詳細の表示

オブジェクトの詳細を表示するには、オブジェクトの名前リンクをクリックして 詳細の表示 パネルを開きます。

選択したオブジェクトが既にアーカイブされている場合、[ダウンロード] をクリックしてオブジェクトをローカルにダウンロードできます。アーカイブしてからオブジェクトを初めてダウンロードする場合は、[ダウンロード] をクリックした後、ダウンロード プロセスが開始されます。ダウンロード センター に移動して、詳細を表示してオブジェクトをダウンロードします。ダウンロード プロセスの完了後、ここで [ダウンロード] を再度クリックしてオブジェクトをダウンロードすることもできます。

検索結果のエクスポート

検索結果をエクスポートするには、[検索結果のエクスポート] をクリックします。検索結果のエクスポート ウィンドウで、エクスポートされたレポートに含める列を 表示されている列のみ または すべての列 から選択し、[エクスポート] をクリックします。

検索結果のエクスポート ジョブが開始され、ジョブ モニター に移動して詳細を表示することができます。ダウンロード センター でダウンロード プロセスが開始されます。ダウンロード プロセスの完了後、[ダウンロード] をクリックしてファイルをダウンロードすることができます。ZIP ファイルは、現在使用しているブラウザーの既定ダウンロード先にダウンロードされます。ZIP ファイルを解凍して、Search Results Report_Date という名前の XLSX ファイルを検索します。

保持の管理

訴訟中または調査中のイベントの保持を作成および管理できます。保持機能を使用して、オブジェクトがルール アクションの強制ジョブによって破壊されることを一定期間防ぐことができます。

テーブルの上にある [保持の管理] をクリックして、保持の管理 ウィンドウを開きます。作成されたすべての保持が表示されます。保持のタイトルをクリックすると、保持が適用されているオブジェクトと各オブジェクトの保持のリリース日時が表示されます。

保持を管理するには、以下の操作を実行できます。

•    保持の作成 – 以下の説明を参照して保持を作成します。

i.    [新規] をクリックします。保持の作成 ウィンドウが表示されます。

ii.   保持のタイトル – 作成する保持の名前を入力します。一般的には、タイトルはイベントに関する情報を示します。

iii.  保持期限 – 保持がリリースされる期間を構成します。

iv.   コメント – 必要に応じてコメントを入力します。

v.    [保存] をクリックして構成を保存します。

•    保持の編集 – 次の手順に従って保持を編集します。

i.    編集する保持を選択します。

ii.   [編集] をクリックします。

iii.  保持期限 – 保持がリリースされる期間を変更します。

iv.   コメント – コメントを変更します。

v.    [保存] をクリックして構成を保存します。

•    保持の延長 – 次の手順に従って保持を延長します。

i.    リリース期間を延長する保持を選択します。

ii.   [延長] をクリックします。

iii.  保持の延長期間を構成します。

iv.   [保存] をクリックして構成を保存します。

•    保持の除去 – 保持を除去するには、保持を選択し、[除去] をクリックします。保持が適用されているオブジェクトから除去されます。

•    保持の削除 – 保持を削除するには、保持を選択し、[削除] をクリックします。オブジェクトに保持が設定されている場合、保持がオブジェクトから解除されてから、AvePoint Opus から削除されます。

保持アクションの実行

オブジェクトの保持を管理するには、以下の操作を実行できます。

•    オブジェクトの保持の適用 – オブジェクトに保持を適用するには、次の手順を参照してください。

i.    テーブルからオブジェクトを選択します (複数選択可能)。

ii.   リボン上で [保持の適用] をクリックします。

iii.  既存の保持を使用するか、新しい保持を作成するかを選択します。

§ 既存の保持を使用する場合は、ドロップダウン リストから保持を選択します。この保持の設定が自動的に表示されます。変更はできません。

§ 新しい保持を作成する場合は、タイトルを入力し、保持がリリースされる期間を構成し、必要に応じてコメントを入力します。

iv.   [保存] をクリックして、選択したオブジェクトに保持を適用します。

•    オブジェクトの保持の変更 – オブジェクトに適用された保持を変更するには、以下の説明を参照してください。

i.    保持が適用されているオブジェクトを選択します。

ii.   [保持アクション] をクリックして、ドロップダウン リストから 保持の変更 を選択します。保持の変更 ウィンドウが表示されます。

iii.  変更に対して新しい保持を作成するか、既存の保持を使用するかを選択できます。

iv.   保持の変更後、[保存] をクリックして保持の変更を保存します。

•    オブジェクトからの保持の除去 – オブジェクトから保持を除去するには、以下の説明を参照してください。

i.    保持適用されているオブジェクトを選択します (複数選択可能)。

ii.   [保持アクション] をクリックして、ドロップダウン リストから 保持の除去 を選択します。保持の除去 ウィンドウが表示されます。

iii.  選択したオブジェクトに複数の保持が設定されている場合、保持がリリース日時とともに表示されます。選択したオブジェクトから除去する保持を選択します。

iv.   [保存] をクリックすると、選択された保持はオブジェクトから除去されます。

•    オブジェクトの保持の延長 – オブジェクトに適用されている保持を延長するには、以下の説明を参照してください。

i.    保持適用されているオブジェクトを選択します (複数選択可能)。

ii.   [保持アクション] をクリックして、ドロップダウン リストから 保持の延長 選択します。

iii.  保持の延長期間を構成します。

iv.   [保存] をクリックして、選択したオブジェクトに適用された保持を延長します。

•    オブジェクトへの保持の追加 – オブジェクトに保持を追加するには、以下の説明を参照してください。

i.    保持適用されているオブジェクトを選択します (複数選択可能)。

ii.   [保持アクション] をクリックして、ドロップダウン リストから 保持の追加 を選択します。

iii.  新しい保持を作成するか、既存の保持を使用するかを選択します。

iv.   [保存] をクリックして、選択したオブジェクトに保持を追加します。

オブジェクトの再分類

新しい用語を使用してオブジェクトを再分類する場合、オブジェクトを選択し、テーブルの上にある [再分類] をクリックします。再分類 ウィンドウで、ツリーから新しい用語を選択し、必要に応じて理由を入力して、[保存] をクリックして構成を保存します。

フォルダー (Google ドライブ以外のコンテンツ ソース) を選択する場合、新しい用語を選択して [保存] をクリックすると、範囲内のドキュメントおよびフォルダーを再分類する か、およびアイテムが既に分類されている場合に 既存の用語を上書きする かどうかを選択できるウィンドウがポップアップ表示されます。

Google ドライブで、各ファイルに最大 5 件のラベル (用語) を割り当てることができます。Google ドライブのフォルダーを選択する場合、新しい用語を選択してから [保存] をクリックすると、ウィンドウがポップアップ表示されます。アイテムは既に分類されている場合、既存の用語を置き換える かどうかを選択できます。このオプションは表示されている用語を新しく構成した用語に置き換えるだけで、ファイルに既に適用されている他の用語は変更されません。

関連レコードの管理

関連レコードを管理するには、テーブルからオブジェクトを選択し、[関連レコードの管理] をクリックします。関連レコードの管理 ウィンドウで、オブジェクトの関連レコードの管理に以下の操作を実行することができます。

•    関連レコードの追加 – 関連レコードを追加するには、[関連レコードの追加] をクリックします。追加するレコードを検索し、レコードを選択して [追加] をクリックします。

•    詳細の表示 – 追加された関連レコードの詳細を表示するには、名前のリンクをクリックします。詳細の表示 パネルが右側に表示されます。

•    関連レコードの削除 – 追加された関連レコードを削除するには、レコードを選択して [削除] をクリックします。

新しい場所へのオブジェクトの移動

異なるコンテンツ ソース間のオブジェクトの移動方法については、ルールの管理 を参照してください。

オブジェクトのレコードとしての宣言

SharePoint Online オブジェクトを SharePoint レコードとして宣言するには、テーブルからオブジェクトを選択し、テーブルの上にある [レコードとして宣言] をクリックします。レコードとして宣言されたオブジェクトは南京錠の記号で識別されます。

レコード宣言の削除

SharePoint Online オブジェクトが SharePoint レコードとして宣言された後、そのオブジェクトを選択して、テーブルの上にある [レコード宣言の削除] をクリックし、レコードから宣言を削除することができます。レコード上の南京錠の記号がなくなります。

物理レコードのアクティビティの表示

物理レコードの最新 20 件のアクティビティを表示するには、レコードを選択して、[アクティビティ] をクリックします。

物理レコードのアクセス制御の管理

物理レコードに対するアクセス制御を管理するには、レコードを選択し、その他のアクション () ボタンをクリックして アクセス制御の管理 を選択します。プロンプト ウィンドウで、レコードの管理を許可するユーザーとグループの名前を入力し、アクセス制御の競合解決として以下のオプションのいずれかを選択します。

•    選択したユーザー・グループを既存のアクセス制御に追加する

•    既存のアクセス制御をクリアし、更新された設定に置き換える

物理レコードのプロパティの編集

物理レコードのプロパティを編集するには、同じテンプレートの 1 件または複数のオブジェクトを選択して、その他のアクション () ボタンをクリックし、編集 を選択してオブジェクト プロパティを編集します。

物理レコードの削除

物理レコードを削除するには、同じテンプレートのオブジェクトを選択し (複数選択可能)、その他のアクション () ボタンをクリックして 削除 を選択します。

物理レコードの返却

物理レコード管理のエンド ユーザーとして、レコード マネージャーによって物理ボックスまたはフォルダーの返却権限を付与されている場合は、借り出した物理ボックスまたはフォルダーを返却することができます。物理ボックスまたはフォルダーを返却する権限が付与されていない場合は、レコード マネージャーに連絡し、物理ボックスまたはフォルダーの返却を依頼してください。

物理ボックスまたはフォルダーを返却するには、返却が必要な物理ボックスまたはフォルダーを選択し、[返却] をクリックします。現在の保管先 列値がクリアされます。

物理レコードの貸出

物理レコード管理を利用するエンド ユーザーとして、レコード管理者から物理ボックス / フォルダーの貸出申請の送信権限が付与されている場合、必要に応じて、1 件または複数の物理ボックス・フォルダーの貸出申請を送信できます。

物理ボックス / フォルダーの貸出申請を送信するには、貸出する物理フォルダー・物理ボックスを選択し、[貸出申請] をクリックします。貸出申請 ウィンドウで、以下の情報を構成し、[保存] をクリックして貸出申請を送信します。

•    次のユーザーの代理人として送信 – 物理フォルダーまたは物理ボックスの貸出を行うユーザー名を入力します。

•    返却日時 – 物理フォルダーまたは物理ボックスを返却する日付と時刻を選択します。

•    コメント – コメントを入力します。

レコード マネージャーが申請を処理した後、メール通知が送信されます。レコード マネージャーが申請を承認した場合、申請済み物理ボックス / フォルダーが利用可能となります。現在の保管先 列値は、物理ボックス / フォルダーを現在所有しているユーザーを表示します。