ドキュメント レベルの用語設定

分類列を定義した後、選択した用語を使用して、SharePoint オンプレミスのドキュメントを分類するために、列値として用語を適用する方法を選択できます。

ドキュメント レベル用語設定を構成するには、以下の説明を参照してください。

1.   利用可能な用語を設定するための用語範囲の選択 – 用語グループを展開し、用語セット・用語を範囲として選択します。用語の値を選択すると、その範囲内のすべての用語が選択できます。

2.   用語の表示形式 – 分類列の値として、用語の表示方法を選択します。

•    単一用語値を表示する

•    完全階層用語を表示する

3.   用語の適用方法 – 用語を列値として、分類列に適用する方法を選択します。

•    手動で用語を選択する – SharePoint オンプレミスにドキュメントをアップロードする際に、用語を分類列の値として自動的に適用しません。定義した用語範囲から用語を手動で選択することができます。

•    既定の用語を設定する – 用語を既定の分類列の値として設定します。SharePoint オンプレミスにドキュメントをアップロードする際に、選択した用語が自動的に列値として選択されます。定義した用語範囲から用語を選択して、分類列の値を変更することもできます。

•    条件に基づいて用語を自動設定する – 設定の適用 ジョブの完了後、下記に定義する条件に基づいて、分類列の値として異なる用語を自動入力します。定義した用語範囲から用語を選択して、分類列の値を変更することもできます。

4.   既定の用語を設定する – テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、既定の分類列の値としての用語を指定します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

5.   既存のドキュメントに適用する – SharePoint オンプレミスに既に存在しているドキュメントを分類するかどうかを選択します。上記で構成した分類列がライブラリに作成された後、分類のために、上記で構成した用語はライブラリ内の既存のドキュメントの列値として割り当てられます。

このオプションを選択した後、ドキュメントが既に用語で分類されている場合の処理方法を選択します。

•    既存の用語を上書きする – 構成した用語ですべての既存のドキュメントを分類します。

•    スキップして既存の用語を保持する – 分類されたドキュメントの分類列の値を保持し、分類列の値がないドキュメントを構成された用語で分類します。

^*注意: ライブラリ設定で メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する が有効になっており、既存のドキュメントの現在のバージョンはメジャー バージョンである場合、設定の適用 ジョブが完了すると、マイナー バージョンが作成されます。ライブラリ設定で 送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする が有効になっている場合、設定の適用 ジョブが完了すると、既存のドキュメントの承認状態が 下書き に更新されます。

6.   条件と用語の定義 – 条件グループで条件を構成してから、用語を定義します。用語は、構成した条件を満たすドキュメントに適用されます。

a.   追加 () ボタンをクリックして、条件を構成します。対応する条件の詳細については、SharePoint オンプレミスのルール条件 の オブジェクト レベル - ドキュメント セクションを参照してください。

1 件以上の条件が追加された場合、メッセージ内の すべて または いずれか リンクをクリックして、条件間の論理関係を定義します (すべて は既定の論理関係です)。

o  ルール – ドロップダウン リストからルールを選択します。

o  条件 – ドロップダウン リストから条件を選択します。

o  値 – ルールの値を入力します。

条件を削除するには、条件の横にある 削除 () ボタンをクリックします。

b.   テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、用語を選択します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

c.    [条件グループの追加] をクリックし、他の条件グループを追加します。

7.   ドキュメントが上で定義した条件に合致しない場合: – 定義した条件に合致しないドキュメントの分類方法を選択します。

•    手動で用語を選択する – 設定の適用 ジョブの完了後、定義した条件に合致しないドキュメントの分類列の値は空になります。定義した用語範囲から分類列の値となる用語を手動で選択できます。

•    既定の用語を設定する – 設定の適用 ジョブの完了後、既定の用語は定義した条件に合致しないドキュメントに適用されます。

テキスト ボックスの横にある 用語の選択 () ボタンをクリックして、用語を既定の分類列の値として指定します。用語の選択 ウィンドウが表示されます。用語ツリーを展開し、用語を選択して、[保存] をクリックします。選択した用語がテキスト ボックスに表示されます。

8.   ドキュメントが既に用語で分類されている場合の処理方法を選択してください。 – 競合解決を選択します。

•    既存の用語を上書きする

•    スキップして既存の用語を保持する

9.   既存のすべてのドキュメントをスキャンする – 既存のすべてのドキュメントをスキャンし、構成した条件に基づいてスキャンされたドキュメントに用語を自動入力するかどうかを選択します。チェックボックスを選択する場合、設定の適用 ジョブがすべての既存ドキュメントをスキャンします。そうでない場合、設定の適用 ジョブは以前と現在のジョブの間に追加 / 変更されたドキュメントのみをスキャンします。

10. 既存の宣言済みレコードに適用する – 既定では、SharePoint オンプレミスでレコードとして宣言されたアイテムは、用語が適用される際にスキップされます。このオプションを選択する場合、AvePoint Opus はレコードの宣言を撤回し、選択した用語を適用して、その後アイテムをレコードとして再宣言します。ジョブの実行後、このオプションは自動的に選択解除されることに注意してください。

11. [保存] をクリックして構成した設定を保存します。