Exchange Online のルール設定

Exchange Online のルール設定を構成するには、以下の説明を参照してください。

1.   このルールで管理するコンテンツを選択してください。 – ルール条件を構成します。構成したルール条件を満たすコンテンツのみはこのルールによって管理されます。対応しているルール条件の詳細については、Exchange Online のルール条件 を参照してください。

ルール条件を追加するには、追加 () ボタンをクリックし、ルール条件を構成します。

ルール条件を削除する場合は、条件の横にある 削除 () ボタンをクリックします。ルール条件を構成します。

複数のルール条件を追加する場合、AND または OR を選択してルール条件間のロジック関係を定義します。

2.   コンテンツの処理方法を選択してください。ルール アクションを選択して、構成したルール条件を満たすコンテンツの管理する方法を定義します。

•    コンテンツを破棄する – Exchange Online 内のコンテンツを破棄する場合は、このオプションを選択します。

•    レコードの宣言やタグ付けを実行する – Exchange Online メールボックスに公開されている Microsoft 365 保持ラベル名を入力すると、Microsoft 365 保持ラベルを使用して保持を強制することができます。

•    コンテンツをエクスポートする – コンテンツをデジタル保存形式でエクスポートするには、このオプションを選択します。

i.    エクスポート形式を選択します。

§ VEO ファイル – エクスポートしたコンテンツは Victorian Electronic Records Strategy (VERS) Standard (PROS 99/007) を満たしています。

^*注意: VEO ファイルのメタデータをカスタマイズするには、設定 > エクスポート設定 に移動して VEO 構成ファイルを構成します。

§ NAA – ドキュメントとドキュメントの列は、オーストラリア国立公文書館 (NAA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 ページに移動し、NAA 構成ファイルを構成します。

§ NARA – ドキュメントとドキュメントの列は、国立公文書館記録管理局 (NARA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NARA 構成ファイルを構成します。

ii.   エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を選択します。

§ エクスポート先を選択する – 設定 > エクスポート設定 で設定された既定のエクスポート先が自動的に入力されますが、別のエクスポート先を選択することもできます。

§ エクスポート先ライブラリを入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、移動先ライブラリの URL を検証します。

§ ツリーから移動先ライブラリを選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。

•    コンテンツを新しい場所に移動する – メールをライブラリに移動する場合は、このオプションを選択します。

*注意: 移動先ライブラリとして選択できるのは、テンプレートが ドキュメント ライブラリ または レコード ライブラリ であるライブラリのみです。

i.    移動先ライブラリを選択します。

§ 移動先を入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、ライブラリの URL を検証します。

§ ツリーから移動先を選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。

ii.   メタデータに関連付けられているコンテンツを移動する場合、メタデータを含む チェックボックスを選択します。[マッピングの追加] をクリックして、Exchange メタデータを選択し、255 文字以内で移動先列名を入力します。

^*注意: この設定は AvePoint Opus の新しい UI でのみ利用できます。

Opus は特定の列名を使用して移動先ライブラリで列を見つけない場合、特定の名前で テキスト タイプの列は移動先ライブラリで作成されます。移動元 Exchange メタデータは列の値として移動先ライブラリに移動されます。

特定の名前を持つ列が既に移動先ライブラリに存在する場合、以下のことが発生します。

§ 移動先列のタイプが テキスト である場合、移動元 Exchange メタデータは列の値として移動先ライブラリに移動されます。

§ 移動先列のタイプが移動元 Exchange メタデータの属性と互換性がある場合、移動元 Exchange メタデータは列の値といて移動先ライブラリに移動されます。

§ 移動先列が Built-in 列である場合、移動元 Exchange メタデータは移動先ライブラリに移動できません。

iii.  移動先で同一名のオブジェクトが既に存在する場合、次から競合解決を選択します。

§ スキップして移動先オブジェクトを保持する

§ 移動先オブジェクトを上書きする

§ 移動先に移動する際にサフィックスを追加する

iv.   Exchange Online からメールを破棄する – メールが移動先に移動された後、Exchange Online からメールを破棄するかどうかを選択します。

v.    移動元の分類を移動先に保持する – 各メールが移動先に移動された後、移動先で移動元分類を保持するかどうかを選択します。チェックボックスを選択しない場合、各移動されたメールは移動先分類に従います。

3.   手動承認を有効にしますか?– 手動承認は既定で有効化されています。オブジェクトが処分される前に、レコードの確認者はオブジェクトを確認する必要があります。承認されたオブジェクトだけは処分されます。

手動承認を有効にした後は、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を指定する必要があります。以前に作成した承認プロセスを選択して承認を実行するか、ユーザー / グループ(対応するグループ タイプ: Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、配布グループ) の名前を手動で入力して、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を定義することができます。その後、承認待ちのレコードが存在する際に、レコードの確認者にメール通知を送信するかどうかを選択することができます。

4.   アクションの実行前にコンテンツをエクスポートしますか? – このチェックボックスを選択する場合、アーカイブする前にコンテンツのスナップショットをエクスポートします。

a.   エクスポート形式を選択します。

o  VEO ファイル – エクスポートしたコンテンツは Victorian Electronic Records Strategy (VERS) Standard (PROS 99/007) を満たしています。

^*注意: VEO ファイルのメタデータをカスタマイズするには、設定 > エクスポート設定 に移動して VEO 構成ファイルを構成します。

o  NAA – ドキュメントとドキュメントの列は、オーストラリア国立公文書館 (NAA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 ページに移動し、NAA 構成ファイルを構成します。

o  NARA – ドキュメントとドキュメントの列は、国立公文書館記録管理局 (NARA) に準拠した形式でエクスポートすることができます。

^*注意: エクスポートされるドキュメントの列とエクスポートされる CSV ファイル内の表示名を定義するには、設定 > エクスポート設定 に移動し、NARA 構成ファイルを構成します。

b.   エクスポートされたコンテンツを保存するエクスポート先を選択します。

o  エクスポート先を選択する – 設定 > エクスポート設定 で設定された既定のエクスポート先が自動的に入力されますが、別のエクスポート先を選択することもできます。

o  エクスポート先ライブラリを入力する – 移動先ライブラリの完全 URL を入力します。[検証テスト] をクリックし、移動先ライブラリの URL を検証します。

o  ツリーから移動先ライブラリを選択する – ツリーから移動先ライブラリを選択します。