メール テンプレートの構成

メール テンプレート管理 ページには、いくつかの標準 Built-in メール テンプレートが表示されています。各メール テンプレートの詳細については、以下の内容を参照してください。

関連機能

テンプレート名

説明

対応している参照

物理レコードの管理

エンド ユーザー向けの貸出申請の送信テンプレート

エンド ユーザーが既存の物理ボックスまたはフォルダーの貸出申請を送信した後、このテンプレートのメール通知はエンド ユーザーに送信され、申請が正常に送信されたことを通知します。

•    $Request.ID$

•    $Request.Comment$

•    $Request.Requester$

•    $Request.Assignee$

•    $Request.Requester.FirstName$

•    $PhysicalRecords.Name$

•    $PhysicalRecords.UID$

レコード マネージャー向けの貸出申請の送信テンプレート

エンド ユーザーが既存の物理ボックスまたはフォルダーの貸出申請を送信した後、このテンプレートのメール通知はレコード マネージャーに送信され、処理する必要な申請があることを通知します。

エンド ユーザー向けの貸出申請の承認テンプレート

既存の物理ボックスまたはフォルダーの貸出申請がレコード マネージャーによって承認された後、このテンプレートのメール通知はエンド ユーザーに送信され、申請の結果を通知します。

エンド ユーザー向けの貸出申請の却下テンプレート

既存の物理ボックスまたはフォルダーの貸出申請がレコード マネージャーによって却下された後、このテンプレートのメール通知はエンド ユーザーに送信され、申請の結果を通知します。

エンド ユーザー向けの作成申請の送信テンプレート

エンド ユーザーが物理ボックス・フォルダー・レコードの作成申請を送信した後、このテンプレートのメール通知はエンド ユーザーに送信され、申請が正常に送信されたことを通知します。

レコード マネージャー向けの作成申請の送信テンプレート

エンド ユーザーが物理ボックス・フォルダー・レコードの作成申請を送信した後、このテンプレートのメール通知はレコード マネージャーに送信され、処理する必要な申請があることを通知します。

エンド ユーザー向けの作成申請の承認テンプレート

物理ボックス・フォルダー・レコードの作成申請がレコード マネージャーによって承認された後、このテンプレートのメール通知はエンド ユーザーに送信され、申請の結果を通知します。

エンド ユーザー向けの作成申請の却下テンプレート

物理ボックス・フォルダー・レコードの作成申請がレコード マネージャーによって却下された後、このテンプレートのメール通知はエンド ユーザーに送信され、申請の結果を通知します。

確認待ちのスマート用語

スマート分類確認タスク テンプレート

承認待ちのレコードが存在する場合、このテンプレートのメール通知はレコードの確認者に送信されます。

•    $Request.Reviewer$

•    $Request.Comment$

•    $Request.Link$

•    $Request.Reviewer.FirstName$

•    $Current.Date$

$Current Date$ の場合、このパラメータに数字を入力することで、特定の日付 (例: $Current Date+7$) を指定することもできます。現在の日時はメール通知が送信される日時になります。

ストレージ場所へリストア方法でのアーカイブ済みコンテンツのリストア

リストアされたコンテンツにアクセスするためのパスワード

このテンプレートのメール通知は、ストレージ場所へリストア方法でアーカイブ済みコンテンツをリストアしたユーザーに送信されます。ユーザーはパスワードを使用してリストアされたデータにアクセスすることができます。

•    $Request.Reviewer$

•    $Request.JobId$

•    $Request.Location$

•    $Request.Password$

•    $Request.Reviewer.FirstName$

確認待ちのレコード

レコード確認者向けの手動承認テンプレート

承認待ちのレコードが存在する場合、このテンプレートのメール通知は確認者に送信されます。

•    $Request.Reviewer$

•    $Request.Comment$

•    $Request.Link$

•    $Request.Reviewer.FirstName$

•    $Current.Date$

$Current Date$ の場合、このパラメーターに数字を入力することで、特定の日付 (例: $Current Date+7$) を指定することもできます。現在の日時はメール通知が送信される日時になります。

ジョブ通知

ジョブ通知

このテンプレートのメール通知は、ジョブの状態を通知するために受信者に定期的に送信されます。

•    $Request.Reviewer$

•    $Notification.Summary$

 

レコードの確認者向けの標準的な手動承認テンプレートを使用する代わりに、[作成] をクリックして、レコードが承認待ちの際にレコードの確認者に送信されるカスタマイズされたメール テンプレートを作成できます。また、メール テンプレートの横にある [コピー] をクリックし、既存のメール テンプレートから設定をコピーすることで新しいメール テンプレートを作成することができます。

メール テンプレートの横にある [編集] をクリックして、必要に応じてメール コンテンツを更新することができます。各メール テンプレートでは、件名、メールのコピーを受信する受信者、メールの本文を更新することができます。メール テンプレートでリッチテキストを使用して、システムから送信されるメール通知を強化することができます。また、ソース (Icon: Source) アイコンをクリックして、HTML コードを書くこともできます。

AvePoint Opus は、メール テンプレートに挿入できるいくつかの参照に対応しています。参照を挿入するメール コンテンツにカーソルを置き、参照を選択します。このテンプレートを使用したメールが送信されると、参照は実際のデータに置き換えられます。