OneDrive のルール設定

OneDrive のルール設定を構成するには、以下の説明を参照してください。

1.   このルールで管理するコンテンツを選択してください。– ルール条件を構成します。構成したルール条件を満たすコンテンツのみはこのルールによって管理されます。対応しているルール条件の詳細については、OneDrive のルール条件 を参照してください。

ルール条件を追加するには、追加 () ボタンをクリックし、ルール条件を構成します。

ルール条件を削除する場合は、条件の横にある 削除 () ボタンをクリックします。

複数のルール条件を追加する場合、AND または OR を選択してルール条件間のロジック関係を定義します。

2.   コンテンツの処理方法を選択してください。 – ルール アクションを選択して、構成したルール条件を満たすコンテンツの管理する方法を定義します。

•    コンテンツを削除して破棄する – OneDrive 内のコンテンツを破棄する場合、このオプションを選択します。

^*注意: 現在保持されているオブジェクトは、ルール アクションの強制 ジョブによって削除されることはありません。

o  宣言済みレコードを含む – SharePoint レコード (錠前アイコン付き) として宣言されたドキュメントおよびアイテムを破棄する場合、このチェックボックスを選択します。

o  各ドキュメントのスタブを残す – ドキュメントの破棄後、元の場所にスタブを残す場合、このチェックボックスを選択します。このオプションを選択する場合、ドロップダウン リストからスタブ テンプレートを選択してスタブの詳細を定義します。

o  ドキュメント / アイテムの破棄前に保持ラベルを削除する – このチェックボックスを選択する場合、ドキュメントに適用されている保持ラベルを削除して、ドキュメントの削除を可能にします。

o  破棄の猶予期間を有効にする – SharePoint Online でコンテンツを破棄する前に、コンテンツをストレージ場所に定義した期間保存する場合、このチェックボックスを選択します。

*注意: AvePoint Opus はインプレース ソリューションであるため、データは自分のテナントにのみ保存されます。ただし、このオプションを選択すると、データは最終に破棄される前に構成されたストレージ場所に定義された期間に保存されます。

•    コンテンツをアーカイブ ストレージに移動する – コンテンツをアーカイブ ストレージに定義した期間移動し、OneDrive のコンテンツを破棄する場合は、このオプションを選択します。

*注意: AvePoint Opus はインプレース ソリューションであるため、データは自分のテナントにのみ保存されます。ただし、このオプションを選択すると、データは最終に破棄される前に構成されたストレージ場所に定義された期間に保存されます。

以下のアクションを定義することができます。

o  各ドキュメントのスタブを残す – OneDrive でドキュメントの破棄後、元の場所にスタブを残す場合、このチェックボックスを選択します。このオプションを選択する場合、ドロップダウン リストからスタブ テンプレートを選択してスタブの詳細を定義します。

o  ドキュメント / アイテムの破棄前に保持ラベルを削除する – このチェックボックスを選択する場合、ドキュメントに適用されている保持ラベルを削除して、ドキュメントの削除を可能にします。

•    コンテンツの宣言やタグ付けを実行する – ドキュメント / アイテムを OneDrive で変更不可能なレコードとして宣言したり、追加のメタデータでドキュメント / アイテムにタグを付けたりする場合は、このオプションを選択します。

o  各ドキュメント / アイテムを変更不可能なレコードとして宣言する – OneDrive で各ドキュメント/アイテムを読み取り専用状態のレコードとして宣言する場合、このチェックボックスを選択します。

o  以下の情報で各ドキュメント / アイテムにタグを付ける – ドキュメント / アイテムにメタデータを追加する場合、このチェックボックスを選択します。

§ アーカイブ済み (はい / いいえ) – データに アーカイブ済み 列を追加します。既定値は はい です。

§ アーカイブ実行者 – データに アーカイブ実行者 列を追加します。列の値はデータを処理したユーザーの名前です。

§ アーカイブ日時 – データに アーカイブ日時 列を追加します。値は、ルール アクションを実行するためにジョブを実行する日時になります。

§ カスタム列 – データにカスタム列を追加します。列タイプを選択し、この列の名前と値を入力します。

§ 保持ラベル – データに保持ラベルを追加します。OneDrive サイトに公開されている Microsoft 365 保持ラベル名を入力すると、Microsoft 365 保持ラベルを使用して保持を強制することができます。

•    コンテンツをエクスポートする – コンテンツをデジタル保存形式でエクスポートするには、このオプションを選択します。

i.    エクスポート形式を選択します。

§ VEO ファイル – エクスポートしたコンテンツは Victorian Electronic Records Strategy (VERS) Standard (PROS 99/007) を満たしています。

^*注意: VEO ファイルのメタデータをカスタマイズするには、設定 > エクスポート設定 に移動して VEO 構成ファイルを構成します。

§ NAA – ドキュメントとドキュメントの列は、オーストラリア国立公文書館 (NAA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 ページに移動し、NAA 構成ファイルを構成します。

§ NARA – ドキュメントとドキュメントの列は、国立公文書館記録管理局 (NARA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NARA 構成ファイルを構成します。

ii.   エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を選択します。

§ エクスポート先を選択する – 設定 > エクスポート設定 で設定された既定のエクスポート先が自動的に入力されが、別のエクスポート先を選択することもできます。

§ エクスポート先ライブラリを入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、移動先ライブラリの URL を検証します。

§ ツリーから移動先ライブラリを選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。

•    コンテンツを新しい場所に移動する – ドキュメントを新しいライブラリに移動するには、このオプションを選択します。

*注意: 移動先ライブラリとして選択できるのは、テンプレートが ドキュメント ライブラリ または レコード ライブラリ であるライブラリのみです。

i.    移動先ライブラリを選択します。

§ 移動先を入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、ライブラリの URL を検証します。

§ ツリーから移動先を選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。

ii.   移動先で同一名のオブジェクトが既に存在する場合、次から競合解決を選択します。

§ スキップして移動先オブジェクトを保持する

§ 移動先オブジェクトを上書きする

§ 移動先に移動する際にサフィックスを追加する

iii.  移動先に移動された各ドキュメントを変更不可能なレコードとして宣言する – 移動先で移動されたドキュメントを読み込み専用なレコードとして宣言するかどうかを選択します。

iv.   移動元の分類を移動先に保持する – 各ドキュメントが移動先に移動された後、移動先で移動元分類を保持するかどうかを選択します。チェックボックスを選択しない場合、各移動されたドキュメントは移動先分類に従います。

3.   手動承認を有効にしますか?– 手動承認は既定で有効化されています。オブジェクトが処分される前に、レコードの確認者はオブジェクトを確認する必要があります。承認されたオブジェクトだけは処分されます。

手動承認を有効にした後は、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を指定する必要があります。以前に作成した承認プロセスを選択して承認を実行するか、ユーザー / グループ(対応するグループ タイプ: Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、配布グループ) の名前を手動で入力して、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を定義することができます。その後、承認待ちのレコードが存在する際に、レコードの確認者にメール通知を送信するかどうかを選択することができます。

4.   アクションの実行前にコンテンツをエクスポートしますか? – このチェックボックスを選択する場合、アーカイブする前にコンテンツのスナップショットをエクスポートします。

a.   エクスポート形式を選択します。

o  VEO ファイル – エクスポートしたコンテンツは Victorian Electronic Records Strategy (VERS) Standard (PROS 99/007) を満たしています。

^*注意: VEO ファイルのメタデータをカスタマイズするには、設定 > エクスポート設定 に移動して VEO 構成ファイルを構成します。

o  NAA – ドキュメントとドキュメントの列は、オーストラリア国立公文書館 (NAA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 ページに移動し、NAA 構成ファイルを構成します。

o  NARA – ドキュメントとドキュメントの列は、国立公文書館記録管理局 (NARA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NARA 構成ファイルを構成します。

b.   エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を選択します。

o  エクスポート先を選択する – 設定 > エクスポート設定 で設定された既定のエクスポート先が自動的に入力されますが、別のエクスポート先を選択することもできます。

o  エクスポート先ライブラリを入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、移動先ライブラリの URL を検証します。

o  ツリーから移動先ライブラリを選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。

5.   ストレージ場所の選択 – ストレージ場所を選択して、このルールによってアーカイブされたコンテンツを保存します。既定では、設定 > グローバル ストレージ設定 で設定された既定のストレージ場所は、ここで自動的に選択されます。

•    アクセス層の選択 – 自分の Microsoft Azure BLOB ストレージをストレージ場所として使用する場合、データを保持するアクセス層を選択できます。

o  データを既定のアクセス層に保存する

o  データをコールド階層に保存する

o  データをアーカイブ階層に保存する

•    アーカイブ済みデータを保持する – アーカイブ済みデータをストレージ場所に保持するかどうかを選択できます。

o  選択したルール アクションが上記の コンテンツを破棄する と 破棄の猶予期間を有効にする である場合、次の期間以前 保持ルールを構成して、期間 (日間、か月間、または年) を構成できます。この期間より古いアーカイブ時間のアーカイブ済みデータは、ストレージ場所から削除されます。さらに、スタブを元の場所から削除する 設定が利用できるようになり、アーカイブ済みコンテンツのスタブを元の場所から削除するかどうかを決定することができます。アーカイブ済みデータのプルーニング ジョブは、設定 > スケジュール設定 で構成するスケジュールに基づいて定期的に開始されます。

o  選択したルール アクションが上記の コンテンツをアーカイブ ストレージに移動する である場合、次の期間以前 ルールを構成して期間 (日間、か月間、年間) を設定し、アーカイブされた期間がこの期間より古いアーカイブ済みデータをストレージ場所から削除するか、次の日時以前 の保持ルールを構成して日時 (現在の日時より前) を設定し、アーカイブされた日時がこの日時より前のアーカイブ済みデータをストレージ場所から削除することができます。

さらに、手動承認を有効にする を有効にして、ストレージ場所内のアーカイブ済みデータはストレージ場所から削除される前に、レコードの確認者によって確認される必要があります。承認されたデータのみは削除されます。

手動承認を有効にした後は、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を指定する必要があります。以前に作成した承認プロセスを選択して承認を実行するか、ユーザー / グループ(対応するグループ タイプ: Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、配布グループ) の名前を手動で入力して、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を定義することができます。その後、承認待ちのレコードが存在する際に、レコードの確認者にメール通知を送信するかどうかを選択することができます。