シナリオ: 特定のプロジェクトの完了・アーカイブされたドキュメントと進行中の未完了・アクティブ ドキュメントを区別するため、IT 管理者の伊藤さんは、完了済みのドキュメント外部ストレージにアーカイブし、Microsoft 365 でアーカイブされたドキュメントにタグを付けたいと考えています。また、ローカル標準を満たすため、完了済みのドキュメントを追加の外部ストレージ場所にエクスポートすることも考えています。

問題: SharePoint の既定機能でドキュメントのアーカイブとタグ付けを実現するため、Microsoft 365 でドキュメントを手動で検索してローカル場所にダウンロードし、手動で各ドキュメントにタグを付けてから、外部ストレージ デバイスに保存する必要があります。

解決方法: アーカイバにログインし、アーカイバ プロファイルを作成します。プロファイルでアーカイバ ルールを構成する際に、特定の条件を設定し、条件を満たすドキュメントをアーカイブします。ルールで、SharePoint からデータをアーカイブおよび保持する アクション、次のオプションを選択して各ドキュメント / アイテムにタグを付ける: および アーカイブ済み ([はい / いいえ] 列) チェックボックスを選択し、アーカイブ前にエクスポートする チェックボックスを選択してエクスポート先を構成します。構成した条件を満たすドキュメントは、ストレージ デバイスにアーカイブされ、Microsoft 365 の アーカイブ済み 列に はい でタグ付けられた後、構成したエクスポート先の Victorian Electronic Records Strategy (VERS) (PROS 99/007) Standard を満たすために VEO ファイルにエクスポートされます。VEO ファイルのメタデータと値はカスタマイズ可能です。