共有メールボックスの内容変更では、ユーザーは共有メールボックスの連絡先、権限、メタデータを 1 件のタスクで定期的に確認および更新することができます。EnPower で、AvePoint Cloud Governance で作成した内容変更プロファイルを共有メールボックスへの適用、内容変更プロセスの再開、内容変更タスクの割り当てを実行することができます。詳細については、以下のセクションを参照してください。
共有メールボックスに内容の変更プロファイルを適用するには、以下の説明を参照してください。
1. 内容の変更プロファイルを適用する共有メールボックスを選択します。
2. リボン上で [内容の変更プロファイルの適用] をクリックします。
3. 内容の変更プロファイルの適用 パネルで、適用する内容の変更プロファイルを選択します。Cloud Governance で内容変更プロファイルを作成する詳細については、共有メールボックス用のプロファイルの管理 を参照してください。
4. 進行中の連絡先指名タスクを持っている共有メールボックスの処理方法については、以下のアクションから選択します。
•これらのメールボックスに新しいプロファイルを適用しない – このオプションを選択すると、進行中のタスクが存在するすべての共有メールボックスがスキップされます。
•進行中の内容の変更タスク、エスカレーション タスクをすべて取り消し、新しいプロファイルを適用する – 新しいプロファイルを適用する前に進行中のタスクをすべて取り消します。このオプションを選択する場合、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信する チェックボックスを選択し、使用するメール テンプレートを選択することができます。
5. [保存] をクリックして変更を保存します。
共有メールボックスの内容変更プロセスを再開する方法には、以下の説明を参照してください。
1. 内容の変更プロセスを再開する共有メールボックスを選択します。
2. リボン上で [内容の変更の再開] をクリックします。
3. 確認ウィンドウで、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信する かどうかを選択します。送信する場合は、使用するメール テンプレートを選択します。
4. [適用] をクリックします。選択した共有メールボックスの内容変更プロセスを再開するプロセスが開始されます。
既存の内容変更タスクの割り当て先とは別に、内容の変更タスクを割り当てるユーザーを指定して、新しく割り当てられたユーザーをタスクの割り当て先として指定することができます。内容変更タスクを割り当てる方法については、以下の説明を参照してください。
1. 内容変更タスクを割り当てる共有メールボックスを選択します。
2. リボン上で [内容変更タスクの割り当て] をクリックします。
3. 内容変更タスクの割り当て パネルで、割り当て先として追加するユーザーを指定します。
4. [保存] をクリックして、タスクの割り当てプロセスが開始されます。
内容の変更プロセスを自動完了するには、以下の説明を参照してください。
1. 共有メールボックスを 1 件以上選択します。
2. リボン上で [内容の変更の自動完了] をクリックします。
3. 内容の変更の自動完了 ウィンドウが表示され、2 フェーズの状態が提供されます。内容の変更プロセスの完了後、フェーズは選択内容従って変更されます。以下のいずれかのオプションを選択できます。
•準拠している
•内容の変更取り消し済み
選択した共有メールボックスのうち 1 件以上の共有メールボックスが内容の変更タスクがある場合、タスクの割り当て先に取り消しメールを送信する チェックボックスを選択し、使用するメール テンプレートを選択することができます。
4. [保存] をクリックします。