情報ライフサイクル モジュール用のルールを作成するには、以下の説明を参照してください。
1. 左ペインからルール コンテナーを選択します。選択したルール コンテナー内のルールが画面右側に表示されます。
2. [作成] をクリックして、ルール コンテナーに新しいルールを作成します。ルールの作成 パネルが表示されます。
3. ルール概要 – 以下の情報を入力してください。
•名前 – ルールの名前を入力します。
•説明 – ルールの説明を入力します (必須ではありません)。
•新規ルールを作成する – 新しいルールを作成する場合は、このオプションを選択します。
既存のルールからコピーする – 既存のルールを再利用する場合は、このオプションを選択します。ドロップダウン リストから既存のルールを選択すると、既存のルールの設定が表示されます。ルール設定を変更して、この既存のルールに基づいて新しいルールを作成できます。
•ルール コンテナー – 選択されたルール コンテナーが自動入力されます。必要に応じて、別のルール コンテナーを選択できます。
•モジュール – 情報ライフサイクルのルールを作成するには、情報ライフサイクル を選択します。
*注意: サブスクリプションに 情報ライフサイクル および ストレージ最適化 モジュールが含まれている場合、この設定が表示されます。
•オブジェクト レベル – このルールを使用して管理するコンテンツのタイプを選択します。
|
オブジェクト レベル |
適用可能なコンテンツ ソース |
|
ドキュメント / メール |
•SharePoint Online •OneDrive •Exchange Online •ファイル システム •SharePoint オンプレミス •Azure ファイル共有 •Box •コネクタ •Google ドライブ |
|
アイテム |
•SharePoint Online •SharePoint オンプレミス |
|
フォルダー / 物理フォルダー |
•SharePoint Online •物理レコード |
|
リスト / ライブラリ / 物理ボックス |
•SharePoint Online •物理レコード |
|
サイト |
•SharePoint Online |
|
サイト コレクション |
•SharePoint Online |
•処分クラス – ルールの処分クラスまたは処分権限番号を入力します。NAA・NARA エクスポート形式またはエクスポート用語を使用してドキュメントをエクスポートする際、入力された処分クラスまたは処分権限番号はルール プロパティとしてエクスポートされます。
これにより、同じルールを満たすドキュメントおよびコンテナー レベルのオブジェクトをマークすることができます。保持および処分スケジュールまたはその他の承認文書から処分クラスまたは処分権限番号を取得できます。
•コンテンツ ソース – コンテンツ ソースを選択します (複数選択可能)。上記で選択したオブジェクト レベルは 選択できる利用可能なコンテンツ ソースを決定します。
4. [次へ] をクリックします。
5. ルール設定 – 上記で選択した各コンテンツ ソースのルール設定を構成します。ルール設定の詳細については、以下のセクションを参照してください。
6. [保存] をクリックしてこの新しいルールを保存します。
各コンテンツ ソースで利用可能ルール アクションについては、以下の表を参照してください。これらのルール アクションは、コンテンツの処理方法を選択してください。 ステップで見つけることができます。
|
コンテンツ ソース |
ルール アクション | |
|
SharePoint Online |
コンテンツを破棄する |
関連レコードを含む |
|
宣言済みレコードを含む | ||
|
ドキュメント / アイテムの破棄前に保持ラベルを削除する | ||
|
各ドキュメントのスタブを残す | ||
|
破棄の猶予期間を有効にする | ||
|
コンテンツをアーカイブ ストレージに移動する |
各ドキュメントのスタブを残す | |
|
ドキュメント / アイテムの破棄前に保持ラベルを削除する | ||
|
コンテンツの宣言やタグ付けを実行する |
各ドキュメント / アイテムを変更不可能なレコードとして宣言する | |
|
以下の情報で各ドキュメント / アイテムにタグを付ける: •アーカイブ済み (はい / いいえ) •アーカイブ実行者 •アーカイブ日時 •カスタム列 •保持ラベル | ||
|
コンテンツをエクスポートする | ||
|
コンテンツを新しい場所に移動する |
移動先に移動された各ドキュメントを変更不可能なレコードとして宣言する | |
|
移動元の分類を移動先に保持する | ||
|
OneDrive |
コンテンツを破棄する |
宣言済みレコードを含む |
|
ドキュメント / アイテムの破棄前に保持ラベルを削除する | ||
|
各ドキュメントのスタブを残す | ||
|
破棄の猶予期間を有効にする | ||
|
コンテンツをアーカイブ ストレージに移動する |
各ドキュメントのスタブを残す | |
|
ドキュメント / アイテムの破棄前に保持ラベルを削除する | ||
|
コンテンツの宣言やタグ付けを実行する |
各ドキュメント / アイテムを変更不可能なレコードとして宣言する | |
|
以下の情報で各ドキュメント / アイテムにタグを付ける: •アーカイブ済み (はい / いいえ) •アーカイブ実行者 •アーカイブ日時 •カスタム列 •保持ラベル | ||
|
コンテンツをエクスポートする | ||
|
コンテンツを新しい場所に移動する |
移動先に移動された各ドキュメントを変更不可能なレコードとして宣言する | |
|
移動元の分類を移動先に保持する | ||
|
Exchange Online |
コンテンツを破棄する | |
|
コンテンツの宣言やタグ付けを実行する |
保持ラベル | |
|
コンテンツをエクスポートする | ||
|
コンテンツを新しい場所に移動する |
Exchange Online でのメールを破棄する | |
|
移動元の分類を保持する | ||
|
物理レコード |
コンテンツを破棄する |
関連レコードを含む |
|
ボックス内のフォルダーがすべて破棄された場合にボックスを破棄する | ||
|
コンテンツを新しい場所に移動する | ||
|
ファイル システム |
コンテンツを破棄する |
各ドキュメントのスタブを残す |
|
コンテンツをアーカイブ ストレージに移動する | ||
|
コンテンツを新しい場所に移動する | ||
|
SharePoint オンプレミス |
コンテンツを破棄する |
宣言済みレコードを含む |
|
各ドキュメントのスタブを残す | ||
|
コンテンツの宣言やタグ付けを実行する |
各ドキュメント / アイテムを変更不可能なレコードとして宣言する | |
|
以下の情報で各ドキュメント / アイテムにタグを付ける: •アーカイブ済み (はい / いいえ) •アーカイブ実行者 •アーカイブ日時 •カスタム列 | ||
|
Azure ファイル共有 |
コンテンツを破棄する |
各ドキュメントのスタブを残す |
|
Box |
コンテンツを破棄する | |
|
コネクタ |
コンテンツを破棄する | |
|
Google ドライブ |
コンテンツを破棄する | |
|
コンテンツをエクスポートする | ||
|
コンテンツを新しい場所に移動する | ||
各コンテンツ ソースで利用可能な補足ルール アクションを一覧表示するには、以下の表を参照してください。
|
コンテンツ ソース |
補足ルール アクション | ||
|
手動承認を有効にする |
アクションの実行前にコンテンツをエクスポートする |
対応するエクスポート形式 | |
|
SharePoint Online |
○ |
○ |
•VEO ファイル •NAA •NARA |
|
OneDrive |
○ |
○ |
•VEO ファイル •NAA •NARA |
|
Exchange Online |
○ |
○ |
•VEO ファイル •NAA •NARA |
|
物理レコード |
○ |
× |
該当なし |
|
ファイル システム |
○ |
× |
該当なし |
|
SharePoint オンプレミス |
○ |
× |
該当なし |
|
Azure ファイル共有 |
○ |
× |
該当なし |
|
Box |
○ |
× |
該当なし |
|
コネクタ |
○ |
× |
該当なし |
|
Google ドライブ |
○ |
○ |
NARA |