サイト コレクションの自動エスカレーション プロファイルは、連絡先の指名タスクまたは内容の変更タスクなどのサイト コレクション管理タスクが指定した時間内に完了されていなかった場合に、自動エスカレーション プロセスを有効にすることができます。
自動エスカレーション プロファイル にアクセスするには、プロファイル & テンプレート ページで [自動エスカレーション プロファイル] カードをクリックします。
サイト コレクション用の自動エスカレーション プロファイルを定義するには、リボン上で 作成 > サイト コレクションの自動エスカレーション プロファイル をクリックし、サイト コレクションのエスカレーション プロファイルの作成 パネルが開いて以下の設定を構成します。
1. プロファイル名 – サイト コレクションの自動エスカレーション プロファイルの名前を入力します。
2. 説明 – サイト コレクションの自動エスカレーション プロファイルの説明を入力します。
3. ステージ 1 – サイト コレクション管理タスクが指定した期間内に完了されていない場合、サイト コレクションの管理用方法を構成します。ステージ 1 エスカレーションとして、ドロップダウン リストから以下のエスカレーション アクションのいずれかを選択します。
•サイト コレクションをロックする – このオプションを選択すると、以下の設定を構成してください。
o サイト コレクションを [アクセスなし] 状態としてロックする または サイト コレクションを [読み取り専用] 状態としてロックする をサイト コレクションのロック タイプとして選択します。
o テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。サイト コレクション管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、そのサイト コレクションはロックされます。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として追加することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
•サイト コレクションを削除する – このオプションを選択して、テキスト ボックスに数字を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。サイト コレクション管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、そのサイト コレクションは削除されます。
o この自動アクションの承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
選択した承認プロセスでユーザー ロールが承認者として指定されている場合、自動インポート プロセスで使用できるロールは $サイト コレクション管理者 または $オブジェクトの管理者 のみとなります。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として追加することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
•サイト コレクションをアーカイブする – このオプションを選択して、テキスト ボックスに数字を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。サイト コレクション管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、そのサイト コレクションはアーカイブされます。
*注意: 利用可能な AvePoint Opus サブスクリプションまたは AvePoint Cloud Archiving サブスクリプションを持っている場合にのみ、このエスカレーション アクションを選択することができます。
o 利用可能な AvePoint Cloud Archiving サブスクリプションのみを持っている場合、ドロップダウン リストから AvePoint Cloud Archiving で作成された AvePoint Cloud Archiving プロファイルを選択します。アーカイバ プロファイルの作成方法については、AvePoint Cloud Archiving プロファイルの構成 を参照してください。
利用可能な AvePoint Opus サブスクリプションを持っている場合、このフィールドが不要となり、非表示になります。
*注意: 既存のサイト コレクションの自動エスカレーション プロファイルの場合、AvePoint Cloud Archiving を AvePoint Opus に移行すると、プロファイルを編集する際にプロファイル設定は自動更新されます。ただし、バックエンド アーカイブ ジョブがある場合、または更新前にプロファイルを表示する場合は、元のプロファイル設定は保持されます。
o この自動アクションの承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
選択した承認プロセスでユーザー ロールが承認者として指定されている場合、自動インポート プロセスで使用できるロールは $サイト コレクション管理者 または $オブジェクトの管理者 のみとなります。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として追加することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
•サイト コレクションを Microsoft 365 アーカイブする – このオプションを選択して、テキスト ボックスに数字を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。サイト コレクション管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、そのサイト コレクションは Microsoft 365 アーカイブされます。
*注意: このオプションは、Microsoft 365 管理センターで Microsoft 365 アーカイブ サービスが有効になっており、本番環境を使用している場合にのみ使用できます。ハブ サイトがエスカレーションによって Microsoft 365 アーカイブされる前に、先にハブ サイトとしての登録を解除します。
o この自動アクションの承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
選択した承認プロセスでユーザー ロールが承認者として指定されている場合、自動インポート プロセスで使用できるロールは $サイト コレクション管理者 または $オブジェクトの管理者 のみとなります。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として追加することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
*注意: ステージ 1 のエスカレーション アクションとして サイト コレクションをロックする を選択する場合、ステージ 2 エスカレーションを構成することができます。
4. ステージ 2 – ステージ 1 のエスカレーションとして サイト コレクションをロックする を選択する場合、サイト コレクションを削除する、サイト コレクションをアーカイブする、サイト コレクションを Microsoft 365 アーカイブする をステージ 2 のエスカレーションとして選択するか、ステージ 1 の構成後に追加のアクションを実行しないことを選択することができます。
•サイト コレクションを削除する – このオプションを選択して、テキスト ボックスに数字を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。サイト コレクション管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、そのサイト コレクションは削除されます。
o この自動アクション固有の承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
選択した承認プロセスでユーザー ロールが承認者として指定されている場合、自動インポート プロセスで使用できるロールは $サイト コレクション管理者 または $オブジェクトの管理者 のみとなります。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として追加することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
•サイト コレクションをアーカイブする – このオプションを選択して、テキスト ボックスに数字を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。サイト コレクション管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、そのサイト コレクションはアーカイブされます。
o 利用可能な AvePoint Cloud Archiving サブスクリプションのみを持っている場合、ドロップダウン リストから AvePoint Cloud Archiving で作成された AvePoint Cloud Archiving プロファイルを選択します。アーカイバ プロファイルの作成方法については、AvePoint Cloud Archiving プロファイルの構成 を参照してください。
利用可能な AvePoint Opus サブスクリプションを持っている場合、このフィールドが不要となり、非表示になります。
*注意: 既存のサイト コレクションの自動エスカレーション プロファイルの場合、AvePoint Cloud Archiving を AvePoint Opus に移行すると、プロファイルを編集する際にプロファイル設定は自動更新されます。ただし、バックエンド アーカイブ ジョブがある場合、または更新前にプロファイルを表示する場合は、元のプロファイル設定は保持されます。
o この自動アクション固有の承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
選択した承認プロセスでユーザー ロールが承認者として指定されている場合、自動インポート プロセスで使用できるロールは $サイト コレクション管理者 または $オブジェクトの管理者 のみとなります。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として追加することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
•サイト コレクションを Microsoft 365 アーカイブする – このオプションを選択して、テキスト ボックスに数字を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。サイト コレクション管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、そのサイト コレクションは Microsoft 365 アーカイブされます。
*注意: このオプションは、Microsoft 365 管理センターで Microsoft 365 アーカイブ サービスが有効になっており、本番環境を使用している場合にのみ使用できます。ハブ サイトがエスカレーションによって Microsoft 365 アーカイブされる前に、先にハブ サイトとしての登録を解除します。
o この自動アクションの承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
選択した承認プロセスでユーザー ロールが承認者として指定されている場合、自動インポート プロセスで使用できるロールは $サイト コレクション管理者 または $オブジェクトの管理者 のみとなります。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として追加することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
5. [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。