シナリオ: 大規模な組織の IT 管理者である村田さんは、組織の SharePoint および Microsoft 365 リポジトリのデータを監視しています。村田さんは、非常に大きくなる傾向があるリポジトリのサイズを維持しようとしており、非アクティブまたは期限切れのファイルをリポジトリから定期的に削除して、外部ストレージ場所に送信します。村田さんは、必要なファイルを迅速かつ簡単に検索してアーカイブしたいと考えています。

問題: SharePoint の既定機能では、Microsoft 365 でドキュメントを手動で検索してローカル ストレージ場所にダウンロードし、ダウンロードしたドキュメントを手動で外部ストレージ場所に送信した後、Microsoft 365 に戻りこれらのドキュメントを手動で削除する必要があるため、非常に時間がかかります。

解決方法: アーカイバにログインし、アーカイバ プロファイルを作成します。プロファイルでアーカイバ ルールを構成する際に、ドキュメント をオブジェクト レベルとして選択し、最終アクセス時刻、次の期間以前、2 年 を条件として構成した後、SharePoint からデータをアーカイブして削除する アクションを選択します。作成したプロファイルを、ドキュメントが存在する 1 件または複数のノードに適用し、アーカイバ ジョブを実行します。このプロファイルは、同じデータ プルーニングが必要である別のノードに再適用することもできます。特定のドキュメントが再度必要になる場合、インプレース リストアを実行して元の場所にリストアすることができます。