シナリオ: 業務上不要になったコンテンツを削除することで、ストレージ コストを削減し、ユーザーが業務に関連する情報のみにアクセスできるようにしたいと考えています。レコード マネージャーである小林さんは、処分タスクを実行する前に、今後対処が必要なすべてのアイテムについて報告したいと考えています。

問題:SharePoint Online のネイティブ機能を使用する場合、小林さんは各チームのサイトを開き、削除が必要なドキュメントがあるかどうかを確認し、会社の要件を満たすドキュメントを手動で削除する必要があります。これは、非常に手間のかかる作業になります。

解決方法: 小林さんは AvePoint Opus にログインし、アクションが必要なアイテムを確認できる アクション期限に到達するコンテンツ レポート を生成します。確認後、ルール アクションの強制ジョブ を実行して、ビジネス オーナーによる手動承認プロセスを含むアクションを実行します。保留中のコンテンツは必要なアクションが実行され、ユーザーは古いコンテンツに煩わされることなく、自分の仕事に必要な情報を見つけることができます。