シナリオ: 会社の大規模プロジェクトが完了し、コンテンツをアーカイブに移動する準備ができました。レコード マネージャーである小林さんは、これらのファイルを保存可能な場所に転送したいと考えていますが、現在も使用中のプロジェクト情報が保存されているサイトのスペースを取らないようにしたいと考えています。

問題:SharePoint Online のネイティブ機能を使用する場合、小林さんは各チームのサイトに移動して、新しい場所に移動する必要があるドキュメントを確認し、さらに手動で新しい場所への移動を実行する必要があります。これは、非常に手間のかかる作業です。

解決方法: 小林さんは AvePoint Opus にログインし、プロジェクトのドキュメントを特定するルールを作成し、コンテンツを新しい場所に移動 を選択します。プロジェクトのサイトに ルール アクションの強制 ジョブを実行すると、特定のドキュメントは新しい場所に自動移動され、プロジェクトのサイトにはアクティブなコンテンツだけが残られます。