一般設定

以下の 2 つの質問に対する回答を選択し、[保存] をクリックして変更を保存します。

1.   レコード管理オプションを有効化しますか?

•    はい – レコード管理オプションを有効にするには、このオプションを選択します。

•    いいえ – レコード管理オプションを無効にするには、このオプションを選択します。

2.   固有 ID 列を OneDrive に表示しますか?

•    はい – このオプションを選択すると、各ドキュメントの固有 ID を表示するために、選択したノード内のすべてのライブラリに固有 ID 列が追加されます。

^*注意: OneDrive で自動生成されたドキュメント ID 列を表示して、各ドキュメントの固有 ID を表示する場合は、固有 ID 設定の構成 を設定することを勧めします。

•    いいえ – このオプションを選択すると、選択したノード内のライブラリに各ドキュメントの固有 ID を表示するための固有 ID 列が追加されません。

用語設定

用語の分類を使用せずに OneDrive のコンテンツを管理するには、無効化 () ボタンをクリックすることで分類を無効化することができます。分類せずにデータのルールを設定し、[保存] をクリックして構成した設定を保存します。

•    ルールの追加 – [ルールの追加] をクリックすると、ドキュメント / メール オブジェクト レベルが表示されます。ドロップダウン リストから、コンテナーに適用するルールを選択します。ルール ページで OneDrive に生成されたすべてのルールが表示されます。これらのルールはそれぞれ選択可能です。ルールを選択した後、表示 () ボタンをクリックしてルールの詳細を表示するか、削除 () ボタンをクリックしてルールを削除することができます。

同じ行の 作成 () ボタンをクリックして、新しいルールを作成することも可能です。ルール作成の詳細については、ルールの管理 を参照してください。

•    ルール順序の変更 – 複数のルールが追加された場合、ルールの順序を変更できます。ルール順序を変更する場合は、順序 列にある下矢印をクリックし、このルールに新しい順序を選択します。

用語の分類を使用して OneDrive のコンテンツを管理するには、有効化 () ボタンをクリックして選択したコンテナーの用語分類を有効にします。OneDrive オブジェクトを用語で分類すると、選択した用語に関連するルールが OneDrive オブジェクトに適用されます。そのため、OneDrive オブジェクトを管理するために、ルールを強制する ルール アクションの強制 ジョブを実行することができます。

用語設定を構成するには、以下の説明を参照してください。

1.   利用可能な用語を設定するための用語範囲の選択 – 用語グループを展開し、用語セット・用語を範囲として選択します。検索 ページで OneDrive コンテンツを再分類すると、その範囲内のすべての用語を選択することができます。

2.   用語の適用方法 – 用語を OneDrive のコンテンツに適用する方法を選択します。

•    手動で用語を選択する – 用語を OneDrive のコンテンツに自動的に適用しません。検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、OneDrive コンテンツの分類列の値は空になります。検索 ページで OneDrive コンテンツを再分類する際に、定義した用語範囲で用語を手動で選択できます。

•    既定の用語を設定する – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、既定の用語は OneDrive コンテンツに適用されます。検索 ページで OneDrive コンテンツを再分類する際に、定義した用語範囲内から用語を選択して変更することができます。

•    条件に基づいて用語を自動設定する – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、下記に定義する条件に基づいて、OneDrive コンテンツに対して異なる用語を自動入力します。検索 ページで OneDrive コンテンツを再分類する際に、定義した用語範囲内から用語を選択して変更することができます。

•    スマート分類 – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、用語はスマート分類でドキュメントに適用されます。

既定の用語を設定する を用語の適用方法として選択する場合、以下の説明を参照してください。

1.   既定の用語を設定する – テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、分類に既定の用語を設定します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[選択] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

2.   既存のドキュメントに適用する – OneDrive に既に存在しているドキュメントを分類するかどうかを選択します。

3.   既存の宣言済みレコードに適用する – 宣言済みレコードに定義された用語を適用するかどうかを選択します。

4.   ドキュメントが既に用語で分類されている場合の処理方法を選択してください。– 競合解決を選択します。

•    既存の用語を上書きする

•    スキップして既存の用語を保持する

条件に基づいて用語を自動設定する を用語の適用方法として選択する場合、以下の説明を参照してください。

1.   条件と用語の定義 – 条件グループで条件を構成してから、用語を定義します。用語は、構成した条件を満たすドキュメントに適用されます。

a.   追加 () ボタンをクリックして、条件を構成します。対応する条件の詳細については、OneDrive のルール条件 を参照してください。

1 件以上の条件が追加された場合、メッセージ内の すべて または いずれか リンクをクリックして、条件間の論理関係を定義します (すべて は既定の論理関係です)。

o  ルール – ドロップダウン リストからルールを選択します。

o  条件 – ドロップダウン リストから条件を選択します。

o  値 – ルールの値を入力します。

条件を削除するには、条件の横にある 削除 () ボタンをクリックします。

b.   テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、用語を選択します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

c.    [条件グループの追加] をクリックし、他の条件グループを追加します。

2.   ドキュメントが上で定義した条件に合致しない場合: – 定義した条件に合致しないドキュメントの分類方法を選択します。

•    手動で用語を選択する – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、定義した条件に合致しないドキュメントの分類列の値は空になります。検索 ページで OneDrive コンテンツを再分類する際に、定義した用語範囲で用語を手動で選択できます。

•    既定の用語を設定する – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、既定の用語は定義した条件に合致しないドキュメントに適用されます。

テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、分類に既定の用語を指定します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

•    スマート分類 – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、用語はスマート分類でドキュメントに適用されます。

スマート分類を選択した後、特定の確認者にスマート分類を確認させるかどうかを選択することができます。ユーザーまたはグループ (対応するグループ タイプ:Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、配布グループ)の名前を入力して、スマート分類の確認を担当する確認者を定義することができます。続いて、メール通知を送信するかどうかを選択します。検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、スマート分類は 確認待ちのスマート用語 インターフェイスに表示され、確認する必要なスマート分類が存在する旨のメール通知が確認者に送信されます。レコードの確認者は通知メールのリンクをクリックして、個人のタスク > 確認待ちのスマート用語 ページに移動し、レコードを確認することができます。

この用語の適用方法を選択する場合、スマート分類で分類できないドキュメントの分類方法を選択する必要があります。

o  手動で用語を選択する – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、スマート分類で分類できないドキュメントの分類列の値は空になります。定義した用語範囲から分類列の値となる用語を手動で選択できます。

o  既定の用語を設定する – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、既定の用語はスマート分類で分類できないドキュメントに適用されます。

テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、用語を既定の分類列の値として指定します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

3.   ドキュメントが既に用語で分類されている場合の処理方法を選択してください。– 競合解決を選択します。

•    既存の用語を上書きする

•    スキップして既存の用語を保持する

4.   既存のすべてのドキュメントをスキャンする – 既存のすべてのドキュメントをスキャンし、構成した条件に基づいてスキャンされたドキュメントに用語を自動入力するかどうかを選択します。このチェックボックスを選択する場合、検索用のコンテンツ同期 ジョブは既存のすべてのドキュメントをスキャンします。チェックボックスを選択しない場合、検索用のコンテンツ同期 ジョブは、前のジョブと現在のジョブの期間内に追加または変更されたドキュメントのみをスキャンします。

5.   既存の宣言済みレコードに適用する – 宣言済みレコードに定義された用語を適用するかどうかを選択します。

スマート分類 を用語の適用方法として選択する場合、以下の説明を参照してください。

1.   スマート分類の確認 – 特定の確認者にスマート分類を確認させるかどうかを選択することができます。ユーザーまたはグループ (対応するグループ タイプ:Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、配布グループ)の名前を入力して、スマート分類の確認を担当する確認者を定義することができます。続いて、メール通知を送信するかどうかを選択します。検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、スマート分類は 確認待ちのスマート用語 インターフェイスに表示され、確認する必要なスマート分類が存在する旨のメール通知が確認者に送信されます。レコードの確認者は通知メールのリンクをクリックして、個人のタスク > 確認待ちのスマート用語 ページに移動し、レコードを確認することができます。

2.   ドキュメントがスマート分類で分類できない場合の処理方法を選択します– スマート分類で分類できないドキュメントの分類方法を選択します。

•    手動で用語を選択する – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、スマート分類で分類できないドキュメントの分類列の値は空になります。定義した用語範囲から分類列の値となる用語を手動で選択できます。

•    既定の用語を設定する – 検索用のコンテンツ同期 ジョブの完了後、既定の用語はスマート分類で分類できないドキュメントに適用されます。

テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、用語を既定の分類列の値として指定します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

3.   ドキュメントが既に用語で分類されている場合の処理方法を選択してください。– 競合解決を選択します。

•    既存の用語を上書きする

•    スキップして既存の用語を保持する

4.   既存のすべてのドキュメントをスキャンする – 既存のすべてのドキュメントをスキャンし、スマート分類でスキャンされたドキュメントに用語を適用するかどうかを選択します。このチェックボックスを選択する場合、検索用のコンテンツ同期 ジョブは既存のすべてのドキュメントをスキャンします。チェックボックスを選択しない場合、検索用のコンテンツ同期 ジョブは、前のジョブと現在のジョブの期間内に追加または変更されたドキュメントのみをスキャンします。

5.   既存の宣言済みレコードに適用する – 既定では、OneDrive でレコードとして宣言されたアイテムは、用語が適用される際にスキップされます。このオプションを選択する場合、AvePoint Opus はレコードの宣言を撤回し、スマート分類で用語を適用して、その後アイテムをレコードとして再宣言します。ジョブの実行後、このオプションは自動的に選択解除されることに注意してください。

手動承認設定

手動承認プロセスを有効にするかどうかを選択します。手動承認プロセスを有効にする場合、ルール条件を満たすオブジェクトは、処分される前にレコード確認者の確認が必要です。特定の場所のレコードを手動承認プロセスで実行しない場合、手動確認をスキップすることを選択できます。

以下のことに注意してください。

•    場所で構成された手動承認プロセスは、ルールに適用された手動承認プロセスより優先されます。

•    この場所に対する手動確認をスキップする オプションは AvePoint Opus の新しい UI にのみ利用できます。

手動承認プロセスを有効にした後は、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を指定する必要があります。以前に作成した承認プロセスを選択して承認を実行するか、ユーザー / グループ(対応するグループ タイプ: Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、配布グループ) の名前を手動で入力して、オブジェクトの承認を担当するレコードの確認者を定義することができます。その後、承認待ちのレコードが存在する際に、レコードの確認者にメール通知を送信するかどうかを選択することができます。

処分する前にオブジェクトを確認する詳細については、承認待ちレコードの確認 を参照してください。

ルール アクションの強制ジョブ スケジュール

スケジュールを構成して、ルール アクションの強制 ジョブを実行する頻度を定義します。このジョブは、OneDrive コンテンツを管理するために、選択した OneDrive ノードにルールを適用するために使用されます。

スケジュール ジョブ設定を構成し、[保存] をクリックして構成した設定を保存するには、以下の説明を参照してください。

•    スケジュールなし – 既にジョブ スケジュールが構成された場合、ジョブ スケジュールをキャンセルできます。

•    スケジュールを構成する – カスタム スケジュールを構成して、ジョブを実行します。スケジュールを構成するには、以下の説明を参照してください。

^*注意: 子ノードと親ノードの両方にスケジュールが構成されている場合、子ノードは親ノードからの継承を解除します。子ノードは独自のスケジュールに基づいてジョブを実行します。

o  開始日時 – ジョブの開始日時を指定します。カレンダー () ボタンをクリックし、開始日時を選択します。[OK] をクリックして保存します。

o  間隔 – ジョブを再実行する間隔を指定します。ルール アクションの強制ジョブを毎月の固定日にスケジュールすることで、規則性と一貫性のある情報ライフサイクル管理を確保できます。

o  終了日時なし – 手動で終了するまでジョブが繰り返し実行します。

o  次の回後に終了__回 – このフィールドで構成した回数の後にジョブが停止します。

o  終了日時 __ – 指定した日時にジョブが終了します。

o  [コンテンツを破棄する] または [コンテンツをアーカイブ ストレージに移動する] ルール アクションをスキップする – ジョブを実行する際に、コンテンツの破棄またはアーカイブをスキップする場合、このチェックボックスを選択または選択解除します。

o  コンテンツをアーカイブする際に IRM 保護ファイルの暗号化を解除する – ジョブを実行する際にコンテンツをアーカイブする際に IRM 保護ファイルの暗号化を解除するかどうかを選択します。

^*注意: この設定は AvePoint Opus の新しい UI でのみ利用できます。