ワークスペースの内容の変更

選択したワークスペースに対して、以下の内容変更関連のアクションを実行することができます。

•    内容の変更の再起動 – ワークスペースの内容の変更を再起動するには、以下の手順を参照してください。

i.    ワークスペースを選択します (複数選択可能)。

ii.   リボン上で [内容の変更] をクリックして、内容の変更の再起動 を選択します。

iii.  確認のための 内容の変更の再起動 ウィンドウが表示されます。

選択したワークスペースに進行中の内容の変更タスクを持っているワークスペースが 1 件以上存在する場合、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信し、取り消しメールのメール テンプレートを選択することができます。[詳細の表示] をクリックすると、選択したメール テンプレートの詳細を表示することができます。

^*注意: 内容の変更を再開すると、進行中の内容の変更タスクと自動エスカレーション タスクはすべてキャンセルされます。

iv.   [再起動] をクリックして確認します。

•    自動完了 – ワークスペースの内容の変更プロセスを手動完了するには、以下の説明を参照してください。

i.    ワークスペースを選択します (複数選択可能)。

ii.   リボン上で [内容の変更] をクリックして、自動完了 を選択します。

iii.  ワークスペースの 2 フェーズ状態を提供する 自動完了 ウィンドウが表示されます。内容の変更プロセスが完了すると、ワークスペース フェーズが変更されます。以下のフェーズから 1 件を選択します。

§ 準拠している

§ 内容の変更取り消し済み

選択したワークスペースに内容変更タスクを持っているワークスペースが 1 件以上存在する場合、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信し、取り消しメールのメール テンプレートを選択することができます。

iv.   [確認] をクリックして選択を確認します。

•    割り当て – ワークスペースの内容の変更タスクを追加のユーザーに割り当てするには、以下の説明を参照してください。

i.    ワークスペースを選択します (複数選択可能)。

ii.   リボン上で [内容の変更] をクリックして、割り当て を選択します。

iii.  割り当て ウィンドウでは、内容の変更タスクの割り当て先となるユーザーの名前を入力します。[割り当て] をクリックして確認します。指定したユーザーは、新しい内容変更タスクの割り当て先となります。

^*注意: 既に内容の変更タスクの割り当て先であるユーザーに内容の変更タスクを割り当てする場合、ユーザーが元の割り当てられた内容の変更タスクを完了する必要があります。完了していいなかった場合、新しい内容の変更タスクは生成されません。

ライフサイクルおよびポリシー

選択したワークスペースに対して、ワークスペース ライフサイクルおよびポリシー管理のために以下のアクションを実行できます。

•    サイトのロック (サイト コレクション) – サイト コレクションを手動でロックするには、以下の説明を参照してください。

i.    サイト コレクションを 1 件以上選択します。

ii.   リボン上で [アクション] をクリックして、ロック を選択します。

iii.  ワークスペースのロック ウィンドウが表示され、"読み取り専用" 状態をロックする または "アクセスなし" 状態をロックする を選択します。

選択したサイト コレクションに進行中のライフサイクル管理タスク、内容の変更タスク、洗い替えタスクを持っているサイト コレクションが 1 件以上存在する場合、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信し、取り消しメールのメール テンプレートを選択することができます。[詳細の表示] をクリックすると、選択したメール テンプレートの詳細を表示することができます。

iv.   [ロック] をクリックして確認します。

•    サイトのロック解除 (サイト コレクション) – ロックされているサイト コレクションのロック解除方法については、以下の説明を参照してください。

i.    サイト コレクションを選択し、リボン上で [アクション] をクリックして、ロック解除 を選択します。

ii.   確認のための ワークスペースのロック解除 ウィンドウが表示されます。[ロック解除] をクリックして確認します。

•    サイトのロック (グループ、チーム、コミュニティ) – ワークスペースに接続されたサイトを手動でロックするには、以下の説明を参照してください。

i.    グループ、チーム、Viva Engage コミュニティを選択し、リボンで [アクション] をクリックして、サイトのロック を選択します。

ii.   確認のウィンドウが表示されます。[ロック] をクリックして確認します。

•    サイトのロック解除 (グループ、チーム、コミュニティ) – ワークスペースに接続されたサイトのロックを解除するには、以下の説明を参照してください。

i.    グループ、チーム、Viva Engage コミュニティを選択し、リボンで [アクション] をクリックして、サイトのロック解除 を選択します。

ii.   確認のウィンドウが表示されます。[ロック解除] をクリックして確認します。

•    削除 – 1 件以上のワークスペースを削除するには、以下の手順を参照してください。

i.    ワークスペースを選択し (複数選択可能)、リボン上で [アクション] をクリックして、削除 を選択します。

ii.   確認のための ワークスペースの削除 ウィンドウが表示されます。

§ 同時にワークスペースを Cloud Governance から削除するかどうかを選択できます。ワークスペースの削除を選択すると、対応する情報もすべて削除されます。

§ 選択したワークスペースに進行中のライフサイクル管理タスク、内容の変更タスク、洗い替えタスクを持っているワークスペースが 1 件以上存在する場合、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信し、取り消しメールのメール テンプレートを選択することができます。[詳細の表示] をクリックすると、選択したメール テンプレートの詳細を表示することができます。

iii.  [削除] をクリックして確認します。

•    アーカイブ (サイト コレクション) – サイト コレクションをアーカイブするには (複数アーカイブ可能)、以下の説明を参照してください。

i.    サイト コレクションを選択し (複数選択可能)、リボン上で [アクション] をクリックして、アーカイブ を選択します。

ii.   アーカイブ 画面が表示されます。利用可能な AvePoint Cloud Archiving サブスクリプションのみを持っている場合、サイト コレクションのアーカイブに使用される、Cloud Archiving で構成されたアーカイバ プロファイルを選択します。アーカイバ プロファイルの詳細については AvePoint Cloud Archiving プロファイルの構成 を参照してください。

利用可能な AvePoint Opus サブスクリプションを持っている場合、このフィールドが不要となり、非表示になります。

選択したサイト コレクションに進行中のライフサイクル管理タスク、内容の変更タスク、洗い替えタスクを持っているサイト コレクションが 1 件以上存在する場合、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信し、取り消しメールのメール テンプレートを選択することができます。[詳細の表示] をクリックすると、選択したメール テンプレートの詳細を表示することができます。

iii.  [アーカイブ] をクリックして確認します。ジョブ モニター に移動して、サイト コレクションのアーカイブ ジョブの状態および結果を表示することができます。

•    アーカイブ (チーム) – Microsoft チームを 1 件以上アーカイブするには、以下の説明を参照してください。

i.    チームを選択し (複数選択可能)、リボン上で [アクション] をクリックして、アーカイブ を選択します。

ii.   アーカイブ 画面が表示されます。チームのアーカイブに使用されるチーム アーカイブ プロファイルを選択します。Microsoft チームのアーカイブ プロファイルの詳細については、チームのアーカイブ を参照してください。

選択したチームに進行中のライフサイクル管理タスク、内容の変更タスク、洗い替えタスクを持っているチームが 1 件以上存在する場合、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信し、取り消しメールのメール テンプレートを選択することができます。[詳細の表示] をクリックすると、選択したメール テンプレートの詳細を表示することができます。

iii.  [アーカイブ] をクリックして確認します。ジョブ モニター に移動して、チームのアーカイブ ジョブの状態および結果を表示することができます。

•    リストア (チーム) – 1 件以上のアーカイブ済み Microsoft チームをリストアするには、以下の説明を参照してください。

i.    チームを選択し (複数選択可能)、リボン上で [アクション] をクリックして、リストア を選択します。

ii.   確認のための リストア ウィンドウが表示されます。[リストア] をクリックして確認します。ジョブ モニター に移動して、チームのリストア ジョブの状態および結果を表示することができます。

•    アクティブ化 (グループ) – 未完了のライフサイクル タスクにより、アクセスが制限されている Microsoft 365 グループをアクティブ化するには (複数アクティブ化可能)、次の手順を実行します。

i.    グループを選択し (複数選択可能)、リボン上で [アクション] をクリックして、アクティブ化 を選択します。

ii.   確認のための アクティブ化 ウィンドウが表示されます。[アクティブ化] をクリックして確認します。ジョブ モニター に移動して、グループのアクティブ化ジョブの状態および結果を表示することができます。

•    ポリシーの適用 – 新しいポリシーを 1 件以上のワークスペースに適用するには、以下の説明を参照してください。

i.    ワークスペースを選択し (複数選択可能)、リボン上で [アクション] をクリックして、ポリシーの適用 を選択します。

同一タイプのワークスペースを選択する必要があることに注意してください。

ii.   ポリシーの適用 パネルで、ドロップダウン リストから適用する新しいポリシーを選択します。

iii.  ワークスペースに適用する新しいポリシーの設定を選択します。ライフサイクルおよび内容の変更 / 洗い替えの設定 を適用する場合、以下の点に注意してください。

リース期間管理が選択したポリシーで有効になっている場合、以下のオプションのいずれかを選択することでポリシーの変更後、ワークスペース リースの開始日時の構成方法を決定することができます。

§ 元のリース有効期限を保持する – ワークスペースの元のリース有効期限を保持するには、このオプションを選択します。

§ 新しいリース開始日を選択する – 新しいリースの開始日として ワークスペースの作成日 を設定するか、カレンダー () ボタンをクリックして 指定日 を選択することを選択します。

選択したワークスペースに進行中のライフサイクル管理プロセス、内容の変更、または洗い替えタスクが 1 件以上存在する場合、以下のオプションのいずれかを選択して、これらのワークスペースの処理方法を選択することができます。

§ これらのワークスペースに新しいポリシーを適用しない – このオプションを選択すると、進行中のライフサイクル管理プロセス、内容の変更、または洗い替えタスクが存在するワークスペースをすべてスキップします。

§ ライフサイクル管理要求、内容の変更タスク、洗い替えタスクをすべて取り消す – このオプションを選択すると、新しいポリシーを選択したワークスペースに適用する前に、進行中のライフサイクル管理プロセス、内容の変更タスク、洗い替えタスクをすべて取り消します。

承認者、内容の変更タスクの割当先、ライフサイクル管理の要求者に取り消しメールを送信する を選択し、取り消しメールのメール テンプレートを選択することができます。[詳細の表示] をクリックすると、選択したメール テンプレートの詳細を表示することができます。

iv.   構成の完了後、[送信] をクリックします。

^*注意: ポリシーがチームに適用されると、チームのプライベート チャネルの外部共有設定、固有のアクセス設定、サイト ストレージはチームのポリシー設定を継承します。

•    プロファイルの適用 – ライフサイクル プロファイルをチーム、グループ、サイト コレクションに適用することができます。詳細については、ベスト プラクティス の ポリシーからのライフサイクル プロファイルへの切り替えのベスト プラクティス の説明を参照してください。

•    インポート プロセスの再割り当て – 自動的にインポートされたワークスペースのカバナンス詳細確認タスクを他のユーザーに再割り当てするには、以下の説明を参照してください。

i.    フェーズが カバナンス詳細確認の保留中 ()、インポート プロセス完了 (実行中に例外あり) ()、または ガバナンス詳細確認期限切れ () であるワークスペースを選択して (複数選択可能)、リボン上で [インポート プロセスの再割り当て] をクリックします。

ii.   ガバナンス詳細確認タスクの再割り当て ウィンドウで、確認タスクの割り当て先となるユーザーの名前を入力します。[再割り当て] をクリックして確認します。

インポート プロセスの再割り当てアクションは Viva Engage コミュニティに対応していません。

•    Cloud Governance から削除 – Cloud Governance から特定のワークスペースおよびレポートに表示される関連情報を削除するには、以下の説明を参照してください。

i.    ワークスペースを選択して (複数選択可能)、リボン上で [Cloud Governance から削除] をクリックします。

ii.   Cloud Governance から削除 ウィンドウが表示され、選択したワークスペースおよびワークスペース情報を含むレポートがすべて表示されます。選択したワークスペースに関連するすべてのものは AvePoint Cloud Governance から削除することに同意します を選択します。

iii.  [OK] をクリックして、特定のワークスペースを Cloud Governance から削除します。

Cloud Governance からワークスペースを削除するには、時間がかかることに注意してください。ジョブ モニター に移動して、ジョブの状態および結果を表示することができます。

レポートのエクスポート

ワークスペースのすべての詳細情報を含むレポートをエクスポートするには、以下の説明を参照してください。

1.   リボン上で [レポートのエクスポート] をクリックします。

2.   レポートのエクスポート ウィンドウで、ローカル パスにエクスポートする または ストレージ場所にエクスポートする を選択します。ストレージ場所にエクスポートする を選択する場合、ドロップダウン リストからエクスポート先を選択します。

3.   ドロップダウン リストから、CSV または XSLXからレポートのファイル タイプを選択します。

4.   [エクスポート] をクリックします。

ワークスペースの連絡先

選択したワークスペースに対して、以下のアクションを実行してワークスペースを管理することができます。

•    ワークスペース連絡先指名タスクのトリガー – ワークスペースの連絡先選出タスクを起動するには、1 つまたは複数のワークスペースを選択し、リボンの [連絡先] をクリックして、ワークスペース連絡先指名タスクのトリガー を選択します。ワークスペース連絡先指名タスクのトリガー ウィンドウで、[トリガー] をクリックして確認します。

•    連絡先にメールを送信 – 指定したワークスペースの連絡先にメールを送信する場合は、ワークスペースを選択して (複数選択可能)、リボン上で [連絡先] をクリックし、連絡先にメールを送信 をクリックします。ワークスペースの連絡先のメール アドレスが自動的に入力された状態でコンピューター上のメール アプリケーションが開きます。

•    連絡先の指定 – 指定したワークスペースの連絡先を割り当てるには、以下の手順を実行します。

i.    ワークスペースを選択します (複数選択可能)。

ii.   リボン上で [連絡先] をクリックし、連絡先の指定 を選択して 連絡先の指定 パネルを開きます。

iii.  連絡先の指定 パネルで、以下の設定を構成します。

§ メイン連絡先 – メイン連絡先となるユーザーの名前を入力します。

ワークスペースが割り当てられる場合にメイン連絡先に通知する かどうかを選択します。通知を有効にする場合、ドロップダウン リストから通知メールのメール テンプレートを選択します。

§ サブ連絡先 – サブ連絡先となるユーザーの名前を入力します。

ワークスペースが割り当てられる場合にサブ連絡先に通知する かどうかを選択します。このチェックボックスを選択すると、ドロップダウン リストから通知メールのメール テンプレートを選択できます。

iv.   [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。

レポートの更新

[更新] をクリックして、ワークスペース レポートを更新できます。