Google ドライブのルール設定 (プレビュー)

Google ドライブのルール設定を構成するには、以下の説明を参照してください。

1.   このルールで管理するコンテンツを選択してください。– ルール条件を構成します。構成したルール条件を満たすコンテンツのみはこのルールによって管理されます。対応しているルール条件の詳細については、Google ドライブのルール条件 を参照してください。

ルール条件を追加するには、追加 () ボタンをクリックし、ルール条件を構成します。

ルール条件を削除する場合は、条件の横にある 削除 () ボタンをクリックします。

複数のルール条件を追加する場合、AND または OR を選択してルール条件間のロジック関係を定義します。

2.   コンテンツの処理方法を選択してください。ルール アクションを選択して、構成したルール条件を満たすコンテンツの管理する方法を定義します。

•    コンテンツを破棄する – Google ドライブ内のコンテンツを破棄する場合は、このオプションを選択します。

•    コンテンツをエクスポートする – コンテンツをデジタル保存形式でエクスポートするには、このオプションを選択します。

i.    エクスポート形式を選択する – NARA とは、ドキュメントとドキュメントの列を国立公文書館記録管理局 (NARA) に準拠した形式でエクスポートできることを意味します。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NARA 構成ファイルを構成します。

ii.   エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を選択する – 設定 > エクスポート設定 で設定された既定のエクスポート先が自動的に入力されます。別のエクスポート先を選択することもできます。Google Cloud Storage も選択できます。

•    コンテンツを新しい場所に移動する – ツリーからドライブの移動先を選択して、ドキュメントを新しいドライブに移動する場合、このオプションを選択します。

3.   手動承認を有効にしますか?– 手動承認は既定で有効化されています。オブジェクトが処分される前に、レコードの確認者はオブジェクトを確認する必要があります。承認されたオブジェクトだけは処分されます。

手動承認を有効にした後は、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を指定する必要があります。以前に作成した承認プロセスを選択して承認を実行するか、ユーザーまたはグループの名前を手動入力して、オブジェクトの確認を担当するレコードの確認者を定義することができます。その後、承認待ちのレコードが存在する際に、レコードの確認者にメール通知を送信するかどうかを選択することができます。

4.   アクションの実行前にコンテンツをエクスポートする – このチェックボックスを選択する場合、アーカイブする前にコンテンツのスナップショットをエクスポートします。

a.   エクスポート形式を選択する – NARA とは、ドキュメントとドキュメントの列が国立公文書館記録管理局 (NARA) に準拠した形式でエクスポートできることを意味します。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NARA 構成ファイルを構成します。

b.   エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を選択する – 設定 > エクスポート設定 で設定された既定のエクスポート先が自動的に入力されます。別のエクスポート先または Google Cloud Storage も選択できます。