用語設定

有効化 () ボタンをクリックして、選択したコンテナーで用語による分類を有効にします。Exchange Online オブジェクトを用語で分類すると、選択した用語に関連するルールが Exchange Online オブジェクトに適用されます。そのため、Exchange Online オブジェクトを管理するために、ルールを強制する ルール アクションの強制 ジョブを実行することができます。

用語設定を構成するには、以下の説明を参照してください。

1.   利用可能な用語を設定するための用語範囲の選択 – 用語グループを展開し、用語セット・用語を範囲として選択します。分類用の用語を選択すると、その用語内のすべての用語を選択することができます。

2.   用語の適用方法 – Exchange Online オブジェクトに用語を適用する方法を選択します。

•    手動で用語を選択する – Exchange Online オブジェクトに用語を自動適用しません。AvePoint Office Connect の用語の適用機能を使用して、上で定義した用語範囲から用語を手動で選択することができます。

^*注意: AvePoint Opus は AvePoint Office Connect と統合し、Exchange Online コンテンツに用語を適用して分類します。AvePoint Office Connect の用語の適用機能を使用するには、エンド ユーザーが自分のローカル マシンに Office Connect クライアントをインストールし、その Office Connect クライアントが Office Connect オンライン マネージャーに接続していることを確認する必要があります。AvePoint Office Connect のインストールについては、AvePoint Office Connect インストール・構成ガイド (英語) を参照してください。用語の適用機能の詳細については、AvePoint Office Connect ユーザー ガイド (英語) を参照してください。

•    定義済み用語を設定する – Exchange Online オブジェクトに用語を自動適用しません。ユーザーが AvePoint Office Connect の用語の適用機能を使用して Exchange Online オブジェクトに用語を適用する場合、定義済みの用語が自動で選択されます。ユーザーは、上記で定義した用語範囲から用語を選択することで、用語を変更することができます。

*注意: AvePoint Opus は AvePoint Office Connect と統合し、Exchange Online コンテンツに用語を適用して分類します。AvePoint Office Connect の用語の適用機能を使用するには、エンド ユーザーが自分のローカル マシンに Office Connect クライアントをインストールし、その Office Connect クライアントが Office Connect オンライン マネージャーに接続していることを確認する必要があります。AvePoint Office Connect のインストールについては、AvePoint Office Connect インストール・構成ガイド (英語) を参照してください。用語の適用機能の詳細については、AvePoint Office Connect ユーザー ガイド (英語) を参照してください。

•    条件に基づいて用語を自動設定する – 設定の適用 ジョブの完了後、構成した条件を満たすオブジェクトに AvePoint Opus プロパティが追加され、プロパティ値として以下に定義する基準に基づいて異なる用語が Exchange Online オブジェクトに適用されます。ユーザーは、AvePoint Office Connect を使用して、上記で定義した用語範囲から用語を選択することで、用語を変更することができます。

3.   定義済み用語を設定する – テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、定義済み値としての用語を指定します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

4.   条件と用語の定義 – 条件グループで条件を構成してから、用語を定義します。構成した条件を満たす Exchange Online オブジェクトに用語が適用されます。

a.   追加 () ボタンをクリックして、条件を構成します。対応する条件の詳細については、Exchange Online のルール条件 を参照してください。

1 件以上の条件が追加された場合、メッセージ内の すべて または いずれか リンクをクリックして、条件間の論理関係を定義します (すべて は既定の論理関係です)。

o  ルール – ドロップダウン リストからルールを選択します。

o  条件 – ドロップダウン リストから条件を選択します。

o  値 – ルールの値を入力します。

条件を削除するには、条件の横にある 削除 () ボタンをクリックします。

b.   テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、用語を選択します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

c.    [条件グループの追加] をクリックし、他の条件グループを追加します。

5.   ドキュメントが上で定義した条件に合致しない場合: – 定義した条件に合致しない Exchange Online オブジェクトの分類方法を選択します。

•    手動で用語を選択する – 設定の適用 ジョブを実行すると、定義した条件に合致しない Exchange Online オブジェクトに対して、AvePoint Opus プロパティは追加されません。ユーザーは Exchange Online オブジェクトを分類するために、AvePoint Office Connect を使用して上記で定義した用語範囲から手動で用語を選択する必要があります。

•    既定の用語を設定する – 設定の適用 ジョブを実行すると、定義した条件に合致しない Exchange Online オブジェクトには、AvePoint Opus プロパティは追加されません。テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、用語を選択します。ユーザーが AvePoint Office Connect の用語の適用機能を使用して Exchange Online オブジェクトに用語を適用する場合、既定の用語が自動で選択されます。ユーザーは、上記で定義した用語範囲から用語を選択することで、用語を変更することができます。

6.   ドキュメントが既に用語で分類されている場合の処理方法を選択してください。– 競合解決を選択します。

•    既存の用語を上書きする – 設定の適用 ジョブを実行すると、Exchange Online オブジェクトに AvePoint Opus プロパティが追加され、上記で設定した用語がプロパティの値となります。

•    スキップして既存の用語を保持する – 設定の適用 ジョブを実行すると、Exchange Online オブジェクトに AvePoint Opus プロパティが追加され、既存の用語がプロパティの値となります。

7.   既存のすべてのドキュメントをスキャンする – 既存のすべての Exchange Online オブジェクトをスキャンし、構成した条件に基づいて、スキャンした Exchange Online オブジェクトに用語を自動入力するかどうかを選択します。チェックボックスを選択すると、設定の適用 ジョブは既存のすべての Exchange Online オブジェクトをスキャンします。チェックボックスを選択しない場合は、設定の適用 ジョブは、前回のジョブと今回のジョブの間に追加・変更された Exchange Online オブジェクトのみをスキャンします。

8.   [保存] をクリックして構成した設定を保存します。

用語の分類を使用せずにExchange Online のコンテンツを管理するには、無効化 () ボタンをクリックすることで分類を無効化します。分類せずにデータのルールを設定し、[保存] をクリックして構成した設定を保存します。

•    ルールの追加 – [ルールの追加] をクリックすると、ドキュメント / メール オブジェクト レベルが表示されます。ドロップダウン リストから、コンテナーに適用するルールを選択します。ルール ページで Exchange Online に生成されたすべてのルールが表示されます。これらのルールはそれぞれ選択可能です。ルールを選択した後、表示 () ボタンをクリックしてルールの詳細を表示するか、削除 () ボタンをクリックしてルールを削除することができます。

同じ行の 作成 () ボタンをクリックして、新しいルールを作成することも可能です。ルール作成の詳細については、ルールの管理 を参照してください。

•    ルール順序の変更 – 複数のルールが追加された場合、ルールの順序を変更できます。ルール順序を変更する場合は、順序 列にある下矢印をクリックし、このルールに新しい順序を選択します。