Viva Engage コミュニティ連絡先の指名プロファイルの構成

Viva Engage コミュニティ連絡先の指名プロファイルをコミュニティに適用して、自動連絡先指名プロセスを定義することができます。プロファイルを適用すると、元のメインまたはサブのコミュニティ連絡先が非アクティブ状態である場合、コミュニティの連絡先を決定する自動連絡先指名プロセスがトリガーされます。

連絡先の指名プロファイル にアクセスするには、[連絡先の指名プロファイル] カードをクリックします。

コミュニティ連絡先の指名プロファイルを定義するには、リボン上で 作成 > Viva Engage コミュニティ連絡先の指名プロファイル をクリックして Viva Engage コミュニティ連絡先の指名プロファイルの作成 パネルを開き、以下の設定を構成します。

1.   プロファイル名 – コミュニティ連絡先の指名プロファイルの名前を入力します。

2.   説明 – コミュニティ連絡先の指名プロファイルの説明を入力します。(必須ではありません)

3.   サブ連絡先が存在しない場合に連絡先の指名タスクをトリガーする – このチェックボックスを選択すると、コミュニティにサブ連絡先が存在しない際に連絡先の指名タスクがトリガーされます。

4.   ユーザー選択フィルター プロファイル – ドロップダウン リストからユーザー選択フィルター プロファイルを選択します。フィルター設定は、指名タスクでコミュニティ連絡先のユーザー選択フィールドに適用されます。ユーザー選択フィルターを選択した後、[プロファイル詳細の表示] をクリックして、プロファイルの詳細を表示します。

また、作成 () ボタンをクリックするか、管理 > プロファイル & テンプレート > ユーザー選択フィルター プロファイル に移動して、ユーザー選択フィルター プロファイルを作成することもできます。詳細については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。

5.   メイン連絡先とサブ連絡先の両方が非アクティブ状態になった場合、または指名タスクが期限切れになった場合、指名タスクの割り当て先となるユーザーまたはグループを指定します – テキスト ボックスにユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、セキュリティ グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) の名前を入力します。Viva Engage コミュニティの管理者を指す $オブジェクトの管理者 ロールを、連絡先指名タスクの割り当て先として指定することもできます。コミュニティのメイン連絡先およびサブ連絡先の両方が非アクティブ状態になった場合、指名タスクが指定されたメイン連絡先の指名タスクまたはサブ連絡先の指名を担当するユーザーに割り当てられます。

コミュニティの連絡先のいずれかが非アクティブ状態になった場合、プロファイルがコミュニティに適用された以下の自動指名プロセスに注意してください。

•    メイン連絡先が非アクティブ状態になり、サブ連絡先がアクティブ状態である場合、指名タスクがサブ連絡先に送信されます。サブ連絡先は、メイン連絡先およびサブ連絡先を割り当てることができます。

•    サブ連絡先が非アクティブ状態になり、メイン連絡先がアクティブ状態である場合、指名タスクがメイン連絡先に送信されます。メイン連絡先は、メイン連絡先およびサブ連絡先を割り当てることができます。

6.   メイン連絡先およびサブ連絡先の両方が非アクティブ状態になった場合、以下のユーザーに通知する かどうかを選択することができます。通知を有効にすると、通知の受信者として、ユーザー・グループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) を追加するか、$ を入力して通知するコミュニティ メンバーを選択します。

7.   メール設定 – 指名タスクが割り当てられた際に、以下のメール通知を有効にするかどうかを選択します。通知を有効にすると、ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択します。

•    指名タスクが割り当てられる場合に指名されたユーザーに通知する

•    コミュニティが割り当てられた場合にメイン連絡先に通知する

•    コミュニティが割り当てられた場合にサブ連絡先に通知する

8.   期間 – 以下の設定を構成して、連絡先指名タスクの割り当て先が連絡先指名タスクを完了するための期間と通知を定義します。

•    指名されたユーザーのタスクの完了期間を指定する – テキスト ボックスに数値を入力して、時間の単位として 日間、週間、または か月間 を選択します。

•    指名タスクの失効前に、指名されたユーザーに通知を送信する を選択することができます。通知を有効にすると、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。

9.   エスカレーション – 指名タスクが指定した期間内に完了しなかった場合のエスカレーションを有効にする かどうかを選択します。エスカレーションを有効にすると、以下のオプションのいずれかを選択して、エスカレーション アクションの有効方法を決定します。

•    選択したエスカレーション プロファイルを使用する – このオプションを選択して、ドロップダウン リストからコミュニティの自動エスカレーション プロファイルを選択します。

[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したエスカレーション プロファイルの詳細を表示します。作成 () ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。コミュニティ用のエスカレーション プロファイルの作成方法については、Viva Engage コミュニティの自動エスカレーション プロファイルの構成 を参照してください。

•    1 名の連絡先が非アクティブになっており、 かつ指名タスクが期限切れになった場合、サブ連絡先を自動的に割り当てる –  オプションを選択すると、ユーザーの名前を入力するか、$ を入力して $元のアクティブ連絡先のマネージャー ロールをサブ連絡先として選択することができます。

o  メイン連絡先として割り当てられた場合にユーザーに通知する かどうかを選択します。通知を有効にする場合、ドロップダウン リストから通知メールのメール テンプレートを選択します。

o  サブ連絡先として割り当てられた場合にユーザーに通知する かどうかを選択します。通知を有効にする場合、ドロップダウン リストから通知メールのメール テンプレートを選択します。

10. 管理者の連絡先 – 管理者の連絡先となるユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、セキュリティ グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) を指定します。この管理者は、連絡先の指名プロセスを担当する管理者である必要があります。

指名タスクの期限切れになったか、エラーが発生した場合は、管理者の連絡先に通知する かどうかを選択することができます。通知を有効にすると、ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択することができます。

11. [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。