物理レコード コンテンツを管理するには、以下の説明を参照してください。
1. 準備
a. ストレージ場所 – コンテンツを破棄するルールを作成する際に、関連するレコードも破棄する場合、ストレージ場所を構成する必要があります。このストレージ場所は、関連するレコードとして破棄された SharePoint Online のドキュメントおよびアイテムを保存するために使用されます。詳細については、グローバル ストレージ設定の構成 を参照してください。
b. ジョブ通知 – 特定のジョブを定期的に監視する場合、監視するジョブとその状態を指定して、ジョブ通知を作成する必要があります。詳細については、ジョブ通知の構成 を参照してください。
c. 物理場所の作成またはインポート – 物理ボックス、フォルダー、およびレコードを保存するためのストレージ構造を反映するために、階層的な場所を作成またはインポートする必要があります。詳細については、場所の管理 を参照してください。
2. ファイル プランの構築
a. ルールの作成 – 管理する特定のコンテンツにルールを作成し、コンテンツの管理方法に関するルール アクションを定義する必要があります。詳細については、情報ライフサイクル モジュールのルール作成 を参照してください。
b. 用語の作成 – コンテンツを分類するための用語を作成し、用語をルールに関連付ける必要があります。詳細については、用語の管理 を参照してください。
3. コンテンツ設定の構成 – ツリー ノードの設定を構成して、コンテンツを分類します。詳細については、設定の構成 を参照してください。
4. 物理レコードの準備
a. テンプレートの構成 – 物理コンテンツのメタデータに関する組織の要件を満たすために、レコード テンプレートおよびバーコード テンプレートをカスタマイズすることができます。詳細については、テンプレートの管理 を参照してください。
b. レコードの作成またはインポート – Opus で管理する物理ボックス、フォルダー、レコードを作成またはインポートする必要があります。詳細については、エクスプローラー を参照してください。
5. ルール アクションのコンテンツへの強制 – コンテンツを管理するには、コンテンツにルール アクションを適用する必要があります。詳細については、ルール アクションの強制ジョブの実行 を参照してください。