選択したフィルターおよび並べ替え基準オプションでプロファイルを作成し、システムは選択したプロファイルに基づいてレポートを作成します。
プロファイルを作成するには、以下の説明を参照してください。
1. [プロファイルの作成] をクリックして、プロファイルの作成 パネルを開きます。
2. プロファイル名 – プロファイルの名前を入力します。
3. 更新日時の範囲 – 時間範囲を設定します。最終更新日時が構成した更新日時の範囲内にあるファイルはレポートされます。
4. ファイル サイズ – ファイル サイズを設定します。構成された条件を満たすサイズのファイルがレポートされます。
5. ファイル タイプ – ファイル タイプを選択します。構成された条件を満たすファイル タイプがレポートされます。
6. 並べ替え基準 – ファイルを並べ替える並べ替えオプションを選択します。
7. [保存] をクリックして、プロファイルを作成します。
非アクティブ データをアーカイブまたは破棄するには、以下の説明を参照してください。
*注意: AvePoint Opus の従来の UI と 新しい UI の機能が異なります。アーカイブまたは破棄 ボタンは古い UI で使用できません。
1. プロファイルを選択して非アクティブ データ レポートを作成します。
2. 範囲を選択し、[アーカイブまたは破棄] をクリックして アーカイブまたは破棄 パネルを表示します。
3. アクションを実行するデータ範囲の定義 - 更新日時の範囲、ファイル サイズ、ファイル タイプなどプロファイルで定義された範囲とフィルターが自動的に適用されます。必要に応じて更新することができます。
4. 管理するオブジェクトの定義 – 上記で定義した範囲内のすべてのファイルを管理するか、非アクティブ データ ルールまたは ROT データ ルールを選択してバージョンやファイルを絞り込むことで、特定のファイルおよびバージョンを管理することが選択できます。
5. 実行するアクションの定義 – バージョンおよびファイルに対する実行するアクションを選択します。
•ファイルをアーカイブして破棄する – ファイルをストレージ場所にアーカイブして定義した期間保存します。これらのファイルはコンテンツ ソースで破棄されます。
さらに、アーカイブして破棄されたファイルについては、以下のアクションを選択して実行することができます。
o ドキュメントが処分された後に元の場所にスタブを残す場合、各ドキュメントのスタブを残す を選択します。スタブ テンプレートを選択して、スタブ詳細を定義します。利用可能なスタブ テンプレートが存在しない場合、設定 > スタブ テンプレート管理 に移動してスタブ テンプレートを作成します。
o SharePoint レコードとして宣言されたファイル (錠前アイコン付き) を破棄する場合、宣言済みレコードを含む を選択します。
•ファイルを破棄する – コンテンツ ソース内のファイルを破棄します。
•バージョンをアーカイブして破棄する – バージョンをストレージ場所にアーカイブして定義した期間保存します。これらのバージョンはコンテンツ ソースから破棄されます。
•バージョンを破棄する – コンテンツ ソース内のバージョンを破棄します。
6. ストレージ場所の選択 – ストレージ場所を選択して、アーカイブされたデータを保存します。既定では、設定 > グローバル ストレージ設定 で設定された既定のストレージ場所は、ここで自動的に選択されます。
7. データのアーカイブまたは破棄ジョブのスケジュール – 変更を保存した後に データのアーカイブまたは破棄 ジョブをすぐに実行するには、ただちに実行する を選択するか、時間を構成する を選択して、ジョブを実行する時間を設定することを選択します。
8. [保存] をクリックして変更を保存します。
9. データのアーカイブまたは破棄 ジョブを実行して実際に変更を行う前に、[シミュレーション] をクリックして 検出と分析のシミュレーション ジョブを実行することができます。このジョブは構成されたルールを満たすコンテンツをレポートし、正しいコンテンツが識別されたことを確認することができます。これにより、実際のプロセスが意図したデータのみに影響を与え、エラーまたは意図しないデータ損失のリスクを最小限に抑えることができます。