2.自動インポート プロファイルの作成
AvePoint Cloud Governance では、ワークスペース > 既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート > 自動インポート に移動して、プロファイルを作成し、プロファイルで以下の設定を構成します。
1. オブジェクト タイプ – Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム を選択します。
2. プロファイル名と説明 – このプロファイルの名前と説明を入力します。説明は必須ではありません。
3. 自動インポート方法 – インポートされたワークスペースのガバナンス詳細を確認する方法を選択します。
•ガバナンス詳細を定義する – エンド ユーザーにグループ / チームのガバナンス詳細の確認を要求せず、グループ / チームのガバナンス詳細を事前に定義します。グループ / チームのインポート プロセスが完全に自動化されます。
•エンド ユーザーの確認を必須とする – エンド ユーザーに対し、新しくインポートされるグループ / チームのガバナンス詳細の確認を要求します。タスクが生成され、エンド ユーザーに割り当てられます。エンド ユーザーがグループ / チームのガバナンス詳細の確認を完了すると、インポート プロセスが完了します。
4. メイン連絡先へのメモ (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– グループ / チームのメイン連絡先に表示するメモを入力します。メモを入力すると、連絡先に自分が正しい連絡先であるかどうかを判断する根拠およびグループ / チーム情報の入力方法についての説明を提供することができます。
5. オブジェクトの範囲 – このプロファイルのオブジェクト範囲を定義し、新しいグループ / チームをスキャンします。AvePoint Online Services で構成されたコンテナーを選択します (複数選択可能)。
6. 自動インポート スケジュール – 自動インポート プロセスの 間隔 および 開始日時 を構成します。テキスト ボックスに数値を入力し、日間、週間、か月間
を時間単位として選択します。カレンダー
(
) ボタンをクリックして、自動インポート プロセスの 開始日時 を選択します。
7. ユーザー選択フィルター プロファイル (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– ドロップダウン リストからユーザー選択フィルター プロファイルを選択して、Cloud Governance ポータルのガバナンス詳細確認タスクでユーザー選択フィールドを制限します。プロファイルは、検索結果を含むユーザー選択フィールドに表示できるユーザー (例: メイン連絡先として指定できるユーザーまたはガバナンス詳細確認タスクを割り当てることができるユーザー) を決定します。
モダン Cloud Governance 管理センター > 管理 > プロファイル & テンプレート でユーザー選択フィルター プロファイルを構成することができます。詳細については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。
8. インポート オプション – 以下のインポート オプションを構成します。
•グループ / チームのメイン連絡先 – 新規インポートされるグループ / チームの責任者となるユーザーの名前を入力するか、$ を入力して次のユーザー ロールから選択することができます。
o $グループ / チーム / Power Apps アプリ / Power Automate フローの所有者またはコミュニティ管理者
o $サイト プロパティ ("プロパティ名") – $サイト プロパティ ("マネージャー") など、完全なロール名を入力します。
グループ / チームが Cloud Governance にインポートされた場合にメイン連絡先に通知する かどうかを選択できます。通知を有効にする場合、通知メール用のメール テンプレートを選択します。
•ガバナンス詳細確認タスクの割り当て用の通知メール – グループ / チームのメイン連絡先にガバナンス詳細を確認するためのグループ / チームが割り当てられた場合、連絡先に送信する通知メールのテンプレートを選択します。
*注意: このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。
•グループ / チームのサブ連絡先 – 自動インポート方法 として ガバナンス詳細を定義する を選択した場合は、ユーザーの名前を入力するか、$ を入力して以下のユーザー ロールから選択することができます。
o $グループ / チーム / Power Apps アプリ / Power Automate フローの所有者またはコミュニティ管理者
o $サイト プロパティ ("プロパティ名") – $サイト プロパティ ("マネージャー") など、完全なロール名を入力します。
グループ / チームが Cloud Governance にインポートされた場合にサブ連絡先に通知する かどうかを選択できます。通知を有効にする場合、通知メール用のメール テンプレートを選択します。
•グループ / チーム ポリシー – 自動インポート方法 に ガバナンス詳細を定義する を選択した場合は、新しくインポートされるグループ / チームのグループ / チーム ポリシーを選択します。
自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択した場合は、以下のいずれかの方法を選択して、グループまたはチーム ポリシーを割り当てます。
o この自動インポート プロファイルによってインポートされるすべてのグループまたはチーム用のグループ / チーム ポリシーを選択します。ドロップダウン リストから IT 管理者毎に割り当てる を選択します。ガバナンス詳細を確認する際に、選択したポリシーをビジネス ユーザーに表示するかどうかを選択できます。ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する または ビジネス ユーザーから隠す を選択します。
o グループまたはチーム ポリシーの範囲を定義して、ビジネス ユーザーに対し、インポートされるグループまたはチームのガバナンス詳細を確認する際にポリシーの選択を許可します。複数のポリシーが選択可能ですが、既定のポリシーを選択する必要があります。既定のポリシーに なし を設定する場合、ガバナンス詳細確認プロセスの進行中にビジネス ユーザーにポリシーの選択が要求されます。ドロップダウン リストから ビジネス ユーザー毎に割り当てる を選択します。
*注意: チームにポリシーを適用した後、チームのプライベート チャネルの外部共有設定、固有アクセス設定、サイト クォータはチーム ポリシーの設定を継承します。
•インポート プロセス中にグループ チーム サイト クォータを保持する – このオプションを選択解除すると、グループ チーム サイトの元のクォータはグループ / チーム ポリシーで構成されたグループ チーム サイト クォータに置き換えられます。
•AvePoint Cloud Governance アプリを自動的に有効化する – このチェックボックスを選択する場合、グループ / チームが AvePoint Cloud Governance に正常にインポートされると、AvePoint Cloud Governance アプリはグループ チーム サイトに自動追加されます。このアプリにより、Microsoft 365 のエンド ユーザーは、グループ チーム サイトのインターフェイスから離れることなく、AvePoint Cloud Governance に簡単にアクセスすることができます。
グループ チーム サイトに Cloud Governance パネルを自動追加する かどうかを選択できます。
*注意: Cloud Governance パネルがモダン サイト情報カードにアップグレードされました。サイト情報カードは、グループ チーム サイトに追加される拡張機能であり、所有権、メタデータ、利用可能なサービス要求など、グループまたはチームの主要情報を表示するウィンドウとして表示されます。グループ チーム サイトにサイト情報カードを追加する詳細については、サイト情報カードの管理 を参照してください。
AvePoint Cloud Governance アプリのみを追加する場合、またはアプリ カタログにアップロードされた Cloud Governance パネル拡張がスムーズに動作することを確認する場合、AvePoint Cloud Governance アプリを自動的に有効化する チェックボックスを選択し、Cloud Governance パネルを自動追加する チェックボックスの選択を解除します。それ以外の場合は、Cloud Governance パネルを追加すると、サイトが空白のページになります。詳細については、Cloud Governance ポータルをサイトに追加した後、個人用 SharePoint サイトに空白のページが表示される原因 を参照してください。
•メタデータ – 新規インポートされるグループ / チームに適用するメタデータを選択することができます。[メタデータの追加] をクリックします。メタデータの追加 ウィンドウで、メタデータを選択して [リストに追加] をクリックします。このウィンドウでメタデータを作成・編集することもできます。
9. 期間とエスカレーション (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– エンド ユーザーの確認を必要とする 自動インポート プロセス全体の期間を指定する ことができます。テキスト ボックスに数値を入力し、日間、週間、か月間 を時間単位として選択します。ガバナンス詳細確認タスクが指定された期間内に完了されていない場合、グループまたはチームのインポート プロセスが期限切れになります。チーム・グループ・コミュニティのレポート で状態を監視することができます。
•確認タスクの期限が切れる前に、通知メールをメイン連絡先に送信する かどうかを選択します。通知メールの送信を選択する場合、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを構成します。通知プロファイルの構成方法については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
•期限切れ Microsoft チームの自動インポート プロセス用のエスカレーション アクションとして チームの自動アーカイブを有効にする を選択することができます。メイン連絡先がガバナンス詳細確認タスクを完了せず、指定された時間が期限切れになった場合、チームはアーカイブされます。
i. テキスト ボックスに数値を入力し、日間、週間、か月間 を時間単位として選択します。指定し時間後、期限切れのガバナンス詳細確認タスクが完了していない場合、チームがアーカイブされます。
ii. チームのアーカイブ前にチーム メンバーシップおよびチーム サイト権限の変更を有効にする かどうかを選択します。このチェックボックスを選択すると、ドロップダウン リストからチームのアーカイブ プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいチームのアーカイブ プロファイルを作成します。アーカイブ プロファイルの構成に関する詳細については、チームのアーカイブ を参照してください。
iii. チームのアーカイブ前に、通知メールをメイン連絡先に送信する かどうかを選択します。このチェックボックスを選択すると、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
iv. チームがアーカイブされた際に次のユーザーに通知する を選択できます。チェックボックスを選択して、テキスト ボックスにユーザー名を入力します。$ を入力して、ロール $グループ / チーム / Power Apps アプリ / Power Automate フローの所有者またはコミュニティ管理者 を選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
ドロップダウン リストから、上で指定したユーザーに送信するチーム アーカイブの通知メールのテンプレートを選択します。
•期限切れ Microsoft 365 グループの自動インポート プロセスのエスカレーション アクションとして、グループ チーム サイトの自動ロックを有効にする を選択することができます。メイン連絡先がガバナンス詳細確認タスクを完了せず、指定された時間が期限切れになった場合、グループ チーム サイトがロックされます。
i. グループ チーム サイトのロック タイプを、グループ チーム サイトを [アクセスなし] 状態としてロックする または グループ チーム サイトを [読み取り専用] 状態としてロックする から選択します。テキスト ボックスに数値を入力し、日間、週間、か月間 を時間単位として選択します。指定した時間後、期限切れのガバナンス詳細確認タスクが完了していない場合、グループ チーム サイトがロックされます。
ii. グループ チーム サイトのロック前に、通知メールをメイン連絡先に送信する かどうかを選択します。このチェックボックスを選択すると、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
iii. グループ チーム サイトがロックされた際に次のユーザーに通知する オプションを選択することができます。チェックボックスを選択して、テキスト ボックスにユーザー名を入力します。$ を入力して、ロール $グループ / チーム / Power Apps アプリ / Power Automate フローの所有者またはコミュニティ管理者 を選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
ドロップダウン リストから、上で指定したユーザーに送信するグループ チーム サイト ロックの通知メールのテンプレートを選択します。
10. オブジェクト ライフサイクルの開始日 – 新規インポートされる Microsoft 365 グループ / Microsoft チームのリース開始日を定義するためのオプションを以下から選択します。
•オブジェクトの作成日 – Microsoft 365 でグループ / チームを作成する日が、リースの開始日として使用されます。
•オブジェクトのインポート日 – AvePoint Cloud Governance にグループ / チームをインポートする日が、リースの開始日として使用されます。このオプションは、上記の 自動インポート方法 に ガバナンス詳細を定義する を選択する場合にのみ表示されます。
•オブジェクト ガバナンス詳細の確認日 – グループ / チームのメイン連絡先がグループ / チームのガバナンス詳細を確認する日は、リースの開始日として使用されます。このオプションは、上記の 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。
•指定日 – リースの開始日となる日付を選択します。
11. 管理者の連絡先 – 管理者の連絡先は自動インポート プロセスを監視することができます。既定のメイン連絡先、既定のメイン連絡先によって指定されたユーザー、処理中のユーザーは正しいメイン連絡先が誰なのか知らない場合、管理者の連絡先は Microsoft 365 グループ / Microsoft チームのガバナンス詳細確認の責任者となります。管理者の連絡先としてユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) の名前を選択します。以下の場合、管理者の連絡先に通知を送信するためのメール テンプレートを選択します。
•グループ / チームが検出され、AvePoint Cloud Governance にインポートされた場合
•グループ / チームのメイン連絡先がグループ / チームのガバナンス詳細の確認を完了した場合
12. レポート エクスポート先 – インポート結果レポート、Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム情報レポートを保存するエクスポート先を選択します。
13. リボン上で [保存] をクリックして、プロファイルを保存します。
*注意: 進行中のインポート プロセス、進行中のガバナンス詳細確認タスク、期限切れのガバナンス詳細確認タスクを持っているグループ / チームは、他の自動インポート ジョブで AvePoint Cloud Governance にインポートすることができません。
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