OneDrive のルール設定

OneDrive のルール設定を構成するには、以下の説明を参照してください。

1.   このルールで管理するコンテンツを選択してください。 – ルール条件を構成します。構成したルール条件を満たすコンテンツのみはこのルールによって管理されます。対応しているルール条件の詳細については、OneDrive のルール条件 を参照してください。

ルール条件を追加するには、追加 () ボタンをクリックし、ルール条件を構成します。

ルール条件を削除する場合は、条件の横にある 削除 () ボタンをクリックします。

複数のルール条件を追加する場合、AND または OR を選択してルール条件間のロジック関係を定義します。

2.   コンテンツの処理方法を選択してください。ルール アクションを選択して、構成したルール条件を満たすコンテンツの管理する方法を定義します。

•    コンテンツをアーカイブして破棄する – このチェックボックスを選択すると、上記で構成した条件を満たすコンテンツがアーカイブされ、ストレージ場所に定義された期間保存されます。該当するコンテンツは OneDrive から削除されます。

o  現在のバージョンおよび指定した数の旧バージョンを保持して、それ以外のバージョンをアーカイブして破棄する – このオプションを選択すると、現在のバージョンおよび指定した数の旧バージョンを保持し、それ以外のバージョンをアーカイブして破棄する場合は、このオプションを選択します。

o  現在のバージョンおよび指定した数の旧バージョンをアーカイブする – ドキュメントの現在のバージョンおよび指定した数の旧バージョンはアーカイブする場合は、このチェックボックスを選択します。その他の旧バージョンは削除されます。

o  各ドキュメントのスタブを残す – OneDrive で各ドキュメントにスタブを残します。このオプションを選択する場合、ドロップダウン リストからスタブ テンプレートを選択します。

o  宣言済みレコードを含む – レコード (錠前アイコン付き) として宣言されたファイルを破棄する場合、このチェックボックスを選択します。

•    コンテンツを削除して破棄する – OneDrive 内のコンテンツを破棄する場合、このオプションを選択します。

o  現在のバージョンおよび指定した数の旧バージョンを保持する – ドキュメントの現在のバージョンおよび指定した数の旧バージョンを保持する場合は、このチェックボックスを選択します。その他の旧バージョンは削除されます。

o  宣言済みレコードを含む – レコード (錠前アイコン付き) として宣言されたファイルを破棄する場合、このチェックボックスを選択します。

•    コンテンツの宣言やタグ付けを実行する – オブジェクトを OneDrive で変更不可能にしたり、追加のメタデータでオブジェクトにタグを付けたりします。

o  各ドキュメント / アイテムを変更不可能なレコードとして宣言する – ルールを満たすデータまたはスタブをレコードとして宣言し、OneDrive で読み取り専用状態にします。

o  以下の情報で各ドキュメント / アイテムにタグを付ける – データにメタデータを追加します。

§ アーカイブ済み (はい / いいえ) – データに アーカイブ済み 列を追加します。既定値は はい です。

§ アーカイブ実行者 – データに アーカイブ実行者 列を追加します。列の値はデータを処理したユーザーの名前です。

§ アーカイブ日時 – データに アーカイブ日時 列を追加します。値は、ルール アクションを実行するためにジョブを実行する日時になります。

§ カスタム列 – データにカスタム列を追加します。列タイプを選択し、この列の名前と値を入力します。

•    コンテンツをエクスポートする – コンテンツをデジタル保存形式でエクスポートするには、このオプションを選択します。

i.    エクスポート形式を選択します。

§ VEO ファイル – エクスポートしたコンテンツは Victorian Electronic Records Strategy (VERS) Standard (PROS 99/007) を満たしています。

^*注意: VEO ファイルのメタデータをカスタマイズするには、設定 > エクスポート設定 に移動して VEO 構成ファイルを構成します。

§ NAA – ドキュメントとドキュメントの列は、オーストラリア国立公文書館 (NAA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NAA 構成ファイルを構成します。

§ NARA – ドキュメントとドキュメントの列は、国立公文書館記録管理局 (NARA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NARA 構成ファイルを構成します。

ii.   エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を選択します。

§ エクスポート先を選択する – 設定 > エクスポート設定 で設定された既定のエクスポート先が自動的に入力されますが、別のエクスポート先を選択することもできます。

§ エクスポート先ライブラリを入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、移動先ライブラリの URL を検証します。

§ ツリーから移動先ライブラリを選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。

•    コンテンツを新しい場所に移動する – 移動元ドキュメントを新しいライブラリに移動するには、このオプションを選択します。

*注意: 移動先ライブラリとして選択できるのは、テンプレートが ドキュメント ライブラリ または レコード ライブラリ であるライブラリのみです。

i.    移動先ライブラリを選択します。

§ 移動先を入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、移動先ライブラリの URL を検証します。

§ ツリーから移動先を選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。

ii.   移動先で同一名のオブジェクトが既に存在する場合、次から競合解決を選択します。

§ スキップして移動先オブジェクトを保持する

§ 移動先オブジェクトを上書きする

§ 移動先に移動する際にサフィックスを追加する

iii.  移動先に移動された各ドキュメントを変更不可能なレコードとして宣言する – 移動先で移動されたドキュメントを読み込み専用なレコードとして宣言するかどうかを選択します。

iv.   フォルダー構造を移動先に保持する – このオプションを選択して、移動先にフォルダーを移動した後、フォルダー構造を維持します。フォルダー オブジェクト レベルに対してのみ使用可能です。

v.    すべてのドキュメント バージョンを移動する – 既定では、ドキュメントの現在のバージョンのみを移動先に移動します。ドキュメントのすべてのバージョンを移動する場合、このチェックボックスを選択します。

3.   アクションの実行前にコンテンツをエクスポートしますか? – このチェックボックスを選択する場合、アーカイブする前にコンテンツのスナップショットをエクスポートします。

a.   エクスポート形式を選択します。

o  VEO ファイル – エクスポートしたコンテンツは Victorian Electronic Records Strategy (VERS) Standard (PROS 99/007) を満たしています。

^*注意: VEO ファイルのメタデータをカスタマイズするには、設定 > エクスポート設定 に移動して VEO 構成ファイルを構成します。

o  NAA – ドキュメントとドキュメントの列は、オーストラリア国立公文書館 (NAA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 ページに移動し、NAA 構成ファイルを構成します。

o  NARA – ドキュメントとドキュメントの列は、国立公文書館記録管理局 (NARA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NARA 構成ファイルを構成します。

b.   エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を選択します。

o  エクスポート先を選択する – 設定 > エクスポート設定 で設定された既定のエクスポート先が自動的に入力されますが、別のエクスポート先を選択することもできます。

o  エクスポート先ライブラリを入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、移動先ライブラリの URL を検証します。

o  ツリーから移動先ライブラリを選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。

4.   ストレージ場所の選択 – ストレージ場所を選択して、このルールによってアーカイブされたコンテンツを保存します。既定では、設定 > グローバル ストレージ設定 で設定された既定のストレージ場所は、ここで自動的に選択されます。

•    アクセス層の選択 – 自分の Microsoft Azure BLOB ストレージをストレージ場所として使用する場合、データを保持するアクセス層を選択できます。

o  データを既定のアクセス層に保存する

o  データをコールド階層に保存する

o  データをアーカイブ階層に保存する

•    アーカイブ済みデータを保持する – アーカイブ済みデータをストレージ場所に保持するかどうかを選択できます。アーカイブ済みデータの保持を選択する場合、ストレージ場所に保存される期間を定義するための保持ルールを構成してから、保存期間に達した際にストレージ場所に保存されているアーカイブ済みデータの処理方法のアクションを選択する必要があります。

o  次の期間以前 を選択し、期間 (日間、か月間、または年間) を構成して、アーカイブされた時間が構成した期間より前のアーカイブ済みコンテンツを削除します。

o  保持期間に到達する場合のデータの処理方法を選択します。

§ データを削除する – ストレージ場所からアーカイブ済みデータを削除する場合は、このオプションを選択します。さらに、スタブを元の場所から削除する 設定が利用可能で、アーカイブ済みコンテンツのスタブを元の場所から削除するかどうかを決定することができます。

§ 論理的に削除する – 誤ってデータ損失を防ぐため、データを完全削除する前に特定の期間保持する場合は、このオプションを選択します。保持期間内に、データを必要に応じてリストアすることができます。

データを完全削除する前に __ __ 保持します – データを定義した期間 (日間、週間、か月間、年間) を保存します。

*注意: この機能を使用する場合は、AvePoint サポートに連絡して、バックエンドでの機能の有効化を依頼してください。AvePoint ストレージでは利用できません。

§ アクセス層を変更する – 自分の Microsoft Azure BLOB をストレージ場所として使用しようとしている場合、保持期間に到達する際にアーカイブ済みデータのアクセス層を変更することができます。