) ボタンをクリックし、ルール条件を構成します。物理レコードのルール設定を構成するには、以下の説明を参照してください。
1. このルールで管理するコンテンツを選択してください。– ルール条件を構成します。構成したルール条件を満たすコンテンツのみはこのルールによって管理されます。対応しているルール条件の詳細については、物理レコードのルール条件 を参照してください。
ルール条件を追加するには、追加 () ボタンをクリックし、ルール条件を構成します。
ルール条件を削除する場合は、条件の横にある
削除 (
)
ボタンをクリックします。
複数のルール条件を追加する場合、AND または OR を選択してルール条件間のロジック関係を定義します。
2. コンテンツの処理方法を選択してください。 – ルール アクションを選択して、構成したルール条件を満たすコンテンツの管理する方法を定義します。
•コンテンツを破棄する – 物理コンテンツを破棄する場合は、このオプションを選択します。物理コンテンツの状態は 破棄 に更新されます。更新後、レコード マネージャーはオフラインで物理コンテンツを手動で破棄する必要があります。
o 関連レコードを含む – 物理コンテンツの関連レコードを削除して破棄する場合は、このチェックボックスを選択します。
*注意: 関連レコードが物理コンテンツである場合、物理コンテンツの状態は 破棄済み に更新されます。更新後、レコード マネージャーは、関連する物理コンテンツを手動で破棄する必要があります。
o ボックス内のフォルダーがすべて破棄された場合にボックスを破棄する – ボックス内のすべてのフォルダーが構成されたルール条件を満たしている場合に、フォルダーと一緒に物理ボックスを破棄するかどうかを選択します。物理ボックスの状態は 破棄済み に更新されます。更新後、レコード マネージャーは、物理ボックスを手動で破棄する必要があります。
•コンテンツを新しい場所に移動する – 物理コンテンツを新しい物理場所に移動する場合は、このオプションを選択します。
i. ツリーから移動先場所を選択します。
ii. 移動先で同一名のオブジェクトが既に存在する場合、次から競合解決を選択します。
*注意: 移動先ファイルを上書きすることを選択した場合、関連レコード間の関係は削除されます。
§ スキップして移動先オブジェクトを保持する
§ 移動先オブジェクトを上書きする
§ 移動先に移動する際にサフィックスを追加する
iii. 移動元フォルダーと移動先ボックスが両方とも保持中である場合は、競合解決を選択します。
*注意: 移動元のフォルダーが既に保持されているが、移動先のボックスが保持されていない場合は、フォルダーは移動後も移動先で保持されたままになります。移動元のフォルダーが保持されていないが、移動先のボックスが既に保持されている場合は、フォルダーは移動後に移動先の保持を使用して保持されます。
§ 移動先の保持を使用する – ボックスに定義された保持を使用して、ボックスと含まれるすべてのフォルダーを保持します。
§ より長い期間の保持を使用する – 保持時間を比較して、ボックスと含まれるすべてのフォルダーを保持するために最も長い期間を使用します。
3. 手動承認を有効にしますか?– 手動承認は既定で有効化されています。オブジェクトが処分される前に、レコードの確認者はオブジェクトを確認する必要があります。承認されたオブジェクトだけは処分されます。
手動承認を有効にした後は、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を指定する必要があります。以前に作成した承認プロセスを選択して承認を実行するか、ユーザー / グループ(対応するグループ タイプ: Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、配布グループ) の名前を手動で入力して、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を定義することができます。その後、承認待ちのレコードが存在する際に、レコードの確認者にメール通知を送信するかどうかを選択することができます。