会議室管理

設定 ページの [会議室管理] をクリックすると、会議室管理 ページが表示されます。このページで、権限を持つ会議室の名前、会議室が存在するビル、会議室サイズ、人数、会議室をエンド ユーザーに表示するかどうかなどの情報を表示することができます。このページで以下のアクションを実行することができます。

1.   会議室の追加 – テーブルの上にある [新規] をクリックすると、会議室の追加 ウィンドウが表示されます。必要な情報を入力し、[保存] をクリックして会議室を追加します。

^*注意: 会議室を Outlook の会議室メールボックスに関連付けるには、Microsoft 365 グローバル管理者は SharePoint 管理センターで Place.Read.All 権限要求を承認したことを確認してください。

2.   会議室のインポート – [会議室のインポート] をクリックします。ポップアップ ウィンドウで、テンプレートをダウンロードして情報を構成し、構成済みテンプレートをアップロードして [保存] をクリックします。

3.   会議室情報の表示 – 会議室をクリックして、右側に表示される 会議室情報 ページで会議室の情報を表示することができます。

4.   会議室の表示 – 会議室がエンド ユーザーに表示する場合、表示 () ボタンを有効にします。表示しない場合は、表示を無効にします。

5.   会議室情報の編集 – 情報を編集する会議室の右側にある 編集 () ボタンをクリックすると、会議室の編集 ウィンドウが表示されます。ウィンドウでフィールドを編集し、[保存] をクリックして編集を保存します。

6.   会議室の削除 – 会議室の右側にある 削除 () ボタンをクリックして、会議室を削除します。

7.   会議室の更新 – ページの右上にある 更新 () ボタンをクリックして、このページに表示されている会議室を更新します。

ビルの管理

設定 ページの [ビル管理] をクリックすると、ビル管理 ページが表示されます。このページで、権限を持つビルの名前、並び順、ビルをエンド ユーザーに表示するかどうかなどの情報を表示することができます。このページで以下のアクションを実行することができます。

1.   ビルの追加 – テーブルの上にある [新規] をクリックすると、ビルの追加 ウィンドウが表示されます。必要な情報を入力し、[保存] をクリックしてビルを追加します。

2.   ビル情報の表示 – ビルをクリックして、右側に表示される ビル情報 ページでビルの情報を表示することができます。

3.   ビルの表示 – 表示 () スイッチをクリックして、ビルがユーザーに表示するかどうかを設定します。

4.   ビルの編集 – 情報を編集するビルの右側にある 編集 () ボタンをクリックすると、ビルの編集 ウィンドウが表示されます。ウィンドウでフィールドを編集し、[保存] をクリックして編集を保存します。

5.   ビルの削除 – ビルの右側にある 削除 () ボタンをクリックして、ビルを削除します。

6.   ビルの更新 – ページの右上にある 更新 () ボタンをクリックして、このページに表示されているビルを更新します。

プロパティ一覧

設定 ページの [プロパティ一覧] をクリックすると、プロパティ一覧 ページが表示されます。このページで、プロパティ名、プロパティ タイプ、会議室の追加または編集時にプロパティの入力が必須であるかどうか、プロパティをエンド ユーザー表示するかどうか、説明、既定値、最大文字数、最大値、最小値など、会議室のすべてのプロパティ情報を表示することができます。このページで以下のアクションを実行することができます。

1.   プロパティの追加 – テーブルの上にある [新規] をクリックすると、プロパティの追加 ウィンドウが表示されます。必要な情報を入力し、[保存] をクリックしてプロパティを追加します。

2.   プロパティ情報の表示 – プロパティ名をクリックして、プロパティ情報 ウィンドウでプロパティの情報を表示することができます。

3.   プロパティの表示 – 表示 () スイッチをクリックして、プロパティをユーザーに表示するかどうかを設定します。

^*注意: 一部のプロパティの表示設定を変更できません。

4.   プロパティ情報の編集 – プロパティの右側にある 編集 () ボタンをクリックして、プロパティ情報を編集します。プロパティの編集 ウィンドウでプロパティ情報を編集します。編集の完了後、[更新] をクリックして編集を保存します。または、プロパティ情報 ウィンドウの [編集] をクリックします。その後、プロパティの編集 ウィンドウでフィールドを編集し、[更新] をクリックして編集を保存します。

^*注意: 編集できないフィールドは灰色で表示されています。

5.   プロパティの削除 – プロパティの右側にある 削除 () ボタンをクリックして、プロパティを削除します。

^*注意: カスタム プロパティのみを削除できます。

6.   プロパティの更新 – ページの右上にある 更新 () ボタンをクリックして、このページに表示されているプロパティを更新します。

会議室フィルター管理

設定 ページの [会議室フィルター管理] をクリックすると、会議室フィルター管理 ページが表示されます。このページでは、ホームページで会議室を検索する際に、フィルター ウィンドウで使用できるフィルターを表示・管理することができます。

フィルター ウィンドウで、フィルターの並び順をクリックし、ドロップダウン リストからオプションを選択することで、フィルターの並び順を編集することができます。

フィルターの 表示 のスイッチをオンにすると、そのフィルターは フィルター ウィンドウに表示されます。フィルター ウィンドウに表示されない場合、そのフィルターの 表示 のスイッチをオフに設定します。

構成が完了して右上にある [更新] をクリックすると、構成された設定が フィルター ウィンドウに更新されます。

更新 () ボタンをクリックすると、ページに表示されているフィルターが更新されます。

[キャンセル]、戻る () ボタン、または [設定] をクリックして、設定 ページに戻ります。

メール送信設定

設定 ページの [メール送信設定] をクリックすると、メール送信設定 ページが表示されます。このページで、異なる予約ステージで送信するメールを構成することができます。メール送信設定を構成する方法については、以下の説明を参照してください。

 

1.   更新するメール送信設定を選択してください フィールドで、ドロップダウン リストからメール送信設定を選択します。該当するテンプレートの送信設定が表示されます。

2.   メール設定 配下で、以下のフィールドを編集できます。

•    メール件名 – 必要に応じて、メール件名テキスト ボックス内のメール件名を編集します。件名に {件名}、{会議室名}、{予約者氏名} に 1 件以上の変数を挿入することができます。メール通知で、挿入した変数は対応する予約情報に置き換えられます。

•    説明 – 必要に応じて、説明テキスト ボックス内のコンテンツを編集します。説明に、メールに関連する予約情報を入力することもできます。

o  並び順 – 並び順のドロップダウン リストから予約情報の並び順を選択します。

o  プロパティ名 – プロパティ名のドロップダウン リストから予約情報を選択します。

o  値 – プロパティで入力・登録されたコンテンツが自動的に表示されます。

プロパティの右側にある 削除 () ボタンをクリックすることで、メール送信設定からその予約情報を削除することができます。また、プロパティ名の下にある [新規] をクリックして 並び順 および プロパティ名 のフィールドを構成することで、メール送信設定に予約情報を追加することもできます。

^*注意: メール送信設定に追加できるプロパティは件名、会議室、ビル、フロア、開始日時、終了日時、予約者氏名、出席者、備考です。上記のすべてのプロパティが追加された場合、新規 が灰色で表示され、プロパティを追加できなくなります。

•    末尾説明 – 必要に応じて、末尾説明テキスト ボックスに末尾説明を入力します。

3.   [プレビュー] をクリックしてメール テンプレートをプレビューすることができます。

4.   [保存] をクリックして編集内容を保存します。

CSV 出力

設定 ページの [CSV 出力] をクリックすると、CSV 出力 ページが表示されます。このページで、カスタム期間を定義し、カスタム期間内の権限を持つ会議室予約を出力することができます。出力方法について、以下の説明を参照してください。

1.   開始日 フィールドをクリックして、カレンダーから開始日を選択します。

2.   終了日 フィールドをクリックして、カレンダーから終了日を選択します。

3.   [CSV 出力] をクリックし、権限を持つすべての予約を CSV ファイルに出力します。

監査履歴

設定 ページの [監査履歴] タイルをクリックすると、監査履歴 ページが表示されます。このページで、会議室、ビル、予約者氏名、開始日時と終了日時、修正者、修正日時、状態、記録など、すべてまたはフィルター済みの会議室予約の情報を確認することができます。このページで、以下のアクションを実行することができます。

1.   予約のフィルター – テーブルの上部にある 選択 ドロップダウン リストをクリックし、オプションを選択して、選択したオプションの状態で予約をフィルターします。選択したオプションをクリックしてオプションの選択を解除するか、フィールド内の選択したオプションの右側にある 削除 () ボタンをクリックして選択を削除することができます。

2.   監査履歴の表示 – 会議室予約の右側にある [履歴の表示] をクリックし、履歴の表示 ウィンドウでその予約の監査履歴を表示することができます。

3.   予約の更新 – ページの右上にある 更新 () ボタンをクリックして、ページに表示されている予約を更新します。

ユーザー管理

設定 ページの [ユーザー管理] をクリックすると、ユーザー管理 ページが表示されます。このページには グローバル管理者 および ユーザー タブがあります。

グローバル管理者 タブには、グローバル管理者が表示されます。グローバル管理者はアプリへのフル アクセス許可を持っているユーザーです。編集 () ボタンをクリックして、編集 ウィンドウでグローバル管理者を編集します。

^*注意: Microsoft 365 へのサインインがブロックされているユーザーは、グローバル管理者として追加することができません。

ユーザー タブには、短期予約権限を持つユーザーおよび 長期予約権限を持つユーザー があります。既定では、これらのユーザーは利用日の 3 か月間または 1 年間前から会議室を予約することができます。期間を構成することができます。各ユーザー タイプの右上にある 編集 () ボタンをクリックして、そのタイプのユーザーを表示・編集します。

^*注意: Microsoft 365 へのサインインがブロックされているユーザーは、アプリ ユーザーとして追加することができません。

編集 ウィンドウで、現在編集しているロールは読み取り専用状態で ロール フィールドに表示されます。期間およびそのタイプのユーザーを編集する方法については、以下の説明を参照してください。

1.   期間 フィールドで、期間を定義します。

•    短期予約権限を持つユーザー の場合、数値を入力し、日単位 または 月単位 から単位を選択し期間を定義します。

•    長期予約権限を持つユーザー の場合、年 の前に数値を入力して期間を定義します。

2.   ユーザー名 / グループ名 フィールドで、ロールの割り当て先となるユーザーまたはグループの名前を入力し、推奨リストから目的のユーザーまたはグループを選択します。

3.   上記の手順を繰り返し、ロールを複数のユーザーおよびグループに割り当てることができます。

4.   ユーザーまたはグループの右側にある 削除 () ボタンをクリックして、そのユーザーまたはグループを削除することができます。

5.   編集の完了後、[保存] をクリックして編集を保存します。

^*注意: 両ロールに “すべてのユーザー” グループおよび “外部ユーザー以外のすべてのユーザー” グループを追加することができます。ただし、アプリがプライベート サイトに存在し、組織のポリシーでプライベート サイトに “外部ユーザー以外のすべてのユーザー” グループを追加することが禁止されている場合、このグループを追加すると、エラーが発生します。この場合、SharePoint 管理者またはグローバル管理者を連絡してください。

予約登録フォームの構成

設定 ページの [予約登録フォームの構成] をクリックすると、予約登録フォームの構成 ページが表示されます。

このページで、予約登録フォームの情報を表示・構成することができます。

1.   予約登録フォームの情報を収集するには、対応するプロパティの 表示 を有効にして収集するか、対応する切り替えを無効にして情報を収集しません。

•    Teams 会議 – このプロパティがエンド ユーザーに表示する場合、ユーザーが会議室を予約する際に Microsoft Teams 会議をスケジュールするかどうかを選択することができます。

•    プライベート会議 – このプロパティがエンド ユーザーに表示する場合、ユーザーが会議室を予約する際に会議をプライベートに設定するかどうかを選択することができます。これにより、タイトル、参加者など会議のプライベート情報は、申請者・参加者・関連管理者以外のユーザーに表示されません。

2.   プロパティを編集するには、プロパティの横にある 編集 () ボタンをクリックします。プロパティの編集 ウィンドウで、要件に基づいてプロパティを編集します。編集後、[更新] をクリックします。

予約情報保管方法

設定 ページの [予約情報保管方法] タイルをクリックすると、予約情報保管方法 ページが表示されます。

このページで、アプリの予約情報の保管方法を選択します。

•    1 リスト – すべての予約情報を 1 リストに保管します。

•    リスト分割 – 予約情報を複数のリストに分割して保管します。1 リストに 4800 件まで保管し、それより増える場合に自動的に新たにリストを作成し、そちらに保管します。このオプションは、大量のストレージ データの管理に適用されます。

リスト分割 を選択する場合、[保存] をクリックして構成を保存します。

^*注意: 保存すると、予約情報管理方法を変更できなくなります。

アプリの権限

ユーザー ロールおよびアプリへのユーザー権限については、以下の表を参照してください。

権限		ユーザー ロール					コメント
		アプリ管理者	ビル管理者	会議室管理者	予約管理者	エンド ユーザー
ユーザーの管理		✔
プロパティ一覧の管理		✔
ビル	追加	✔
	削除	✔
	編集	✔	✔				ビル管理者は、自分が所有するビルをのみ編集することができます。
会議室の管理		✔	✔	✔
会議室フィルター管理		✔
レポートのエクスポート		✔	✔	✔	✔		アプリ管理者はすべてのビルの予約レポートをエクスポートできますが、その他のユーザーは自分が所有するビルのみをエクスポートできます。
監査履歴の表示		✔
メール テンプレートの管理		✔
自分の予約一覧の管理		✔	✔	✔	✔	✔
予約の管理		✔	✔		✔
予約の表示		✔	✔	✔	✔	✔