基本情報
以下の基本設定を構成します。
1. プロファイル名 – サイト コレクションの内容変更プロファイルの名前を入力します。
2. 説明 – サイト コレクションの内容変更プロファイルの説明を入力します。(必須ではありません)
3. 内容変更タスクの割り当て先へのメッセージ
– 内容変更タスクの割り当て先が内容の変更プロセスを開始する際に表示されるメッセージをカスタマイズするには、以下の説明を参照してください。
a. 希望する言語の 編集 (
) ボタンをクリックします。
b. メッセージの編集 パネルで、テキスト ボックスに希望するメッセージを入力します。
c. 構成の完了後、[保存] をクリックします。メッセージは、サイト コレクションの内容変更を開始する前にサイト コレクション内容変更タスクの割り当て先に表示されます。
4. 既定の言語 – 内容変更タスクの割り当て先に表示されるメッセージの既定言語を選択します。ユーザーの
Cloud Governance 表示言語が有効なオプションではない場合、メッセージは既定の言語で表示されます。利用可能な言語として有効
(
)
になっている言語のみを既定言語として選択できることに注意してください。
5. 内容の変更プロセスを開始する条件 – 次のオプションのいずれかまたは両方の切り替え ()
をオンにして、内容の変更プロセスをトリガーするタイミングおよび方法を定義し、該当する設定を定義します。
•
サイト
コレクションが非アクティブしきい値に到達する場合、内容の変更タスクを生成する
– テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間
を時間単位として選択します。指定した期間内でサイト
コレクションに対するアクティビティがない場合、内容の変更タスクを生成します。
非アクティブしきい値に到達する前に、内容変更タスクの割り当て先に通知メールを送信する
かどうかを選択することができます。オプションを有効にすると、ドロップダウン
リストから 通知プロファイル を選択することができます。
•
スケジュールで内容の変更タスクを生成する
– 以下の方法のいずれかを選択し、内容の変更スケジュールを構成します。
o 定期的な内容の変更スケジュールを構成する
– この方法を選択する場合、以下の設定を構成します。
§ 内容の変更頻度の開始日時の指定 – 以下のオプションのいずれかを選択して、内容の変更の開始日時を指定します。
−
サイト コレクションの作成日時 – サイト コレクションが Microsoft 365 で作成される日時です。
−
特定の日時 – カレンダー (
) ボタンをクリックして、日付を指定します。
§ 内容の変更プロセスを実行する頻度を指定してください。– いずれかのオプションをクリックし、該当する設定を構成して、日毎、週間毎、月間毎で内容変更プロセスの頻度を定義します。
o 各内容変更タスクの生成日時を手動で指定する
– この方法を選択した場合、各内容変更タスクの生成日時を手動で指定するには、[内容の変更日時の追加] をクリックし、内容の変更日時の追加
パネルで内容の変更タスクの生成時間を選択して
[保存]
をクリックします。
以下の点に注意してください。
§ 最大 12 件の固有内容の変更タスクの生成日時を追加することができます。
§ 同じ日に実行できる内容の変更プロセスは、1 件のサイト コレクションで 1 回のみです。
o 前回の内容変更タスクの完了日に基づいて次回の内容変更タスクを生成する
– この方法を選択する場合、以下の設定を構成します。
§ 内容の変更頻度の開始日時の指定 – 以下のオプションのいずれかを選択して、内容の変更の開始日時を指定します。
−
サイト コレクションの作成日時 – サイト コレクションが Microsoft 365 で作成される日時です。
−
特定の日時 – カレンダー (
) ボタンをクリックして、日付を指定します。
§ 内容の変更プロセスを実行する頻度を指定してください。– テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間
を選択して、内容の変更頻度を定義します。サイト
コレクションの内容変更タスクが完了し、指定した内容変更の頻度間隔が経過すると、次回の内容変更タスクが生成されます。
例えば、頻度を 前回の内容変更完了日時から 10 日間毎 と設定し、前回の内容変更完了日は 2024 年 9 月15 日である場合、次回の内容変更日は 2024 年 9 月 25 日です。
構成を完了すると、[次へ] をクリックして、次のページの設定を構成することができます。
内容変更の詳細
以下のサイト コレクションの内容変更詳細を構成します。
1. 内容の変更オプション – レビュー・更新するために内容変更タスクの割り当て先に表示する情報を選択し、該当する設定を構成します。
情報の内容変更に対して、内容変更タスクの割り当て先が内容の変更を処理する際に
内容変更タスクの割り当て先にガイダンスを表示する
かどうかを選択することができます。ガイダンスを表示する場合、ドロップダウン
リストからガイダンス プロファイルを選択します。[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したガイダンス プロファイルの詳細を表示します。作成 (
) ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。ガイダンス プロファイル作成の詳細については、ガイダンス プロファイルの構成 を参照してください。利用可能な最新のガイダンス プロファイルを取得するには、更新 (
)
ボタンをクリックすることができます。
•
連絡先の内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先がサイト コレクションのメイン連絡先およびサブ連絡先を確認・変更することができます。
o ドロップダウン リストから内容の変更タスクのユーザー選択フィールドに適用されるユーザー選択フィルター プロファイルを選択します。プロファイルは、検索結果を含む、ユーザー選択フィールドで使用できるユーザーを決定します。例: メイン連絡先として指定できるユーザー
[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したユーザー選択フィルター プロファイルの詳細を表示します。作成 () ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。ユーザー選択フィルター プロファイルの作成方法については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。
利用可能な最新のユーザー選択フィルター プロファイルを取得するには、更新 ()
ボタンをクリックすることができます。
o サブ連絡先の割り当てをタスクの割り当て先に要求する
かどうかを選択します。この設定を有効にすると、サブ連絡先が連絡先の内容変更に必要になります。
o タスクの割り当て先は新しい連絡先を指定する際、新しく割り当てられた連絡先に通知する かどうかを選択します。通知メールを有効にする場合、新しいメインまたはサブ連絡先に送信する通知メールのメール テンプレートを選択します。
•
秘密度ラベルの内容変更 – 内容の変更タスクの割り当て先がサイトの秘密度ラベルを確認・変更することができます。このオプションを有効にすると、タスクの割り当て先が内容の変更プロセス中に変更先に選択できる秘密度ラベルを選択することができます。
*注意: 秘密度ラベルを内容変更するには、以下の構成が完了されていることを確認してください。そうでない場合、秘密度ラベルが読み込まれないか、内容変更プロセス中にエラーが発生する可能性があります。
o システム設定 > 秘密度ラベル で特定のテナントの秘密度ラベルを有効にします。
o Cloud Governance for Exchange
アプリを構成し、アプリにコンプライアンス管理者ロールを割り当てます。これにより、Cloud
Governance が秘密度ラベルの外部ユーザー アクセスおよび外部共有設定を取得することができます。
•
権限の内容の変更
– 内容変更タスクの割り当て先が該当するサイト コレクションに対する SharePoint グループ権限を確認・変更することができます。権限の内容の変更を有効にするには、モダン Cloud
Governance 管理センターの
設定 > システム設定 > 内容変更の権限インデックス で、テナントの内容変更の権限インデックスが有効になっていることを確認してください。
o 内容変更タスクの割り当て先に 外部ユーザーのみの内容変更 または サイト権限および固有権限の内容変更 を許可するかどうかを選択します。内容の変更タスクの割り当て先に サイト権限および固有権限の内容変更 を許可する場合、権限の内容変更に オブジェクト ベース ビュー または ユーザー ベース ビュー を選択することができます。
オブジェクト ベース ビュー の場合、以下のオプションが利用可能です。
§ 内容変更タスクの割り当て先にユーザーへの
SharePoint 権限の付与を許可する – このオプションを有効にすると、ドロップダウン リストからユーザー選択フィルター プロファイルを選択して、Cloud Governance
ポータルの内容の変更タスクでユーザー選択フィールドを制限します。プロファイルは、ユーザー権限を付与する際にユーザー選択フィルダーで使用できるユーザーを決定します。
[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したユーザー選択フィルター プロファイルの詳細を表示します。作成 () ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。ユーザー選択フィルター プロファイルの作成方法については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。
利用可能な最新のユーザー選択フィルター プロファイルを取得するには、更新 ()
ボタンをクリックすることができます。
§ 内容変更タスクの割り当て先に固有権限の削除を許可する
– サイト内のオブジェクトの固有権限の削除および親からの権限の継承を内容変更タスクの割り当て先に許可するかどうかを選択します。固有権限が削除されると、オブジェクトの共有リンクも削除されます。
o 指定のしたアクセス許可レベルを内容の変更プロセスから排除する
かどうかを選択することができます。このオプションを有効にすると、目的のアクセス許可レベルを選択し、内容の変更プロセスの実行中に選択したアクセス許可レベルは使用できません。はい
または いいえ を選択することで排除する権限を持つオブジェクトを非表示にするかどうかを選択することもできます。
•
サイト管理者の内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先がサイト管理者を確認・変更することができます。
o サイトのメイン管理者 – 内容変更タスクの割り当て先がサイトのメイン管理者を確認することができます。サイトのメイン管理者の変更を内容変更タスクの割り当て先に許可する
かどうかを選択できます。ドロップダウン
リストから、内容の変更タスクのサイトのメイン管理者のユーザー選択フィールドに適用されるユーザー選択フィルター
プロファイルを選択します。プロファイルは、検索結果を含むサイトのメイン管理者として割り当てられるユーザー選択フィルダーで利用可能なユーザーを決定します。
[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したユーザー選択フィルター プロファイルの詳細を表示します。作成 () ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。ユーザー選択フィルター プロファイルの作成方法については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。
利用可能な最新のユーザー選択フィルター プロファイルを取得するには、更新 ()
ボタンをクリックすることができます。
o 追加のサイト管理者 – 内容変更タスクの割り当て先が追加のサイト管理者を確認・削除することができます。追加のサイト管理者の追加を内容変更タスクの割り当て先に許可する
かどうかを選択できます。ドロップダウン
リストから、内容の変更タスクの追加のサイト管理者のユーザー選択フィールドに適用されるユーザー選択フィルター
プロファイルを選択します。プロファイルは、検索結果を含む追加のサイト管理者として追加されるユーザー選択フィールドで利用可能なユーザーを決定します。
*注意: 既定では、ゲスト ユーザーが追加のサイト管理者として追加することができません。ユーザー選択フィルター プロファイルでゲスト フィルターが有効にすると、利用可能なゲスト ユーザーは追加のサイト管理者として追加できます。
[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したユーザー選択フィルター プロファイルの詳細を表示します。作成 () ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。ユーザー選択フィルター プロファイルの作成方法については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。
利用可能な最新のユーザー選択フィルター プロファイルを取得するには、更新 ()
ボタンをクリックすることができます。
•
共有リンクの内容変更 – 内容変更タスクの割り当て先に、ユーザーまたはグループと共有されているリンクの確認・変更を許可します。
*注意: モダン Cloud Governance 管理センターの 設定 > システム設定 > 内容変更の権限インデックス で、テナントの内容変更の権限インデックスが有効になっていることを確認してください。
•
メタデータの内容変更 – 内容変更タスクの割り当て先に、サイト コレクション メタデータ値の確認・変更を許可します。このオプションを有効にすると、[追加] をクリックし、[メタデータの追加] パネルで内容変更タスクの割り当て先が利用できるメタデータを選択し、[リストに追加] をクリックします。アクション 列で 編集 (
) ボタンをクリックして、追加されたメタデータの値を変更することもできます。
2. 推奨される内容変更のアクション – 内容変更タスクの割り当て先がサイト コレクションの内容変更タスクを完了する際に、実行を推奨するアクションを構成します。
•
リスクの高いコンテンツへのゲスト ユーザーの直接アクセスをすべて削除する
AvePoint Cloud Governance は、AvePoint Insights for と統合して、内容変更プロセスのデータおよび情報を取得します。リスク
レベルは Insights で定義されます。秘密度レベルと暴露レベルに基づくリスク
レベルの計算については、下表を参照してください。
|
露出レベル
秘密度レベル |
高 |
中 |
低 |
|
高 |
高危険度 |
高危険度 |
中危険度 |
|
中 |
高危険度 |
中危険度 |
低危険度 |
|
低 |
中危険度 |
低危険度 |
低危険度 |
|
該当なし |
該当なし |
該当なし |
該当なし |
o Insights サブスクリプションを持っている場合、秘密度および露出の定義をカスタマイズすることができます。詳細については、リスク定義の管理 を参照してください管理。
o Insights サブスクリプションを持っていない場合、Insights
が提供する秘密度および露出定義の既定設定が使用され、カスタマイズすることはできません。詳細については、秘密度および露出度定義の既定設定
を参照してください。
•
外部ユーザーがアクセスできる共有リンクを削除する
3. ライフサイクル管理アクション – 内容の変更プロセスを実行中に、内容変更タスクの割り当て先にサイト
コレクションの削除・アーカイブ・ロック・Microsoft
365 アーカイブを許可するかどうかを選択します。
•
内容変更タスクの割り当て先にサイト
コレクションの削除を許可する
•
内容変更タスクの割り当て先にサイト
コレクションのアーカイブを許可する – 利用可能な AvePoint Cloud
Archiving サブスクリプションのみを持っている場合、ドロップダウン
リストから AvePoint Cloud
Archiving プロファイルを選択します。
利用可能な AvePoint Opus サブスクリプションを持っている場合、このフィールドが不要となり、非表示になります。
*注意: 既存のサイト コレクションの内容変更プロファイルの場合、AvePoint
Cloud Archiving を
AvePoint Opus に移行すると、プロファイルを編集する際にプロファイル設定は自動更新されます。ただし、バックエンド
アーカイブ ジョブがある場合、または更新前にプロファイルを表示する場合は、元のプロファイル設定は保持されます。
•
内容変更タスクの割り当て先にサイトのロックを許可する
– このオプションを有効にすると、以下のオプションを選択することができます。
o 内容変更タスクの割り当て先にサイトを
[アクセスなし]
状態としてロックすることを許可する
o 内容変更タスクの割り当て先にサイトを
[読み取り専用]
状態としてロックすることを許可する
•
内容変更タスクの割り当て先にサイト
コレクションの
Microsoft 365 アーカイブを許可する – このオプションは、Microsoft 365 管理センターで Microsoft 365 アーカイブ サービスが有効になっており、本場環境を使用している場合にのみ使用できます。ハブ
サイトがライフサイクル管理アクションとして
Microsoft 365 アーカイブされる前に、先にハブ サイトとしての登録を解除します。
内容の変更プロファイルで承認プロセスを設定すると、アーカイブ・削除・ロック・Microsoft
365 アーカイブ タスクは承認プロセスに従います。タスクが承認されるまで、サイト
コレクションは削除・アーカイブ・ロック・Microsoft
365 アーカイブされません。削除・アーカイブ・ロック・Microsoft
365 アーカイブ アクションに対して異なる承認プロセスを設定する場合、特定の承認プロセスに従う
チェックボックスを選択して、承認プロセスを選択することができます。サイト
コレクションの削除・アーカイブ・ロック・Microsoft
365 アーカイブはこの承認プロセスに従います。
構成を完了すると、[次へ] をクリックして、次のページの設定を構成することができます。
詳細設定
サイト
コレクション内容の変更を実行するには、以下の詳細設定を構成します。
•
割り当てと期間
– ドロップダウン リストからステージ プロファイルを選択して、サイト コレクションの内容変更タスクで適用される異なるステージの割り当てと期間を定義します。
[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したステージ プロファイルの詳細を表示します。作成
() ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。サイト
コレクションのステージ プロファイルの作成方法については、ステージ プロファイルの構成 を参照してください。
タスクが別の割り当て先によって送信された場合に割り当て先に通知する
かどうかを選択します。このオプションを選択すると、ドロップダウン
リストからメール テンプレートを選択することができます。
•
エスカレーション
– 期限切れの内容変更タスクに対してエスカレーションを有効にする
かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、ドロップダウン
リストからサイト コレクションの自動エスカレーション プロファイルを選択することができます。
[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択した自動エスカレーション プロファイルの詳細を表示します。作成 () ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。サイト コレクション用の自動エスカレーション プロファイルの作成方法については、サイト コレクションの自動エスカレーション プロファイルの構成 を参照してください。
•
承認プロセス
– 送信された内容変更タスクが反映される前に承認を要求する
かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、ドロップダウン
リストから承認プロセスを選択することができます。承認者は、提出されたサイト
コレクションの内容変更タスクを承認する必要があります。承認者は、タスクを承認・却下する前に、内容の変更監査レポートをエクスポートして、詳細な内容の変更を表示することができます。
•
管理者の連絡先
– 内容の変更プロセス管理者の連絡先および関連するメール通知を構成します。
o 管理者の連絡先 – ユーザーまたはグループ (Microsoft 365
グループ、セキュリティ グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ
グループ) を管理者の連絡先に追加します。内容の変更プロセスの実行を担当する管理者を指定する必要があります。
o 内容の変更例外の通知メール テンプレート – ドロップダウン リストから内容の変更例外の通知メール テンプレートを選択します。内容の変更プロセスに例外が発生する場合、管理者の連絡先は通知メールを受け取ります。
[保存] をクリックしてすべての構成を保存します。