アーカイバ ルール ウィンドウでアーカイバ ルールを構成する方法については、以下の説明を参照してください。
1. SharePoint コンテンツをアーカイブする方法を選択してください。– 以下のオプションのいずれかを選択します。
•既存のアーカイバ ルールを再利用する – ドロップダウン リストから既存のルールを選択します。
*注意: 既存のルールはこの画面からは編集できません。
•既存のルールからコピーを作成する – ドロップダウン リストから、コピーする既存のルールを選択します。このオプションを選択すると、既存のルールの設定を変更し、変更した内容を新しいルールとして別のルール名で保存することができます。
•新しいルールを作成する – 新しいルールの 名前 と 説明 (必須ではありません) を入力します。
2. コンテンツをアーカイブするタイプを選択してください。 – ドロップダウン リストアからアーカイバ ルールのコンテンツ タイプを選択します。
*注意: 範囲 パネルで選択したノードと同等または下位レベルのコンテンツ タイプのみを選択できます。ルールにつき選択できるオブジェクト レベルは 1 件のみです。
3. アーカイブするコンテンツを定義する方法を選択してください。 – 選択したコンテンツ タイプの条件を構成します。詳細については、付録 A – 条件フィルター条件 を参照してください。
*注意: ルールの作成には、条件の追加が必要です。条件 フィールドに複数の条件を追加することができます。
•条件の設定完了後、[追加] をクリックして新しい条件を追加します。ルールの後にある [AND] リンクをクリックすると、条件間の論理関係を変更することができます (既定の論理関係は AND です)。
o AND – すべてのルールを満たすコンテンツがアーカイブされます。
o OR – いずれかのルールを満たすコンテンツがアーカイブされます。
•基本フィルター条件 の下に、アーカイバ ルールの論理関係が表示されます。例えば、論理関係が ((1 AND 2) OR 3) の場合、条件 1 および条件 2 の両方満たすコンテンツ、条件 3 を満たすコンテンツがアーカイブされます。
4. SharePoint データの処理 – オプションを選択し、アーカイブ・バックアップする SharePoint データをコントロールします。
*注意: 使用可能なアクションは上で選択したオブジェクト レベルによって異なります。詳細については、付録 E – 各オブジェクト レベルの対応済みアクション を参照してください。
•SharePoint からデータアーカイブして削除する – 選択したノード内の上で構成した条件を満たすデータをアーカイブし、下で選択するストレージ ポリシーに基づいてストレージ場所に保存します。SharePoint 内の該当するデータは削除されます。
*注意: コンテンツをアーカイブするタイプを選択してください。 フィールドで サイト コレクション を選択した場合、このルールに関連付けられているすべての SharePoint Online サイト コレクションは削除されます。削除された SharePoint Online サイト コレクションがリストア可能であることを確保するため、コントロール パネル の SharePoint サイト コンテナーからこれらのサイト コレクションを削除しないことをお勧めします。
コンテンツをアーカイブするタイプを選択してください。 フィールドで ドキュメント を選択した場合、以下のチェックボックスが選択可能になります。
o アーカイブ済みの各オブジェクトのスタブを SharePoint に残す - このチェックボックスを選択すると、アーカイブ・削除された各オブジェクトのスタブが SharePoint に残されます。
§ .aspx ファイルを残す – スタブが SharePoint Online の ASPX ファイルになります。
*注意: .aspx ファイルを開けるようにするには、アーカイバ ジョブ実行前に SharePoint Online でカスタム スクリプトを許可する必要があります。カスタム スクリプトが許可されているかどうかを確認するには、SharePoint 管理センターの 設定 ページの下部にある [クラシック設定ページ] をクリックします。カスタム スクリプト 配下で、個人用サイトでユーザーがカスタム スクリプトを実行できるようにする および セルフサービスで作成されたサイトでユーザーがカスタム スクリプトを実行できるようにする オプションが選択されていることを確認します。
§ .txt ファイルを残す – スタブが SharePoint Online の TXT ファイルになります。
§ .html ファイルを残す – スタブが SharePoint Online の HTML ファイルになります。
§ リストア リンクを残す – スタブが SharePoint のリストア リンクになります。スタブをクリックしたエンド ユーザーがリストア ページに移動されます。
o スタブを残す際に、アーカイブ済みオブジェクトのメタデータを保持しません。 – このオプションを有効にすると、スタブを残す際のパフォーマンスが向上されます。
o スタブに表示されるメッセージをカスタマイズする – このオプションを有効にすると、ユーザーがスタブをアクセスする際にオープンされるページに表示するメッセージを構成することができます。
*注意: このカスタマイズは、ASPX、TXT、HTML タイプのスタブを残すことを選択する場合にのみ使用できます。
メッセージを下のテキスト ボックスに入力します。既定では、このドキュメントはアーカイブされています。詳細については、以下を参照してください。 メッセージが表示されます。
オープンされるページに表示するプロパティのチェックボックスを選択します。
*注意: リストア リンク プロパティを選択する場合、エンド ユーザーが ReCenter でアーカイブ済みファイルをリストアできるリストア リンクが表示されます。
o ファイルと共に空のフォルダーを削除する – このチェックボックスを選択すると、フォルダーにファイルまたはスタブが含まれなくなった際に、アーカイブされたファイルと共にフォルダーが削除されます。
•SharePoint からデータをアーカイブおよび保持する – 選択したノード内の上で構成した条件を満たすデータをアーカイブし、下で選択するストレージ ポリシーに基づいてストレージ場所に保存します。このデータは、アーカイブ・バックアップされた後も SharePoint から削除されません。このオプションを選択すると、詳細構成用の以下のオプションを選択することもできます。
o 各ドキュメント / アイテムを SharePoint レコードとして宣言する – SharePoint に存在するデータまたはスタブをレコードとして宣言し、データを読み取り専用状態にします。
*注意: ルールでこのチェックボックスが選択されており、このルールがノードに適用されている場合、選択したノード内のルールを満たすドキュメント / アイテムはバックアップされ、ジョブの開始後該当するサイト コレクションの インプレース レコード管理 機能は自動的にアクティブ化されます。
o 次のオプションを選択して各ドキュメント / アイテムにタグを付ける – 選択したノード上のデータをバックアップし、データの状態を示す列 (複数追加可能) を追加します。
§ アーカイブ済み ([はい / いいえ] 列) – データのアーカイブが正常に完了すると、はい が列値として表示されます。
§ アーカイブ実行者 – 選択したノードが存在するサイト コレクション用に構成された Microsoft 365 ユーザーの表示名が列値として表示されます。
§ アーカイブ日時 – データのアーカイブ日時が列値として表示されます。
§ カスタム メタデータ– ユーザーによってカスタマイズされた列を作成します。列タイプを選択し、この列の名前と値を入力します。データのアーカイブが正常に完了すると、カスタマイズされた列およびその値が表示されます。
•ドキュメントを移動して SharePoint レコードとして宣言する – 移動元のドキュメントを構成した移動先ライブラリに移動し、移動したドキュメントを SharePoint レコードとして宣言します。テキスト ボックスに移動先となるライブラリの完全な URL を入力します。
*注意: 移動先ライブラリとして選択できるのは、テンプレートがドキュメント ライブラリまたはレコード ライブラリであるライブラリのみです。
移動先ライブラリの認証プロファイルを選択します。
*注意: サービス アカウントおよびアプリ プロファイルは AvePoint Online Services に同期されます。詳細については、AvePoint Online Services ユーザーガイド を参照してください。
o サービス アカウント を選択し、ドロップダウン リストからライブラリが存在する SharePoint Online サイト コレクションへのサイト コレクション管理者権限が付与されている既存のアカウントを選択します。
o アプリ プロファイル を選択し、ドロップダウン リストから SharePoint Online 権限が付与されている既存のアプリ プロファイルを選択します。
[検証テスト] をクリックして上記の情報を検証します。
o すべてのドキュメント バージョンを移動する – このオプションを選択して、上記で構成した条件を満たすすべてのドキュメント バージョンを移動します。
o フォルダー構造を保持する – このオプションを選択して、移動先にフォルダーを移動した後、フォルダー構造を維持します。フォルダー オブジェクト レベルに対してのみ使用可能です。
5. アーカイブする前に SharePoint データをエクスポートしますか? – アーカイブ前にエクスポートする チェックボックスを選択して、特定のアーカイバ ルールを満たす SharePoint データを構成した場所にエクスポートした後にアーカイバ ジョブを実行します。
•エクスポート先 – エクスポートしたデータを保存するエクスポート先をドロップダウン リストから選択します。[エクスポート先の新規作成] をクリックして新しいエクスポート先を作成することもできます。エクスポート先の作成の詳細については、エクスポート先の構成 を参照してください。
*注意: ここで使用できるのは、FTP、SFTP、Microsoft Azure BLOB ストレージ ストレージ タイプのエクスポート先です。
•エクスポート タイプ – 現在対応しているのは VEO ファイル エクスポート タイプのみです。エクスポートしたコンテンツは Victorian Electronic Records Strategy (VERS) Standard (PROS 99/007) を満たしています。
カスタム エクスポート設定を構成して VEO ファイルのメタデータおよび値をカスタマイズすることができます。詳細については、付録 D – VEO ファイルのためのメタデータと値のカスタマイズ を参照してください。
6. アーカイブ済みデータを保存する場所を選択してください。 – ドロップダウン リストからアーカイブ済みデータ用の構成済みストレージ ポリシーを選択するか、[ストレージ ポリシーの新規作成] を選択して新しいストレージ ポリシーを作成します。ストレージ ポリシーの作成の詳細については、ストレージ ポリシーの構成と保持ポリシーの有効化 を参照してください。
*注意: ストレージ ポリシーのストレージ タイプが Microsoft Azure BLOB ストレージ である場合、Azure ストレージのアーカイブ階層でアーカイブ済みデータを保存する アーカイブ階層に保存する チェックボックスを選択することができます。(アーカイブ階層は既定の物理デバイスに対応しません。)
7. 使用するコンテンツ タイプ– オプションを 1 件選択して、移動先に移動されたドキュメントのコンテンツ タイプを定義します。
*注意: このフィールドは、ドキュメントを移動して SharePoint レコードとして宣言する オプションが選択されている場合にのみ表示されます。
•移動元のコンテンツ タイプを保持する – 移動元のコンテンツ タイプを、移動するドキュメントと同時に移動先に移動します。
•移動元ドキュメントを移動先の既存のコンテンツ タイプと自動的に一致させる – 既存の移動先コンテンツ タイプを、移動されたドキュメントのコンテンツ タイプとして使用します。ドキュメントのコンテンツ タイプは移動先ライブラリまたはライブラリが存在するサイトで見つからない場合、このドキュメントはスキップされます。各ドキュメントの移動元メタデータの記録用 XML ファイルを生成する を選択すると、各移動されたドキュメントの移動元メタデータ記録用の XML ファイルを生成し、移動先ライブラリに保存することもできます。
8. ドキュメントの競合解決 – ドキュメントの競合解決を選択します。
*注意: このフィールドは、ドキュメントを移動して SharePoint レコードとして宣言する オプションが選択されている場合にのみ表示されます。
•スキップする – 同一名を使用しているドキュメントが移動先ライブラリに存在する場合、移動元ドキュメントの移動はスキップされます。
•上書きする – 同一名を使用しているドキュメントが移動先ライブラリに存在する場合、移動元のドキュメントは移動先ライブラリに移動され、既存のドキュメントは上書きされます。
•追加する – 同一名を使用しているドキュメントが移動先ライブラリに存在する場合、移動先のドキュメントは保持され、移動元のドキュメントは番号サフィックスのついた形式で移動先ライブラリに追加されます。
9. データの圧縮 – データの圧縮を有効にする場合、圧縮 チェックボックスを選択し、スライド バーを使用して圧縮レベルを選択します。
*注意: 圧縮レベルが低い場合、圧縮速度は速くなりますが、データ セットが大きくなります。高圧縮レベルを使用すると、圧縮速度は低下しますが、データ セットは比較的小さく、高品質となります。データ セットが小さく圧縮されると、バックアップおよびリカバリーにかかる時間が長くなる可能性があります。
10. データの暗号化 - データの暗号化を有効にする場合、暗号化 チェックボックスを選択し、セキュリティ プロファイル ドロップダウン リストからセキュリティ プロファイルを選択するか、[セキュリティ プロファイルの新規作成] を選択して新しいセキュリティ プロファイルを作成します。セキュリティ プロファイルの作成の詳細については、セキュリティ プロファイルの作成 を参照してください。
*注意: データの暗号化を有効にすると、バックアップおよびリカバリーにかかる時間が長くなります。
11. [保存] をクリックすると、構成を保存して新しいルールを作成します。構成を保存しない場合は、[キャンセル] をクリックします。