共有メールボックス連絡先の指名プロファイルの構成

共有メールボックス連絡先の指名プロファイルは、自動連絡先指名プロセスを定義するために、グループに適用することができます。プロファイルを適用すると、元のメインまたはサブのメールボックス連絡先が非アクティブである場合、共有メールボックスの連絡先を決定する自動連絡先指名プロセスがトリガーされます。

連絡先の指名プロファイル にアクセスするには、プロファイル & テンプレート ページで [連絡先の指名プロファイル] カードをクリックします。

共有メールボックス連絡先の指名プロファイルを定義するには、リボン上で 作成 > 共有メールボックス連絡先の指名プロファイル をクリックし、共有メールボックス連絡先の指名プロファイルの作成 パネルを開いて以下の設定を構成します。

1.   プロファイル名 – 共有メールボックス連絡先の指名プロファイルの名前を入力します。

2.   説明 – 共有メールボックス連絡先の指名プロファイルの説明を入力します。(必須ではありません)

3.   サブ連絡先が存在しない場合に連絡先の指名タスクをトリガーする – このチェックボックスを選択すると、共有メールボックスにサブ連絡先が存在しない際に連絡先の指名タスクがトリガーされます。

4.   ユーザー選択フィルター プロファイル – ドロップダウン リストからユーザー選択フィルター プロファイルを選択します。フィルター設定は、指名タスクで共有メールボックス連絡先のユーザー選択フィールドに適用されます。ユーザー選択フィルター プロファイルを選択した後、[プロファイル詳細の表示] をクリックして、プロファイルの詳細を表示します。

また、作成 () ボタンをクリックするか、管理 > プロファイル & テンプレート > ユーザー選択フィルター プロファイル に移動して、ユーザー選択フィルター プロファイルを作成することもできます。詳細については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。

5.   メイン連絡先およびサブ連絡先の両方が非アクティブ状態になった場合、指名タスクの割り当て先としてユーザーまたはグループを指定します – テキスト ボックスにユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、セキュリティ グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) の名前を入力します。$ を入力して、連絡先指名タスクの割り当て先として共有メールボックス野メンバーを選択することができます。メールボックスのメインとサブの両方の連絡先が非アクティブ状態になった場合、指名タスクが指定されたメイン連絡先またはサブ連絡先の指名を担当するユーザーに割り当てられます。

いずれかのメールボックス連絡先が非アクティブ状態になった場合、共有メールボックスに以下のプロファイル付きの自動指名プロセスが適用されることに注意してください。

•    メイン連絡先が非アクティブ状態になり、サブ連絡先がアクティブ状態である場合、指名タスクがサブ連絡先に送信されます。サブ連絡先は、メイン連絡先およびサブ連絡先を割り当てることができます。

•    サブ連絡先が非アクティブ状態になり、メイン連絡先がアクティブ状態である場合、指名タスクがメイン連絡先に送信されます。メイン連絡先は、メイン連絡先およびサブ連絡先を割り当てることができます。

6.   メイン連絡先およびサブ連絡先の両方が非アクティブ状態になった場合、以下のユーザーに通知する かどうかを選択することができます。通知を有効にすると、通知の受信者として、ユーザー・グループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) を追加するか、$ を入力して通知する共有メールボックスのメンバーを選択します。

7.   メール設定 – 指名タスクが割り当てられた際に、以下のメール通知を有効にするかどうかを選択します。通知を有効にすると、ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択します。

•    指名タスクが割り当てられる場合に指名されたユーザーに通知する

•    共有メールボックスが割り当てられた場合にメイン連絡先に通知する

•    共有メールボックスが割り当てられた場合にサブ連絡先に通知する

8.   期間 – 以下の設定を構成して、連絡先の指名タスクを完了するために指名タスクの割り当て先の期間および通知を定義します。

•    指名されたユーザーのタスクの完了期間を指定する – テキスト ボックスに数値を入力し、日間、週間、か月間 を時間単位として選択します。

•    各指名タスクの失効前に、指名されたユーザーに通知する かどうかを選択します。通知を有効にすると、ドロップダウン リストから 通知プロファイル を選択することができます。

•    指名タスクが指定した期間内に完了しなかった場合のエスカレーションを有効にする かどうかを選択します。エスカレーションを有効すると、ドロップダウン リストから 共有メールボックスの自動エスカレーション プロファイル を選択するか、作成 () ボタンをクリックして新しい自動エスカレーション プロファイルを作成することができます。エスカレーション プロファイルの作成方法については、共有メールボックスの自動エスカレーション プロファイルの構成 を参照してください。

9.   管理者の連絡先 – 管理者連絡先になるユーザー、Microsoft 365 グループ、セキュリティ グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループを指定します。この管理者は、連絡先の指名プロセスを担当する管理者である必要があります。

指名タスクの期限切れになったか、エラーが発生した場合は、管理者の連絡先に通知する かどうかを選択することができます。通知を有効にすると、ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択することができます。

10. [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。