*注意: AvePoint Opus の従来の UI と 新しい UI の機能が異なります。
従来の UI では、手動承認ワークフローの詳細は以下のとおりです。
1. コンテンツ ソースからのオブジェクトの収集 – ルールで手動承認が有効になっている場合、ルール アクションの強制 ジョブが完了すると、構成したルール条件を満たすオブジェクトは収集され、AvePoint Cloud Archiving データベースに保存されます。
2. AvePoint Opus でのオブジェクトの表示 – AvePoint Opus は 手動承認ジョブ (毎日午後 10 時から午前 4 時までの任意の時間) を実行し、これらのオブジェクトを AvePoint Opus に同期し、確認中 タブに表示します。
該当するレコードの確認者にメールで通知されます。レコードの確認者は通知メールのリンクをクリックして、個人のタスク > 確認待ちのレコード ページに移動し、レコードを確認することができます。
3. レコードの確認者によるオブジェクトへの処理 – レコードの確認者はオブジェクトを承認または却下します。レコードの確認者は、オブジェクトを別のレコード確認者に再割り当てまたはエスカレートすることもできます。
*注意: レコード確認者のロールが標準ユーザーである場合、レコードの確認者は割り当てられたオブジェクトのみを表示および処理することができます。
•レコードが承認されると、そのレコードは 処分待ち タブに移動され、状態は 承認済み に変更されます。
•レコードが却下されると、そのレコードは 処分延長 タブに移動されます。処分延長後の期限に到達するか、処分延長を削除する場合、オブジェクトは 処分待ち タブに移動され、状態は 却下済み に更新されます。
4. コンテンツ ソースでのオブジェクトの処分 – ルール アクションの強制 ジョブを手動で実行するか、ルール アクションの強制ジョブを定期的に実行するスケジュールを構成します。ルール アクションの強制 ジョブの完了後、処分待ち タブの承認済みオブジェクトは処分されます。
5. 履歴の表示 – 手動承認 ジョブ (毎日の 22 時から翌日の 4 時の間に自動開始されます) の完了後、以下のアクションが実行されます。
•処分待ち タブの配下にある承認済みオブジェクトは 履歴 タブに移動されます。
•処分待ち タブの配下にある却下済みオブジェクトは 確認中 タブに移動され、オブジェクトの状態は 承認待ち に戻されます。
新しい UI では、手動承認ワークフローの詳細は以下のとおりです。
1. コンテンツ ソースからのオブジェクトの収集 – ルールで手動承認が有効になっている場合、ルール アクションの強制 ジョブが完了すると、構成したルール条件を満たすオブジェクトは収集され、確認中 タブに表示されます。
該当するレコードの確認者にメールで通知されます。レコードの確認者は通知メールのリンクをクリックして、個人のタスク > 確認待ちのレコード ページに移動し、レコードを確認することができます。
2. レコードの確認者によるオブジェクトへの処理 – レコードの確認者はオブジェクトを承認または却下します。レコードの確認者は、オブジェクトを別のレコード確認者に再割り当てまたはエスカレートすることもできます。
*注意: レコード確認者のロールが標準ユーザーである場合、レコードの確認者は割り当てられたオブジェクトのみを処理することができます。
•レコードが承認されると、そのレコードは 処分待ち タブに移動され、状態は 承認済み に変更されます。
•レコードが却下されると、そのレコードは 処分延長 タブに移動されます。処分延長後の期限に到達するか、処分延長を削除する場合、オブジェクトは 処分待ち タブに移動され、状態は 却下済み に更新されます。
3. コンテンツ ソースでのオブジェクトの処分 – ルール アクションの強制 ジョブを手動で実行するか、ルール アクションの強制 ジョブを定期的に実行するスケジュールを構成します。ルール アクションの強制 ジョブの完了後、以下のアクションが実行されます。
•処分待ち タブの配下にある承認済みオブジェクトは処分されて 履歴 タブに移動されます。
•処分待ち タブの配下にある却下済みオブジェクトは 確認中 タブに移動され、オブジェクトの状態は 承認待ち に戻されます。
コネクタのレコードでは、手動承認ワークフローの詳細は以下のとおりです。
1. API を使用してオブジェクトを AvePoint Opus に送信します。
2. AvePoint Opus は手動承認ジョブ (毎日の 22 時から翌日の 4 時までの任意の時間) を自動的に実行します。ルールで手動承認が有効になっている場合、手動承認 ジョブ後、構成したルール条件を満たすオブジェクトは 確認待ちのレコード > 確認中 ページに同期され、メール通知は該当するレコードの確認者に送信されます。
3. レコードの確認者は、これらのオブジェクトに対して承認状態を構成します。
4. API を使用して、承認済みレコードの状態を処分済みとして AvePoint Opus に更新します。
5. AvePoint Opus は 手動承認 ジョブ (毎日の 22 時から翌日の 4 時までの任意の時間) を自動的に実行します。承認済みレコードは AvePoint Opus データベースから削除されます。
追加操作:
•検索 – レコードを検索するには、検索テキスト ボックスにレコード名の一部または完全なレコード名を入力し、キーボードの Enter キーを押します。検索結果を表示します。
•フィルター – テーブルの上にある [フィルター] をクリックして、複数のフィルターを設定してレコードをフィルターします。フィルター条件の設定後に フィルター済み ボタンがハイライト表示されるように変更されました。現在のページでデータがフィルターされていることを示します。
•列の管理 – [列の管理] をクリックして、目的の列をテーブルに表示することができます。構成したフィルターおよび選択した列は保持されるため、次回ログイン時に、これらの設定をリセットする必要がありません。
•レコード詳細の表示 – レコード名をクリックすることで、レコードの全般プロパティおよび確認の詳細を表示することができます。
•列幅のカスタマイズ – ページに表示される列幅を調整することができます。カスタマイズ済み列幅は保持されるため、タブまたはページを切り替える際に列幅をリセットする必要はありません。