メール テンプレートを使用すると、Microsoft 365 のユーザーおよびユーザー アクティビティを制限する Policy Enforcer ルールによって違反が識別された際に送信されるメールをカスタマイズすることができます。
メール テンプレートを構成する場合は、コントロール パネル > メール テンプレート に移動します。メール テンプレート 画面が表示されます。この画面では、以下の操作を実行することができます。
•作成 – メール テンプレートを作成する場合は、リボン上で [作成] をクリックします。構成ページが表示されます。以下の説明を参照してください。
i. テンプレート名 – 新しいメール テンプレートのテンプレート名と 説明 (必須ではありません) を入力します。
ii. タイプ – Policy Enforcer は自動的に選択され、変更できません。
iii. メール ヘッダー – [参照] をクリックして、テンプレート ヘッダーとして画像をアップロードします。アップロードした画像をクリアする場合は、[リセット] をクリックします。以下の点に注意してください。
§ アップロードできる画像のファイル タイプは、.jpg、.bmp、.png です。
§ 画像の最大サイズは 1 MB です。
§ 画像の最大高さは 96 ピクセルで、最大幅は 775 ピクセルです。
iv. 言語 – 作成するメール テンプレートに言語を選択します。メール テンプレートでは英語、ドイツ語、フランス語、イタリア語、日本語を使用することができます。メール テンプレートは、受信者の Microsoft 365 アカウント設定で構成されている言語に従って使用されます。追加する各言語には、個別のメール テンプレートが必要です。
*注意: 受信者の Microsoft 365 アカウント設定で構成されている言語がドイツ語、フランス語、イタリア語、日本語以外の場合、メールは既定のメール テンプレートで送信されます。既定メール テンプレートの構成の詳細については、下記の 既定のメール テンプレートの構成 アクションの説明を参照してください。
v. メール件名 – メールの件名を入力します。[ここをクリックして参照を挿入する] をクリックすると、件名テキストに参照を挿入することができます。参照は、個々のメール テンプレートに特有の名前の付いた情報を呼び出すパラメーターです。
vi. メール本文 – メール本文に表示されるコンテンツを入力します。[ここをクリックして参照を挿入する] をクリックすると、参照を活用することができます。参照は、個々のメール テンプレートに特有の名前の付いた情報を呼び出すパラメーターです。
vii. メール本文に著作権情報を含める – このオプションを選択すると、メール本文に著作権情報が含まれます。
viii. [OK] をクリックして、メール テンプレートを保存します。[キャンセル] をクリックすると、変更を保存せずに メール テンプレート ページに戻ります。
•編集 – 編集するメール テンプレートを選択して、リボン上で [編集] をクリックします。
•削除 – 削除するメール テンプレートを選択して、リボン上で [削除] をクリックします。
•既定のメール テンプレートの構成 – リボン上の [既定のメール テンプレートの構成] ボタンをクリックし、対応する言語を選択して既定のメール テンプレートを構成します。受信者の Microsoft 365 アカウント設定で構成されている言語がドイツ語、フランス語、イタリア語、日本語以外の場合、メールは既定のメール テンプレートで送信されます。
•閉じる – このボタンをクリックすると、このページを閉じて コントロール パネル 画面に戻ります。