情報ライフサイクル ダッシュボード
ダッシュボードでは、レポートは異なる条件に基づいてさまざまなグラフで表示されています。これにより、環境内のレコードを包括的に理解することができます。
ダッシュボード データはリアルタイムで生成されません。ページの右上で最終および次回のダッシュボード データの同期日時を表示するか、[ただちに同期] をクリックしてダッシュボード データをただちに同期することができます。
ダッシュボード データを同期する前に、検索用のコンテンツ同期 ジョブを実行して、レコード情報をコンテンツ ソースから AvePoint Opus にそれぞれ同期していることを確認してください。
青で表示されている統計はクリックすることができます。このような統計をクリックすると、対応するオブジェクトを表示する 検索 ページが表示されます。
ダッシュボードには、以下のレポートが表示されます。
•管理しているレコード – AvePoint Opus によって管理されている以下のレコードの数を表示します。
o アクティブなレコード
o アーカイブ済みレコード
o 破棄済みレコード
o レコードの合計数
•手動承認状態 – 手動承認プロセスによって収集されている以下のレコードの数を表示します。
o 承認待ちのレコード
o 処分待ちのレコード
[履歴の表示] をクリックすると、確認待ちのレコード > 履歴 ページに移動され、処理されたレコードを確認することができます。
•用語 – AvePoint Opus 内の以下の用語の数を表示します。
o ルールを適用した用語
o ルールを適用しなかった用語
o 用語の合計数
•物理レコードの申請 – システム内の以下の物理的な申請の数を表示します。
o 作成申請
o 貸出申請
o 申請の合計数
•コンテンツ ソースのアクティブ レコード – 各コンテンツ ソースのアクティブ レコードの数を表示します。
•コンテンツ ソース別に設定が構成されているノード – 各コンテンツ ソース内の設定が構成されているノードの数を表示します。親ノードから継承されている設定がカウントされていないことに注意してください。
•承認待ちのレコード – 各コンテンツ ソース内の承認待ちのレコードの数を表示します。
•状態別のレコード数 – 構成した期間内の異なる状態のレコードの数を表示します。コンテンツ ソースを変更するには、コンテンツ ソースのドロップダウン リストから 1 件を選択します。時間範囲を構成するには、ドロップダウン リストから時間範囲を選択します。
o 作成済み – 構成した時間範囲内に作成されたレコードの数を表示します。
o 破棄済み – 構成した時間範囲内に破棄されたレコードの数を表示します。
o 承認待ち – 構成した時間範囲内の承認待ちのレコードの数を表示します。
•承認待ちのレコードが多い上位 10 名のユーザー – 選択したコンテンツ ソースで承認待ちのレコードが最も多い上位 10 名のレコード確認者を表示します。
•使用頻度の高い上位 10 件の用語 – 選択したコンテンツ ソースで最も多く使用されている上位 10 件の用語を表示します。用語にカーソルを移動させると、用語の完全なパスは、用語グループ / 用語セット / 用語 / サブ用語の形式で表示されます。
•レコードが多い上位 10 件のワークスペース – このセクションに表示されているデータは、選択したコンテンツ ソースによって異なります。
o SharePoint Online – アクティブ レコードの最も多い上位 10 件のサイト コレクションを表示します。サイト コレクションにカーソルを移動させると、該当するサイト コレクションの URL が表示されます。
o OneDrive – アクティブ レコードの最も多い上位 10 件のサイト コレクションを表示します。サイト コレクションにカーソルを移動させると、該当するサイト コレクションの URL が表示されます。
o Exchange Online – アクティブ レコードの最も多い上位 10 件のメールボックスを表示します。メールボックスにカーソルを移動させると、該当のメール アドレスが表示されます。
o 物理レコード – アクティブ レコードの最も多い上位 10 件の場所を表示します。場所にカーソルを移動させると、該当する場所の完全なパスが表示されます。
o ファイル システム – アクティブ レコードの最も多い上位 10 件の接続を表示します。接続にカーソルを移動させると、該当する接続の完全なパスが表示されます。
o SharePoint オンプレミス – アクティブ レコードの最も多い上位 10 件のサイト コレクションを表示します。サイト コレクションにカーソルを移動させると、該当するサイト コレクションの URL が表示されます。
o Azure ファイル共有 – アクティブ レコードの最も多い上位 10 件の Azure ファイル共有接続を表示します。接続にカーソルを移動させると、ファイル共有 URL が表示されます。
o Google ドライブ – アクティブ レコードの最も多い上位 10 件のドライブを表示します。ドライブにカーソルを移動させると、ドライブ名が表示されます。
物理レコード管理のエンド ユーザーとして、以下のレポートが表示されます。ダッシュボードのデータを同期できないことに注意してください。
•個人の物理レコード作成申請 – 送信済み作成申請の数 (承認待ち、承認済み、拒否済みなどの申請) を表示します。
•個人の物理レコード貸出申請 – 送信済み貸出申請の数 (承認待ち、承認済み、拒否済みなどの申請) を表示します。
•承認待ちのレコード – 承認待ちのレコードの数を表示します。
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