シナリオ: レコード マネージャーである小林さんは、正しい用語を使用して情報が分類されていること、そして、その情報に適切なルールが適用されていることを確認したいと考えています。

問題:SharePoint Online のネイティブ機能を使用する場合、レコード マネージャーは各部門のサイトにあるすべてのドキュメントを確認し、各ドキュメントの分類に使用された用語を文書化し、それらのドキュメントに関するレポートを手作業で作成する必要があります。これは、非常に手間のかかる作業となります。

解決方法: 小林さんは AvePoint Opus にログインし、用語利用状況レポート を使用して、特定の用語で分類されたすべてのアイテムを表示するレポートを作成します。これにより、小林さんは中央の管理場所からこれらのアイテムを照会し、必要に応じて組織の分類スキームに対する改善措置を講じることができます。