指名プロセスは、サイト コレクションのメイン連絡先およびサイト コレクションのサブ連絡先を指定するために使用される、自動化されたプロセスです。指名タスクは、指名されたユーザーに割り当てられ、該当するユーザーは、サイト コレクションに対して責任を持つサイト コレクションのメイン連絡先の役割を引き受けるかどうかを決定します。メイン連絡先となったユーザーは、指名プロセスの過程で、サブ連絡先となるユーザーを指定することができます。指名プロセスの詳細については、サイト コレクション連絡先の指名プロセス を参照してください。
指名プロセスを開始する方法については、以下の説明を参照してください。
1. サイト コレクションを選択して (複数選択可能)、リボン上で [連絡先の指名] をクリックします。
2. 連絡先の指名 ウィンドウで、以下の設定を構成します。
a. 指名タスク タイトル – 指名プロセス中に生成される指名タスクのタイトルを入力します。
b. ユーザーの排除 (必須ではありません) – 指名プロセスの処理中に排除するユーザーの名前を入力します。
c. メール設定 (必須ではありません) – 該当のチェックボックスを選択すると、以下の通知を有効にします。
o 指名タスクが割り当てられた場合にユーザーに通知する – このチェックボックスを選択して、指名タスクが割り当てられるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
o サイト コレクションが割り当てられた場合にメイン連絡先に通知する – このチェックボックスを選択すると、ユーザーがサイト コレクションのメイン連絡先として指定されるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
o サイト コレクションが割り当てられた場合にサブ連絡先に通知する – このチェックボックスを選択すると、ユーザーがサイト コレクションのサブ連絡先として指定されるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
各通知には既定のメール テンプレートがあります。カスタム メール テンプレートを選択することもできます。
d. 期間 – 各指名ステージの期間を設定します。候補者が期間内に指名タスクを処理しない場合、指名タスクは次の指名ステージの候補者に割り当てられます。テキスト ボックスに数値を入力し、単位として 日間 または 週間 を選択します。
割り当てられた時間に達する前に候補者に通知を送信することもできます。各指名タスクの期限失効前に、指名されたユーザーに通知を送信する チェックボックスを選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
3. [送信] をクリックして、指名プロセスを開始します。[キャンセル] をクリックすると、指名プロセスを開始せずに サイト コレクション レポート 画面に戻ります。