シナリオ: レコード マネージャーである小林さんは、異なるカテゴリで別々のチーム サイトに存在する数千のドキュメントを分類したいと思っています。各チーム サイトには、分類が必要なドキュメントを含む多くのライブラリが存在します。また、これらのライブラリ自体も分類する上でカテゴリが必要です。

問題: SharePoint Online のネイティブ機能を使用する場合、小林さんは各ライブラリを開き、ライブラリ内の各ドキュメントに対して手動でカテゴリ列を作成し、列値を割り当てる必要があります。これは、非常に手間のかかる作業となります。

解決方法: 小林さんは AvePoint Opus にログインし、用語管理機能を使用して、同じインターフェイス内の異なるライブラリにあるドキュメントのカテゴリ・分類に使用する用語を作成し、それらの用語を SharePoint Online に同期させることができます。小林さんは、コンテンツ ソース管理機能を使用することで、SharePoint Online のライブラリ間を移動することなく、同一のインターフェイス内ですべてのライブラリに列を作成し、用語を既定の列値として設定することができます。既存のドキュメントに適用する チェックボックスを選択すると、既存のすべてのドキュメントが既定の列値を使用して自動的に分類されます。