メール設定の構成

AvePoint Cloud Governance の通知メールをカスタマイズするには、メールの送信に使用されるメール設定を構成することができます。メール設定を構成するには、システム設定 ページで [メール設定] カードをクリックします。パネルで以下の設定を構成します。

1. メールの受信者 – 以下のオプションから 1 件を選択して、メールの受信者を構成します。すべてのテナントユーザーが Exchange ライセンスを持っている場合、Microsoft 365 メールアドレスにメールを送信することを選択できます。テナントまたは一部のテナントユーザーが Exchange ライセンスを持っていない場合、Microsoft Entra プロパティ値から受信者のメールアドレスを取得することを選択できます。

• Microsoft 365 メール アドレス – このオプションを選択すると、通知メールは受信者の Microsoft 365 Outlook メールボックスに送信されます。

• Microsoft Entra プロパティ値から取得されたメール アドレス – このオプションを選択して、テキストボックスに Microsoft Entra プロパティ の内部名を入力します。受信者のメールアドレスは、指定した Microsoft Entra プロパティの値に従って取得されます。通知メールは受信者のメールアドレスに送信されます。

2. 1 通のメールを送信する – 通知メールの受信者が複数のユーザーである場合、各ユーザーに別々にメールが送信されます。すべての受信者が単一メールを受信する場合、すべての受信者に対して単一メールを送信する チェックボックスを選択することができます。

以下の点に注意してください。

• この設定は以下のメールにのみ反映されます。

o 新しい承認タスクが割り当てられた場合、承認者にメールが送信されます。

o ワークスペースの内容変更タスクが割り当てられた場合、内容変更タスクの割り当て先にメールが送信されます。

o ワークスペースのリースが失効した場合、リース失効タスクの割り当て先にメールが送信されます。

• メールが複数のユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティグループ、配布グループ) に送信される場合、メールの表示言語はメールテンプレートの既定言語に従います。

3. メール言語の設定 – 複数の受信者が存在設定し、受信者の優先する言語を使用してメールを送信する場合、受信者の優先する言語で通知メールを送信する チェックボックスを選択します。

受信者の優先する言語は、ビジネスユーザーが MyHub の個人用設定で設定されたものです。優先する言語はメールテンプレートで有効化する必要があります。優先する言語が有効化されていない場合、テンプレートの既定言語を使用して受信者にメールを送信します。

4. メールの送信者 – 以下のオプションから 1 件を選択して、メールの送信者を構成します。

^*注意: サービスの中断を避けるため、smtp.office365.com をメールの受信者として構成することはできません。Exchange Online は 2025 年 9 月に、クライアント申請 (SMTP AUTH) による基本認証を廃棄します。

• 既定のメール アドレス: noreply@avepointonlineservices.com – このオプションを選択すると、通知メールは noreply@avepointonlineservices.com から送信されます。

• Microsoft 365 アカウント – このオプションを選択すると、通知メールは Microsoft 365 アカウントから送信されます。[Microsoft 365 アカウントを追加] をクリックして、パネルで以下のステップを完了します。

i. [アカウントの追加] をクリックすると、Microsoft 365 アカウントの追加 パネルが表示され、以下の設定を構成します。

§ Microsoft 365 アカウントを指定 – テキストボックスで Microsoft 365 アカウントまたは共有メールボックスのユーザー名を入力して、このアカウントをメール送信者に設定します。指定した Microsoft 365 アカウントには Exchange ライセンスを持っている必要があります。

§ グループとして送信する – このオプションを有効にすると、Microsoft 365 アカウントをグループの代理として通知メールの送信を許可して、テキストボックスでグループを指定することができます。グループには Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティグループを指定することができます。受信者から見ると、このメールの送信元はグループとなります。

^*注意: グループの代理としてメールを送信するには、Exchange 管理センターで Microsoft 365 アカウントに メールボックス所有者として送信する 権限が割り当てられていることを確認します。詳細については、Exchange Online の受信者アクセス許可の管理を参照してください。

§ [保存] をクリックして、アカウントをリストに追加します。テスト メールの送信 ウィンドウが表示されます。[送信] をクリックして、メール送信者を検証するため、テストメールがメールボックスに送信されます。

ii. [保存] をクリックして構成を保存します。

• 個人用のメール サーバーおよびメール アドレス – このオプションを選択すると、通知メールがカスタムメールサーバーおよびメールアドレスから送信されます。[個人用のメール サーバーおよびメール アドレスを追加] をクリックして、パネルで以下を構成します。

i. メール サーバー – メールサーバーのアドレスを入力します。

ii. ポート – SMTP ポートを入力します。

iii. メール送信者の表示名 (必須ではありません) – メール送信者の表示名を指定できます。

^*注意: Microsoft 365 をメールサーバーとして指定し、メール送信者とメール受信者が同じテナントに存在する場合、メール送信者の指定した表示名は通知メールに表示されません。ユーザーには、Microsoft 365 で構成されたメール送信者の表示名が表示されます。

iv. メール アドレス – メールアドレスを入力して、通知メールが指定したメールアドレスから送信されます。

v. ユーザー名 – SMTP サーバー上の差出人のユーザー名を入力します。

^*注意: Microsoft 365 をメールサーバーとして使用する場合、クラウド専用 ID で Microsoft 365 ユーザーを指定することをお勧めします。ADFS 認証のユーザーをメール送信者として指定する場合、検証テストは失敗となります。

vi. パスワード – SMTP サーバーにログインする差出人のパスワードを入力します。

vii. 認証 (必須ではありません) – メール設定に応じて SSL 認証または セキュリティで保護されたパスワード認証 を選択することができます。

viii. [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。テスト メールの送信 ウィンドウが表示されます。[送信] をクリックして、メール送信者を検証するため、テストメールがメールボックスに送信されます。

5. ブランド ロゴ・バナー – 通知メールに表示されるブランドロゴおよびバナーの色を構成します。

• バナー – 以下のオプションから 1 件を選択して、メールのバナーを構成します。

o 既定のバナー – このオプションを選択して、Cloud Governance の既定色でメールのバナーを表示します。

o カスタム バナー – メールのバナーを希望の色で表示する場合、このオプションを選択して、テキストボックスで 16 進トリプレットを入力します。

o バナーなし – このオプションを選択すると、通知メールにバナーが表示されません。

• ブランド ロゴ – 以下のオプションから１件を選択して、ブランドロゴを構成します。

o 既定のブランド ロゴ – 通知メールに既定のブランドロゴが表示されます。

o カスタム ブランド ロゴ – 通知メールにカスタムブランドロゴが表示されます。[参照] をクリックして画像をアップロードします。

以下の点に注意してください。

§ アップロードできる画像のファイルタイプは、.jpg、.jpeg、.png です。

§ 画像の最大サイズは 1 MB です。

§ 画像の推奨の高さは 45 ピクセルで、推奨の幅は 420 ピクセルです。

^*注意: アップロードした画像が推奨サイズより大きい場合は、推奨サイズを満たすように自動変更されます。

o ブランド ロゴなし – このオプションを選択すると、通知メールにブランドロゴが表示されません。

6. あいさつ文 – メールのあいさつ文を希望の言語にカスタマイズするには、以下の説明を参照してください。

a. 希望する言語の編集 ( Button: Edit ) ボタンをクリックします。

b. あいさつ文のカスタマイズ パネルで、通知メールに表示するカスタムコンテンツをテキストボックスに入力します。参照の挿入 ドロップダウンリストで 表示名 ＋敬称、表示名、姓、姓 ＋敬称、名をクリックすることで、あいさつ文に表示される参照を挿入することができます (複数挿入可能)。

^*注意: 表示名 + 敬称および 姓 + 敬称参照は、あいさつ文の言語が日本語である場合にのみ使用できます。複数のユーザーにメールを送信する場合は、敬称は各ユーザーの表示名または姓の後に自動追加されます。

c. [保存] をクリックして構成を保存します。

あいさつ文をカスタマイズしないと、通知メールに既定のあいさつ文が表示されることに注意してください。

7. アクション可能メッセージ – このオプションを選択すると、承認タスクおよびエラータスクの通知メールでアクション可能メッセージを有効にします。承認タスクは承認と却下アクション、エラータスクは 再試行 と スキップ アクションを提供します。アクション可能メッセージを有効にすると、メールの受信者はメールからアクションを実行することができます。

Microsoft 365 アカウント または 個人用のメール サーバーおよびメール アドレス をメール送信者として選択する場合、アクション可能メールプロバイダーの プロバイダー ID を入力する必要があります。アクション可能メールプロバイダーを登録する方法については、付録 D – アクション可能メールプロバイダーの登録を参照してください。

以下の点に注意してください。

• アクション可能メッセージは、サポート対象クライアントを使用している Microsoft 365 の Exchange Online 上にあるすべてのメールボックスで使用可能です。対応しているクライアントに関する詳細については、操作可能なメッセージの Outlook バージョンの要件を参照してください。

• アクション可能メッセージに対応する承認タスクについては、要求の承認・却下セクション内のタスクリストを参照してください。

8. 署名とフッター – 通知メールにメールの署名とフッターを表示する方法を選択します。

• 既定の署名とフッターを使用する – このオプションを選択して、通知メールに既定の署名とフッターを使用します。

• 署名をカスタマイズする – このオプションを選択して、希望する言語の通知メールでカスタム署名を使用して、以下の手順を完了してください。

i. 希望する言語の編集 ( Button: Edit ) ボタンをクリックします。

ii. 署名のカスタマイズ パネルで、通知メールのカスタム署名を構成します。

iii. [保存] をクリックして構成を保存します。

既定では、上のセクションで作成した署名が使用されます。組織では、複数の署名を異なるメールテンプレートに適用する必要がある場合、複数の署名を有効にする を選択します。その後、以下の手順を完構成してください。

i. [署名の追加] をクリックします。

ii. 署名の追加パネルで、署名の名前を入力して説明を入力します (説明を必須ではありません)。

iii. 希望する言語の編集 ( Button: Edit ) ボタンをクリックします。署名のカスタマイズ パネルで、通知メールのカスタム署名を構成し、[保存] をクリックして構成を保存します。

iv. この署名を以下のメール テンプレートに適用します セクションで、[追加] をクリックします。メール テンプレートの追加 パネルでこの署名を使用するメールテンプレートを選択して、[保存] をクリックします。

削除 ( Button: Delete )ボタンをクリックすることで、既にリストに追加されたメールテンプレートを削除することもできます。

v. [署名の追加] パネルで [追加] をクリックして、構成を保存します。

署名のテーブルで、アクション 列の編集 ( Button: Edit ) ボタンをクリックして作成された署名を変更するか、削除 ( Button: Delete ) ボタンをクリックして署名を削除することもできます。

^*注意: カスタムメール署名の使用を選択する場合、メールフッターは通知メールに表示されなくなります。

9. すべての構成を完了した後、[プレビュー] をクリックしてメールをプレビューすることができます。プレビュー メールの送信 ウィンドウが表示されます。[送信] をクリックすると、Microsoft 365 メールアドレスまたはメール受信者として指定した Microsoft Entra プロパティ値で取得したメールアドレスにメールが送信され、以下の内容をプレビューすることができます。

• メールの受信者

• メールの送信者

• ブランド ロゴ・バナー

• あいさつ文

• 署名とフッター

メール受信者として指定したメールアドレスが使用できない場合、プレビューメールが現在ログインしているユーザーのメールボックスに送信されることに注意してください。

10. [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。