分析が完了すると、分析セットアップ中に定義されたフィルターおよびルールを満たすデータが含まれている 標準プロファイル という名前の Built-in プロファイルが自動生成されます。
選択したフィルター・ルール・並び替えオプションでカスタム プロファイルを作成することができます。その後、Opus は選択したプロファイルに基づいてレポートを更新します。
プロファイルを作成するには、以下の説明を参照してください。
1. [プロファイルの作成] をクリックして、プロファイルの作成 パネルを開きます。
2. プロファイル名 – プロファイルの名前を入力します。
3. 更新日時の範囲 – 時間範囲を設定します。最終更新日時が構成した更新日時の範囲内にあるファイルはレポートされます。
4. ファイル サイズ – ファイル サイズを設定します。構成された条件を満たすサイズのファイルがレポートされます。
5. ファイル タイプ – ファイル タイプを選択します。構成された条件を満たすファイル タイプがレポートされます。
6. 並べ替え基準 – ファイルを並べ替える並べ替えオプションを選択します。
7. [保存] をクリックして、プロファイルを作成します。プロファイルの分析 ジョブが開始され、ジョブ モニター に移動して詳細を表示することができます。
非アクティブ データをアーカイブまたは破棄するには、以下の説明を参照してください。
*注意: AvePoint Opus の従来の UI と 新しい UI の機能が異なります。アーカイブまたは破棄 ボタンは古い UI で使用できません。
1. プロファイルのドロップダウン リストから、非アクティブ データ レポートを生成するプロファイルを選択します。
2. 非アクティブ データ セクションで、管理するデータの範囲を選択します。コンテナー ビュー にすべてのコンテナーが表示され、サイト コレクション ビュー にすべてのサイト コレクションが表示されています。
3. [アーカイブまたは破棄] をクリックして アーカイブまたは破棄 パネルを表示します。
4. アクションを実行するデータ範囲の定義 – 更新日時の範囲、ファイル サイズ、ファイル タイプなどプロファイルで定義された範囲とフィルターが自動的に適用されます。必要に応じて更新することができます。
5. 管理するオブジェクトの定義 – 上記で定義した範囲内のすべてのファイルを管理するか、非アクティブ データ ルールまたは ROT データ ルールを選択してバージョンやファイルを絞り込むことで、特定のファイルおよびバージョンを管理することが選択できます。
6. 実行するアクションの定義 – バージョンおよびファイルに対する実行するアクションを選択します。
•ファイルをアーカイブして破棄する – ファイルをストレージ場所にアーカイブして定義した期間保存します。これらのファイルはコンテンツ ソースで破棄されます。
さらに、アーカイブして破棄されたファイルについては、以下のアクションを選択して実行することができます。
o ドキュメントが処分された後に元の場所にスタブを残す場合、各ドキュメントのスタブを残す を選択してください。スタブ テンプレートを選択して、スタブ詳細を定義します。利用可能なスタブ テンプレートが存在しない場合、設定 > スタブ テンプレート管理 に移動してスタブ テンプレートを作成してください。
o SharePoint レコードとして宣言されたファイル (錠前アイコン付き) を破棄する場合、宣言済みレコードを含む を選択します。
•ファイルを破棄する – このオプションを選択して、コンテンツ ソース内のファイルを破棄します。
•バージョンをアーカイブして破棄する – バージョンをストレージ場所にアーカイブして定義した期間保存します。これらのバージョンはコンテンツ ソースから破棄されます。
•バージョンを破棄する – このオプションを選択して、コンテンツ ソース内のバージョンを破棄します。
7. ストレージ場所の選択 – ストレージ場所を選択して、アーカイブされたデータを保存します。既定では、設定 > グローバル ストレージ設定 で設定された既定のストレージ場所は、ここで自動的に選択されます。
8. データのアーカイブまたは破棄ジョブの開始日時の選択 – 変更を保存した後に データのアーカイブまたは破棄 ジョブをすぐに実行するには、ただちに実行する を選択するか、時間を構成する を選択して、ジョブを実行する時間を設定することを選択します。
9. [保存] をクリックして変更を保存します。
10. データのアーカイブまたは破棄 ジョブを実行して実際に変更を行う前に、[シミュレーション] をクリックして 検出と分析のシミュレーション ジョブを実行することができます。このジョブは構成されたルールを満たすコンテンツをレポートし、正しいコンテンツが識別されたことを確認することができます。これにより、実際のプロセスが意図したデータのみに影響を与え、エラーまたは意図しないデータ損失のリスクを最小限に抑えることができます。
非アクティブ データを CSV ファイルにエクスポートするには、[エクスポート] をクリックします。最適化可能なデータのエクスポート ジョブが開始され、ジョブ モニター に移動して詳細を表示することができます。ダウンロード センター でダウンロード プロセスが開始されます。ダウンロード プロセスの完了後、[ダウンロード] をクリックしてファイルをダウンロードすることができます。