Viva Engage コミュニティ用の自動エスカレーション プロファイルは、コミュニティのガバナンス詳細確認タスクが指定した時間内に完了しなかった場合に、自動エスカレーション プロセスを有効にすることができます。
自動エスカレーション プロファイル にアクセスするには、プロファイル & テンプレート ページで [自動エスカレーション プロファイル] カードをクリックします。
Viva Engage コミュニティの自動エスカレーション プロファイルを定義するには、リボン上で 作成 > Viva Engage コミュニティの自動エスカレーション プロファイル をクリックし、Viva Engage コミュニティのエスカレーション プロファイルの作成 パネルが開いて以下の設定を構成します。
1. プロファイル名 – Viva Engage コミュニティの自動エスカレーション プロファイルの名前を入力します。
2. 説明 – Viva Engage コミュニティの自動エスカレーション プロファイルの説明を入力します。
3. ステージ 1 – コミュニティのガバナンス詳細確認タスクが指定した期間内に完了されていない場合、Viva Engage コミュニティの管理用方法を構成します。ステージ 1 エスカレーションとして、ドロップダウン リストから以下 2 件のエスカレーション アクションのいずれかを選択します。
•Viva Engage コミュニティに対するアクセスを制限する – このオプションを選択する場合、テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。ガバナンス詳細確認タスクは指定した時間以内に完了しなかったか、期限切れになった場合、コミュニティへのアクセスは制限されます。
コミュニティ アクセスが制限されている場合、コミュニティのメンバーシップおよびコミュニティ サイト権限を管理するには、以下の設定を構成してください。
o コミュニティ サイトを Microsoft 365 アーカイブする – コミュニティへのアクセスが制限されている場合にコミュニティ サイトを Microsoft 365 アーカイブするには、このオプションを選択します。
*注意: このオプションは、Microsoft 365 管理センターで Microsoft 365 アーカイブ サービスが有効になっており、本番環境を使用している場合にのみ使用できます。
o すべての Viva Engage コミュニティ メンバーを削除する – コミュニティへのアクセスが制限される際、すべてのコミュニティ メンバーを削除します。
o 投稿の権限を制限する – コミュニティへのアクセスが制限される際、コミュニティの投稿権限を制限します。
o Viva Engage コミュニティ管理者を変更する – コミュニティへのアクセスが制限される際、すべてのコミュニティ管理者を削除する または すべてのコミュニティ管理者をコミュニティ メンバーに降格する を選択します。
コミュニティ管理者の変更を選択する場合、コミュニティの管理者ロールを引き受けるユーザーを指定するために、テキスト ボックスに 1 件以上のユーザー名を入力する必要があります。指定したユーザーが Microsoft 365 テナントで見つからない場合、Viva Engage アプリ プロファイルの作成に使用されるアカウント、サービス アカウント プール内のアカウント、サービス アカウントがコミュニティの管理者になります。
o Viva Engage コミュニティ サイトの権限を変更する – コミュニティ サイトの権限の変更を選択する場合、コミュニティへのアクセスが制限される際に、以下からいずれかの結果を選択します。アクセス制限されたコミュニティは、モダン Cloud Governance 管理センターで有効化されることができます。コミュニティ サイト権限の変更を選択する場合、コミュニティ サイトの対応するリストア結果に注意してください。
§ コミュニティ メンバーに対して、サイトを読み取り専用にする
§ コミュニティ管理者以外のユーザーに対して、サイトを読み取り専用にする
§ コミュニティ管理者以外のユーザーからすべてのサイト権限を削除する
§ Viva Engage コミュニティ サイトをロックする – サイトを [アクセスなし] 状態としてロックする または サイトを [読み取り専用] 状態としてロックする を選択します。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として指定することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
•Viva Engage コミュニティを削除する – このオプションを選択して、テキスト ボックスに数字を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。ガバナンス詳細確認タスクは指定した時間以内に完了しなかったか、期限切れになった場合、Viva Engage コミュニティは削除されます。
o この自動アクションの承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
*注意: このエスカレーション プロファイルが構成されている Viva Engage コミュニティの自動インポート プロセスでは、自動削除の承認が有効になっていない場合、Viva Engage コミュニティはエスカレーションによって直接削除されます。
選択した承認プロセスでユーザー ロールが承認者として指定されている場合、自動インポート プロセスで使用できるロールは $グループ / チーム / Power Apps アプリ / Power Automate フローの所有者またはコミュニティ管理者 / $オブジェクトの管理者 のみとなります。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として指定することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
*注意: ステージ 1 エスカレーション アクションとして Viva Engage コミュニティに対するアクセスを制限する を選択する場合、ステージ 2 エスカレーションを構成することができます。
4. ステージ 2 – ステージ 1 のエスカレーションとして Viva Engage コミュニティに対するアクセスを制限する を選択する場合、ステージ 2 のエスカレーションとして Viva Engage コミュニティを削除する を選択するか、ステージ 1 エスカレーションの構成後に追加のアクションを実行しないことを選択することができます。Viva Engage コミュニティを削除する を選択する場合は、以下の設定を構成してください。
•テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。タスクは指定した時間以内に完了しなかったか、期限切れになった場合、Viva Engage コミュニティは削除されます。
•この自動アクションの承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
*注意: このエスカレーション プロファイルが構成されている Viva Engage コミュニティの自動インポート プロセスでは、自動削除の承認が有効になっていない場合、Viva Engage コミュニティはエスカレーションによって直接削除されます。
選択した承認プロセスでユーザー ロールが承認者として指定されている場合、自動インポート プロセスで使用できるロールは $グループ / チーム / Power Apps アプリ / Power Automate フローの所有者またはコミュニティ管理者 / $オブジェクトの管理者 のみとなります。
•エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
•エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として指定することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
5. [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。