分析の開始

分析を開始するには、以下の説明を参照してください。

1.   検出 ページで、[分析の開始] をクリックします。

2.   範囲の選択 – 分析するデータ範囲を選択します。1 件または複数のコンテンツ・ソース内のすべてのサイトを分析するか、選択したコンテナー内のサイトのみを分析することができます。

*注意: AvePoint Opus は現在、SharePoint Online サイト、OneDrive サイト、グループ チーム サイト、プライベート チャネルおよび共有チャネルしか分析することはできません。

3.   [次へ] をクリックします。

4.   レポートしきい値の設定 – ファイル サイズと更新日時に基づいて定義済みのフィルターが表示されます。これらのフィルターは、特別な要件に合わせてカスタマイズすることができます。これらのフィルターは後で非アクティブ データ レポートおよび ROT データ レポートに表示され、データを効率的にフィルターして、アクションを実行することができます。

5.   [次へ] をクリックします。

6.   非アクティブ データの検索 – ルールを作成して、上記で定義した範囲内の非アクティブ データを検索します。

a.   スイッチをオンにして、非アクティブ バージョンのデータ サイズを分析します。

b.   再使用可能な Built-in ルールが存在します。必要に応じて、Built-in ルールの削除またはルール条件の変更を実行することもできます。

c.    ルールを追加するには、[ルールの追加] をクリックします。ルールの名前と説明を入力し、ルール条件を構成して、[保存] をクリックして変更を保存します。ルール条件の詳細については、以下の表を参照してください。

d.   非アクティブ データの検索に使用するルールを選択します。

7.   [次へ] をクリックします。

8.   ROT データの検索 – ルールを選択して、上記で構成した範囲内の Redundant (重複データ)、Obsolete (レガシ データ)、Trivial (不要なデータ) を検索します。

a.   スイッチをオンにして、ROT データのデータ サイズを分析します。

b.   再使用可能な Built-in ルールが存在します。必要に応じて、Built-in ルールの削除またはルール条件の変更を実行することもできます。

*注意: ファイルタイプ docx、dotx、xlsx、xltx、pptx、potx は、レガシー Office ファイル ルールから削除されました。この変更は、2024 年 12 月のリリース前に分析が開始されていない Opus 環境にのみ適用されることになります。

c.    ルールを追加するには、ROT カテゴリ配下の [ルールの追加] をクリックします。ルールの名前と説明を入力し、ルール条件を構成して、[保存] をクリックして変更を保存します。ルール条件の詳細については、以下の表を参照してください。

d.   ROT データの検索に使用するルールを選択します。

9.   [完了] をクリックして、確認メッセージで [OK] をクリックします。検出プロセスは分析プロセスに従って開始します。画面の下部で進行状況を確認することができます。

分析の完了後、最新の分析日時が表示されます。前回の分析日時をクリックすると、分析範囲と状態を表示するレポートがダウンロードされます。非アクティブ データ および ROT データに移動し、レポートの詳細を表示し、非アクティブ データ および ROT データに対してアーカイブまたは破棄のアクションを実行することができます。

分析されていないサイトが存在する場合、分析ジョブの状態は 完了 (実行中に例外あり) になります。[失敗したサイトの分析] をクリックして、失敗したサイトを分析することができます。

新しい分析を開始する場合、[再分析] をクリックします。新しい分析を開始するには、2 つのオプションがあります。

•    レポート データを再生成する – 完全な新しい分析を開始します。以前に構成した設定は保持され、必要に応じて更新することができます。

•    新しいデータ範囲を追加して分析する - 既存の設定をそのままに維持して、追加のデータ範囲を新しい分析に含めます。新しいデータ範囲を追加して、[分析] をクリックして分析を開始します。