサービスで使用可能にします。
•[キャンセル] をクリックすると、変更を保存せずに ポリシー管理 画面に戻ります。