グループまたはチームの内容の変更

グループ / チームの内容の変更プロセスでは、ユーザーは定期的にグループ / チーム連絡先、所有者、メンバー、メタデータ、およびグループ チーム サイト権限など、すべてを 1 件のタスクで確認および更新することができます。ユーザーに内容の変更プロセスでチームのアーカイブまたはグループ / チームの削除を許可する場合、グループ / チームがまだ必要であるかどうかを確認するメッセージが表示されます。グループ / チームの内容の変更プロファイルは、グループ / チーム ポリシーの内容の変更プロセスを有効にする場合に選択できます。

グループ / チームの内容変更プロファイルを作成するには、以下の手順を実行します。

1.   設定 で、システム グループの [洗い替えまたは内容変更の管理] をクリックします。

2.   リボン上で [作成] をクリックして、内容の変更プロファイル を選択して、以下の設定を構成します。

3.   内容の変更範囲 – Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム を選択します。

4.   名前と説明 – テキスト ボックスに内容変更プロファイルの 名前 と 説明 を入力します。説明は必須ではありません。

5.   カテゴリ – 内容の変更プロファイルの整理に使用します。ドロップダウン リストから既存のカテゴリを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいカテゴリを作成します。

6.   内容の変更プロセス割り当て先へのメッセージ – 希望する言語で内容の変更タスク割り当て先に表示するメッセージをカスタマイズするには、以下の説明を参照してください。

a.   希望する言語の編集 () ボタンをクリックします。

b.   編集 パネルで、テキスト ボックスにカスタム メッセージを入力します。

c.    構成の完了後、[保存] をクリックします。カスタム メッセージは、グループ / チームの内容変更を開始する前に内容変更タスクの割り当て先に表示されます。

7.   ワークスペース ライフサイクル管理 – 内容変更タスクの割り当て先によるグループ・チームの削除を許可する かどうか、内容変更タスクの割り当て先によるチームのアーカイブを許可する かどうかを選択します。

以下の点に注意してください。

•    タスクの割り当て先に、内容の変更タスクでグループ /チームの削除を許可する場合、

o  この内容の変更プロファイルが適用されるグループ / チーム ポリシーでグループ / チームの削除を有効にする必要があります。

o  Built-in サービス グループ / チーム ライフサイクル管理 – 削除サービス がアクティブであることを確認する必要があります。

•    タスクの割り当て先に、内容の変更タスクでチームのアーカイブを許可する場合、

o  この内容の変更プロファイルが適用されるチーム ポリシーでチームのアーカイブを有効にする必要があります。

o  Built-in サービス チーム ライフサイクル管理 – アーカイブ サービス がアクティブであることを確認する必要があります。

•    タスクの割り当て先がグループ / チームの削除またはチームのアーカイブを選択すると、グループ / チームの削除タスクまたはチームのアーカイブ タスクは生成されます。タスクは、グループ / チーム ポリシーで設定された承認プロセスに従います。

8.   内容の変更頻度 – 以下の方法のいずれかを選択し、内容の変更スケジュールを構成します。スケジュール内容の変更プロセスの詳細については、スケジュール内容の変更プロセスの詳細 を参照してください。

•    定期的な内容変更スケジュールを構成する – この方法を選択する場合、以下の設定を構成します。

o  定期的な内容変更の開始日時を指定します – 以下のオプションのいずれかを選択して、内容の変更スケジュールを構成します。

§ ワークスペースの作成日時 – グループまたはチームが Microsoft 365 で作成される日時です。

§ 特定の日時 – カレンダー () ボタンをクリックして、日付を指定します。

o  再実行 – いずれかのオプションをクリックし、該当する設定を構成して、日間、週間、月間で内容変更プロセスの頻度を定義します。

•    各内容変更タスクの生成日時を手動で指定する – この方法を選択する場合、各内容の変更タスクを生成する日時を指定するため、以下の設定を構成します。

i.    [内容の変更日時の追加] をクリックします。

ii.   内容の変更日時の追加 ウィンドウで、内容の変更タスクの生成日時を選択します。

iii.  [OK] をクリックして選択した内容の変更日時をテーブルに追加します。

以下の点に注意してください。

o  最大 12 件の固有内容の変更タスクの生成日時を追加することができます。

o  同じ日に実行できる内容の変更プロセスは、1 件のグループ / チームで 1 回のみです。

•    前回の内容変更タスクの完了日に基づいて次回の内容変更タスクを生成する – この方法を選択する場合、以下の設定を構成します。

o  定期的な内容変更の開始日時を指定します:

§ ワークスペースの作成日時 – グループまたはチームが Microsoft 365 で作成される日時です。

§ 特定の日時 – カレンダー () ボタンをクリックして、日付を指定します。

o  頻度 – テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間 を選択して内容変更の頻度を定義します。グループ / チームの内容変更タスクが完了し、指定した内容変更の頻度に達した後に、次の内容変更タスクが生成されます。

例えば、頻度を 前回の内容変更完了日から 10 日間毎 と設定し、前回の内容変更完了日は 2022 年 03 月15 日である場合、次回の内容変更日は 2022 年 03 月25 日です。

9.   期間とエスカレーション – 期間とエスカレーションを構成する方法については、以下の説明を参照してください。

a.   内容変更タスクの割り当て先を追加します。

o  [ユーザー ロールの追加] をクリックし、ドロップダウン リストから以下のロールのいずれかを選択すると、選択したロールを担当するユーザーは内容の変更タスクを処理します。

§ $グループのメイン連絡先

§ $グループのサブ連絡先

§ $グループの所有者

§ $グループ メイン連絡先のマネージャー

§ $グループ サブ連絡先のマネージャー

ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。

o  [グループの追加] をクリックし、Microsoft 365 グループ、セキュリティ グループ、配布グループ、またはメールが有効なセキュリティ グループの名前を入力します。グループのいずれかのメンバーがタスクを完了すると、このステージが完了します。

内容の変更タスクを処理する割り当て先を複数追加する場合は、このアクションを繰り返します。割り当て先が期間内で内容の変更タスクを完了しなかった場合、タスクが順序に従って次の割り当て先に割り当てられます。

b.   順序 – タスクの割り当て先が内容の変更タスクを処理するためのプロセス方法を選択します。

o  1 人ずつ参加 (順次) – 内容の変更タスクの割り当て先は、1 人ずつタスクを処理する必要があります。割り当て先は指定の期間内に内容の変更タスクを完了しなかった場合、割り当て先が指定した順序に従って、タスクは次の割り当て先に割り当てられます。

o  全員が同時参加 (並列) – 内容の変更タスクは同時にすべてのタスク割り当て先に割り当てられます。すべての内容の変更タスクの割り当て先は、期間内の任意の時間に内容の変更タスクを完了することができます。タスクの割り当て先がタスクを完了すると、現在の内容の変更プロセスは終了します。

c.    各内容変更プロセスの期間を設定します。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間 または 週間 を単位として選択します。

d.   内容変更タスクの割り当て先による他のユーザーへの内容変更タスクの再割り当てを許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、いいえ、しかし内容変更プロセスの責任者が誰なのかは知っています を選択して、内容変更タスクの割り当て先が他のユーザーに内容の変更タスクを再割り当てすることができます。

^*注意: 最後の内容変更ステージのタスク割り当て先が期間内にタスクを完了しなかった場合、内容の変更タスクは期限切れとなり、タスクは管理者連絡先に割り当てられます。

e.   内容変更タスクの割り当て先に対して、自分が内容変更プロセスを完了する責任者ではなく、責任者が誰なのかは不明であると表明することを許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、内容変更タスクの割り当て先が いいえ、内容変更プロセスの責任者が誰なのかは知りません を選択して、内容の変更タスクをスキップすることができます。この場合、タスクは管理者の連絡先に割り当てられます。

f.    ドロップダウン リストから内容の変更タスク生成の通知メール テンプレートを選択します。

g.   各内容変更プロセスの期限が切れる前に、通知メールを内容変更タスクの割り当て先に送信する かどうかを選択することができます。通知メールの送信を選択する場合、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいプロファイルを作成します。通知プロファイルの構成方法については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。

^*注意: 1 人ずつ参加 (順次) を内容変更の順序として選択した場合、通知メールは現在のタスク割り当て先および以前のタスク割り当て先の両方に送信されます。全員が同時参加 (並列) を内容変更の順序として選択した場合、通知メールは指定したすべてのタスク割り当て先に送信されます。

h.   チームの自動アーカイブを有効にする ことができます。このチェックボックスを選択すると、チームの内容の変更プロセスが指定の期間内に完了しない場合、内容の変更タスクが期限切れになります。タスクが指定した時間で期限切れになった後に、チームは自動的にアーカイブクされます。チームがアーカイブされると、チーム アーカイブ プロファイルがチームのポリシーに適用されている場合、チーム メンバーシップとチーム サイトの権限が変更されます。

i.    テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。

ii.   チームのアーカイブ前に、通知メールを内容変更タスクの割り当て先に送信する かどうかを選択します。通知を有効にする場合、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいプロファイルを作成します。通知プロファイルの構成方法については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。

iii.  チームがアーカイブされた際に次のユーザーに通知する かどうかを選択できます。通知を選択した場合、テキスト ボックスにユーザー名を入力します。$ を入力すると、$グループのメイン連絡先、$グループのサブ連絡先、$グループ / チームの所有者 から選択できます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。ドロップダウン リストから通知メール用の メール テンプレート を選択します。

^*注意: 期限切れの内容変更タスクの自動チーム アーカイブを有効にすると、内容の変更タスクが期限切れになり、エスカレーションによりチームがロックされた場合、新しい内容の変更タスクが生成されなくなります。

10. ユーザー選択フィルター プロファイル – 内容の変更タスクのユーザー選択フィールドで指定されるユーザーまたはグループを制限する場合、ユーザー選択フィルター プロファイルを選択します。

•    グループ / チームのメイン連絡先

•    グループ / チームのサブ連絡先

•    グループ / チームの所有者

•    グループ / チームのメンバー

モタン Cloud Governance 管理センター > 管理 > プロファイル & テンプレート でユーザー選択フィルター プロファイルを作成することができます。詳細については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。

11. 内容の変更オプション – 以下の内容変更オプションは自動的に選択されます。

•    連絡先の内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先が Microsoft 365 グループ / Microsoft チームのメイン連絡先およびサブ連絡先を確認・変更することができます。タスクの割り当て先は新しい連絡先を指定する際、新しく割り当てられた連絡先に通知する かどうかを選択します。通知メールを有効にする場合、新しいメインまたはサブ連絡先に送信する通知メールのメール テンプレートを選択します。

•    メンバーシップの内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先がグループ / チームのメンバーシップを確認・変更することができます。タスクの割り当て先に 外部ユーザーのみの内容変更 の実行を許可するか、以下のメンバーシップ内容の変更設定を構成することを選択します。

o  メンバーシップ タイプ – 内容の変更割り当て先に表示できるメンバーシップを以下のいずれかから選択します。

§ グループ / チーム所有者 – 内容変更タスクの割り当て先がグループ / チームの所有者を確認・変更することができます。内容変更タスクの割り当て先に所有者の追加を許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にする場合、内容の変更割り当て先が、内容の変更を実行中にグループまたは / チームに所有者を追加することができます。 

§ グループ / チーム メンバー – 内容変更タスクの割り当て先がグループ / チームのメンバーを確認・変更することができます。内容変更タスクの割り当て先にメンバーの追加を許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にする場合、内容の変更割り当て先が、内容の変更を実行中にグループまたは / チームにメンバーを追加することができます。

•    権限の内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先が該当する Microsoft 365 グループ チーム サイトに対する SharePoint グループ権限を確認・変更することができます。内容の変更タスクの割り当て先が 外部ユーザーのみの内容変更 を実行できるかどうかまたは 内容変更タスクの割り当て先がユーザーを SharePoint グループに追加することを許可する かどうかを選択します。

•    共有リンクの内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先に、ユーザーまたはグループと共有されているリンクの確認・変更を許可します。

•    メタデータの内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先が Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム メタデータの値を確認・変更することができます。このオプションが有効になっている場合、[メタデータの追加] をクリックすると、メタデータの追加 ウィンドウが表示されます。内容変更タスクの割り当て先が使用できるメタデータを選択し、[リストに追加] をクリックします。

12. プライベート チャネルの内容の変更オプション – チームのプライベート チャネルの内容の変更を有効にするかどうかを選択します。このオプションを選択する場合、次の設定を構成します。

•    内容変更タスクの割り当て先 – ドロップダウン リストからユーザー ロールを選択し、対応するロールを持つユーザーがプライベート チャネルの内容変更タスクの割り当て先となります。

o  $プライベート チャネルの所有者

o  $チームの所有者

o  $チームの連絡先

^*注意: $プライベート チャネルの所有者をプライベート チャネル内容変更タスクの割り当て先として選択し、内容変更タスクの生成時にチャネルの所有者が存在しない場合、内容の変更タスクはチャネルのメンバーに割り当てられます。チャネルの所有者またはメンバーが存在しない場合、内容の変更タスクは、チームの内容変更タスクを担当するチームの連絡先またはチームの所有者に割り当てられます。

•    内容の変更タスク生成の通知メール テンプレート – ドロップダウン リストから、プライベート チャネルの内容の変更タスクが新しく生成される際に通知メールを送信するために使用するメール テンプレートを選択します。

•    プライベート チャネルの内容変更タスクの割り当て先へのメッセージ – 希望する言語で内容の変更タスク割り当て先に表示するメッセージをカスタマイズするには、以下の説明を参照してください。

i.    希望する言語の 編集 () ボタンをクリックします。

ii.   内容の変更プロセスの割り当て先へのメッセージ では、テキスト ボックスにカスタム メッセージを入力します。

iii.  構成の完了後、[保存] をクリックします。このカスタム メッセージは、内容の変更タスク割り当て先がプライベート チャネルの更新を開始する前に表示されます。

•    既定の選択 – 内容変更タスクの割り当て先に表示されるメッセージの既定言語を選択します。

•    プライベート チャネルの内容変更タスクの割り当て先に、プライベート チャネルの削除を許可する かどうかを選択します。このオプションを選択すると、プライベート チャネルの内容変更タスクの割り当て先は、内容変更の実行中にプライベート チャネルを削除することができます。

•    チームの内容変更タスクの割り当て先に、プライベート チャネルの削除を許可する かどうかを選択します。このオプションを選択すると、チームの内容変更タスクの割り当て先は、内容変更の実行中にプライベート チャネルを削除することができます。

•    チームの内容変更タスクの割り当て先に、プライベート チャネルの内容変更タスクのスキップを許可する かどうかを選択します。このオプションを選択すると、チームの内容変更タスクの割り当て先は、チームの内容変更を開始する前にプライベート チャネルの内容変更タスクをスキップすることができます。

•    プライベート チャネル所有権の内容変更 を有効にするかどうかを選択します。このオプションを選択すると、プライベート チャネルの内容変更タスクの割り当て先は、内容変更の実行中にチャネルの所有権を編集することができます。

•    プライベート チャネル メンバーシップの内容変更 を有効にするかどうかを選択します。このオプションを選択すると、プライベート チャネルの内容変更タスクの割り当て先は、内容変更の実行中にチャネルのメンバーシップを編集することができます。

•    各内容変更プロセスの期限が切れる前に、通知メールを内容変更タスクの割り当て先に送信する かどうかを選択します。通知メールを有効にすると、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。通知プロファイルの構成方法については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。

以下の点に注意してください。

•    プライベート チャネルの内容変更には、設定 > システム設定 > 内容変更の権限インデックス でテナントに対して内容変更の権限インデックスが有効になっている必要があります。詳細については、内容変更の権限インデックスを目的とした Insights との統合の有効化 を参照してください。

•    チームのプライベート チャネルの内容変更を有効にすると、保留中の内容変更タスクでチームの内容変更を開始することはできません。

13. 推奨される内容変更のアクション – 内容変更タスクの割り当て先がグループ / チームの内容変更タスクを完了する際に、実行を推奨するアクションを選択します。

•    必要な所有者の最小数 – グループ / チームに必要な所有者の最小数を指定します。内容変更タスクの割り当て先は、指定した数値に基づいて、グループ / チームの内容変更の実行中に所有者を追加する必要があります。

•    Microsoft Entra へのサインインからブロックされているユーザーを削除する

•    リスクの高いコンテンツへのゲスト ユーザー直接アクセスをすべて削除する

AvePoint Cloud Governance は、AvePoint Insights と統合して、内容変更プロセスのデータおよび情報を取得します。リスク レベルは Insights で定義されます。秘密度レベルと暴露レベルに基づくリスク レベルの計算については、下表を参照してください。

o  Insights サブスクリプションを持っている場合、秘密度および露出の定義をカスタマイズすることができます。詳細については、リスク定義の管理 を参照してください。

o  Insights サブスクリプションを持っていない場合、Insights が提供する秘密度および露出定義の既定設定が使用され、カスタマイズすることはできません。詳細については、秘密度および露出度定義の既定設定 を参照してください。

•    所有者およびメンバー以外のすべてのユーザー権限を削除する

•    外部ユーザーがアクセスできる共有リンクを削除する

14. 管理者の連絡先 – 管理者の連絡先は、内容変更プロセスの正常完了の責任者となる IT 管理者です。以下の説明を参照してください。

a.   管理者の連絡先として指定できる対象は、Microsoft 365 ユーザー、Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループです。テキスト ボックスにユーザー名またはグループ名を入力します。

b.   エラー タスク通知用メール テンプレート – ドロップダウン リストかエラー タスク メール テンプレートを選択します。内容の変更タスクにエラーが発生する場合、グループまたはチームは 内容の変更完了 (実行中に例外あり) 状態になり、管理者連絡先は通知メールを受信します。現在の内容の変更タスク割り当て先はエラー タスクの通知メールのコピーを受信します。内容の変更割り当て先とは別に、この管理者連絡先が ワークスペース レポート (AvePoint Cloud Governance ポータル) でグループまたはチームの内容を変更することができます。

c.    内容の変更プロセス期限切れメール テンプレート – ドロップダウン リストから内容の変更プロセス期限切れメール テンプレートを選択します。内容変更プロセスの期限が切れると、通知メールは管理者の連絡先に送信されます。

15. [保存] をクリックして内容の変更プロファイルを保存します。

以下の点に注意してください。

•    既存の内容変更プロファイルを編集する場合、変更はこの内容変更プロファイルを参照しているすべてのグループ / チームに反映されます。内容変更の開始日時、内容変更タスクの割り当て先、連絡先へ送信される通知を含む内容の変更スケジュールに対する変更は、今後の内容変更タスクに反映されます。その他の変更は、現在および今後の内容変更タスクに反映されます。

•    ポリシーで一部の設定を変更したが内容の変更スケジュールは変更しなかった場合、ポリシーをグループ / チームに再適用しても、グループ / チームの内容変更開始日時は変更されません。

•    保留中の内容変更タスクが存在するグループ / チームの場合、グループ / チーム設定の変更サービ要求を送信できません。