SharePoint Online コンテンツを管理するには、以下の説明を参照してください。
1. 準備
a. ストレージ場所 – コンテンツをアーカイブ ストレージにアーカイブする場合、アーカイブされたコンテンツを保存するためのストレージ場所を構成する必要があります。詳細については、グローバル ストレージ設定の構成 を参照してください。
b. エクスポート先およびエクスポート形式 – 指定したエクスポート形式を使用してコンテンツをエクスポート先にエクスポートする場合、エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を構成し、エクスポート形式の構成ファイルを変更する必要があります。詳細については、エクスポート設定の構成 を参照してください。
c. スタブ テンプレート – ユーザーがファイルを SharePoint Online ライブラリで直接リストアする場合、ファイルのリストア リンクを提供するためのスタブ テンプレートを構成する必要があります。詳細については、スタブ テンプレートの構成 を参照してください。
d. ジョブ通知 – 特定のジョブを定期的に監視する場合、監視するジョブとその状態を指定して、ジョブ通知を作成する必要があります。詳細については、ジョブ通知の構成 を参照してください。
2. ファイル プランの構築
a. ルールの作成 – 管理する特定のコンテンツにルールを作成し、コンテンツの管理方法に関するルール アクションを定義する必要があります。詳細については、情報ライフサイクル モジュールのルール作成 を参照してください。
b. 用語の作成 – コンテンツを分類するための用語を作成し、用語をルールに関連付け、用語ストアに用語を同期する必要があります。詳細については、用語の管理 を参照してください。
3. コンテンツ設定の構成と適用
a. 設定の構成
o ドキュメントを管理するには、分類列を定義するための列設定を構成し、用語を使用してコンテンツを分類する方法を定義するためにドキュメン トレベルの用語設定を構成する必要があります。
o コンテナーを管理するには、コンテナー レベルのオブジェクトを用語 ID で分類するために、コンテナー レベルの用語設定を構成する必要があります。
詳細については、設定の構成 を参照してください。
b. 設定の適用 – 構成済み設定をコンテンツに適用する必要があります。これにより、用語に関連するルールがコンテンツに適用されます。詳細については、設定の適用 を参照してください。
4. ルール アクションのコンテンツへの強制 – コンテンツを管理するには、コンテンツにルール アクションを適用する必要があります。詳細については、ルール アクションの強制ジョブの実行 を参照してください。