2.自動インポート プロファイルの作成
モダン Cloud Governance 管理センターで Viva Engage コミュニティの自動インポート プロファイルを構成するには、管理 > プロファイル & テンプレート > 自動インポート プロファイル に移動し、リボン上の [作成] をクリックし、ドロップダウン リストから Viva Engage コミュニティの自動インポート プロファイル を選択します。Viva Engage コミュニティ自動インポート プロファイルの作成 パネルで以下の設定を構成します。
1. プロファイル名 – コミュニティの自動インポート プロファイルの名前を入力します。
2. 説明 – コミュニティの自動インポート プロファイルの説明を入力します。(必須ではありません)
3. 自動インポート方法 – インポートされる Viva Engage コミュニティのガバナンス詳細を確認する方法を選択します。
•ガバナンス詳細を定義する – エンド ユーザーにコミュニティのガバナンス詳細の確認を要求せず、コミュニティのガバナンス詳細を事前に定義します。コミュニティのインポート プロセスは完全に自動化されます。
•エンド ユーザーの確認を必須とする – エンド ユーザーに新しくインポートされるコミュニティのガバナンス詳細の確認を要求します。タスクが生成され、エンド ユーザーに割り当てられます。エンド ユーザーはコミュニティのガバナンス詳細の確認を完了すると、インポート プロセスが完了します。
エンド ユーザーの確認を必須とする場合、ガバナンス詳細の確認タスクの連絡先、プロファイル、メタデータのステップで、それぞれ
ガバナンス詳細確認タスクの割り当て先にガイダンスを表示する
かどうかを選択することができます。ガイダンスを表示する場合、ドロップダウン
リストからガイダンス プロファイルを選択します。[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したガイダンス プロファイルの詳細を表示します。作成 (
) ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。ガイダンス プロファイル作成の詳細については、ガイダンス プロファイルの構成 を参照してください。利用可能な最新のガイダンス プロファイルを取得するには、更新 (
)
ボタンをクリックすることができます。
4. ガバナンス詳細確認タスクの割り当て先へのメッセージ (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– メッセージは、連絡先が正しい連絡先であるかどうかを判断する根拠、ガバナンスの詳細を確認するプロセスの完了についての説明をタスクの割り当て先に提供することができます。ガバナンス詳細確認タスクの割り当て先に表示するメッセージの言語をカスタマイズするには、以下の説明を参照してください。
a. 希望する言語の 編集 (
) ボタンをクリックします。
b. メッセージの編集 パネルで、テキスト ボックスに希望するメッセージを入力します。
c. 構成の完了後、[保存] をクリックします。
既定の言語 – 既定の言語を選択します。利用可能な言語として有効
(
)
になっている言語のみを既定言語として選択できることに注意してください。
ユーザーの Cloud Governance 表示言語オプションが有効になっていない場合、メッセージは既定の言語で表示されます。
5. 範囲 – このプロファイルの範囲を定義し、新しいコミュニティをスキャンします。[追加] をクリックすると、コンテナーの追加 パネルが開きます。AvePoint Online Services で構成されたコンテナーを選択します (複数選択可能)。
以下の点に注意してください。
•Viva Engage コミュニティが既に適切な AvePoint Online Services コンテナーに検出されて追加されていることを確認してください。
•他のプロファイルに追加されているコンテナーを選択することはできません。
6. 自動インポート スケジュール – 自動インポート プロセスの間隔および開始日時を指定して、自動インポート スケジュールを定義します。
•間隔 – テキスト ボックスに整数を入力して、時間の単位として 日間、週間、か月間 を選択し、自動インポートの間隔を指定します。
•開始日時 – 自動インポート プロセスの開始日時として日付と時刻を選択します。
7. 割り当てと期間 (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– ドロップダウン リストからステージ プロファイルを選択し、Viva Engage コミュニティ インポート プロセスに適用する各ステージの割り当てと期間を定義します。ガバナンス詳細確認タスクがすべてのステージの割り当て先によって承認されると、コミュニティはインポートされます。[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したステージ プロファイルの詳細を表示します。作成
() ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。ステージ
プロファイルの作成方法については、ステージ プロファイルの構成 を参照してください。
8. 連絡先 – インポートされるコミュニティのメイン連絡先 / サブ連絡先を構成します。
ガバナンス詳細を定義する を 自動インポート方法 として選択した場合、以下の設定を構成してください。
•メイン連絡先 – 新しくインポートされるコミュニティのメイン連絡先を担当するユーザーとして、ユーザー名を入力するか、$ を入力してユーザー ロール $オブジェクトの管理者 または $サイト プロパティ ("プロパティ名") を選択します。
o $オブジェクトの管理者 ロールをメイン連絡先として指定する場合、1 名のコミュニティ管理者がランダムでメイン連絡先に選択されます。
o ロール $サイト プロパティ ("プロパティ名") を指定する場合は、プロパティ名 をサイト プロパティ バッグ内のプロパティ名に置き換えます。$サイト プロパティ ("マネージャー") など、完全なロール名を入力する必要があることに注意してください。プロパティ値がユーザーまたはグループであることを確認してください。
Viva Engage コミュニティが Cloud Governance にインポートされた場合にメイン連絡先に通知する かどうかを選択します。通知メールを有効にすると、ドロップダウン リストから通知メール用の メール テンプレート を選択します。
•サブ連絡先 – 新しくインポートされるコミュニティのサブ連絡先を担当するユーザーとして、ユーザー名を入力するか、$ を入力してユーザー ロール $オブジェクトの管理者 または $サイト プロパティ ("プロパティ名") を選択します。
o $オブジェクトの管理者 ロールをサブ連絡先として指定する場合、1 名のコミュニティ管理者がランダムでサブ連絡先に選択されます。
o ロール $サイト プロパティ ("プロパティ名") を指定する場合は、プロパティ名 をサイト プロパティ バッグ内のプロパティ名に置き換えます。$サイト プロパティ ("マネージャー") など、完全なロール名を入力する必要があることに注意してください。プロパティ値がユーザーまたはグループであることを確認してください。
Viva Engage コミュニティが Cloud Governance にインポートされた場合にサブ連絡先に通知する かどうかを選択します。通知メールを有効にすると、ドロップダウン リストから通知メール用の メール テンプレート を選択します。
エンド ユーザーの確認を必須とする を 自動インポート方法 として選択した場合、以下の設定を構成してください。
•ユーザー選択フィルター プロファイル – ドロップダウン リストからユーザー選択フィルター プロファイルを選択します。フィルター設定は、ガバナンス詳細確認タスクでコミュニティのサブ連絡先のユーザー選択フィルターに適用されます。ユーザー選択フィルター プロファイルを選択した後、[プロファイル詳細の表示] をクリックして、プロファイルの詳細を表示します。
また、作成 (
)
ボタンをクリックするか、管理
> プロファイル &
テンプレート >
ユーザー選択フィルター
プロファイル に移動して、ユーザー選択フィルター プロファイルを作成することもできます。詳細については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。
•サブ連絡先 – 新しくインポートされるコミュニティのサブ連絡先を担当するユーザーとして、ユーザー名を入力するか、$ を入力してユーザー ロール $オブジェクトの管理者 または $サイト プロパティ ("プロパティ名") を選択します。
o $オブジェクトの管理者 ロールをサブ連絡先として指定する場合、1 名のコミュニティ管理者がランダムでサブ連絡先に選択されます。
o ロール $サイト プロパティ ("プロパティ名") を指定する場合は、プロパティ名 をサイト プロパティ バッグ内のプロパティ名に置き換えます。$サイト プロパティ ("マネージャー") など、完全なロール名を入力する必要があることに注意してください。プロパティ値がユーザーまたはグループであることを確認してください。
ドロップダウン リストから以下のいずれかのオプションを選択して、サブ連絡先の設定方法を決定します。
o ビジネス ユーザーにこのフィールドの構成を許可する – コミュニティのサブ連絡先を選択します。ビジネス ユーザーがコミュニティのガバナンス詳細を確認する際に、コミュニティのサブ連絡先の編集・削除・割り当てを実行するかどうかを選択できます。
o ビジネス ユーザーによるこのフィールドの構成を必須にする – ビジネス ユーザーがコミュニティのガバナンス詳細を確認する際に、コミュニティのサブ連絡先を選択する必要があります。
•Viva Engage コミュニティが Cloud Governance にインポートされた場合にメイン連絡先に通知する かどうかを選択します。通知メールを有効にすると、ドロップダウン リストから通知メール用の メール テンプレート を選択します。
•Viva Engage コミュニティが Cloud Governance にインポートされた場合にサブ連絡先に通知する かどうかを選択します。通知メールを有効にすると、ドロップダウン リストから通知メール用の メール テンプレート を選択します。
9. 内容の変更プロファイル – コミュニティの内容変更プロファイルは、コミュニティが内容の変更プロセスを実行する際に、ユーザーがコミュニティのガバナンス詳細を定期的に確認・変更することを可能にします。
•ガバナンス詳細を定義する を 自動インポート方法 として選択した場合、ドロップダウン リストから新しくインポートされる Viva Engage
コミュニティに適用する内容の変更プロファイルを選択するか、作成
(
) ボタンをクリックして新しいプロファイルを作成します。コミュニティの内容変更プロファイルの構成方法については、Viva Engage
コミュニティの内容変更プロファイルの構成 を参照してください。
•エンド ユーザーの確認を必須とする を 自動インポート方法 として選択した場合、新しいインポートされるコミュニティに適用する内容の変更プロファイルを選択します (複数選択可能)。また、[作成] をクリックして、Viva Engage コミュニティの内容変更プロファイルの作成 パネルで新しいコミュニティの内容変更プロファイルを作成することもできます。
既定のプロファイル – ドロップダウン リストから既定のプロファイルを選択します。
以下のいずれかのオプションを選択して、コミュニティの内容変更プロファイルの設定方法を決定します。
o ビジネス ユーザーによるこのフィールドの構成を必須にする – ガバナンス詳細確認タスクで内容の変更プロファイルを選択する必要があります。内容の変更プロファイルを選択します。ビジネス ユーザーはガバナンス詳細確認タスクで内容の変更プロファイルを変更することができます。
o このフィールドを読み取り専用としてビジネス ユーザーに表示する – 内容の変更プロファイルを選択します。ビジネス ユーザーはガバナンス詳細確認タスクで内容の変更プロファイルを変更することはできません。
o このフィールドをビジネス ユーザーに非表示にする – 内容の変更プロファイルを選択します。選択した内容の変更プロファイルはビジネス ユーザーに表示されません。
10. 外部共有プロファイル – コミュニティの外部共有プロファイルをコミュニティに適用して、コミュニティの外部共有設定を有効にすることができます。
•ガバナンス詳細を定義する を 自動インポート方法 として選択した場合、ドロップダウン リストから新しくインポートされる Viva Engage
コミュニティに適用する外部共有プロファイルを選択するか、作成
() ボタンをクリックして新しいプロファイルを作成します。コミュニティの外部共有プロファイルの構成方法については、Viva Engage
コミュニティの外部共有プロファイルの構成 を参照してください。
•エンド ユーザーの確認を必須とする を 自動インポート方法 として選択した場合、新しいインポートされたコミュニティに適用する外部共有プロファイルを選択します (複数選択可能)。また、[作成] をクリックして、Viva Engage コミュニティの外部共有プロファイルの作成 パネルで外部共有プロファイルを作成することもできます。
既定のプロファイル – ドロップダウン リストから既定の外部共有プロファイルを選択します。
以下のいずれかのオプションを選択して、コミュニティの外部共有プロファイルの設定方法を決定します。
o ビジネス ユーザーによるこのフィールドの構成を必須にする – ガバナンス詳細確認タスクで外部共有プロファイルを選択する必要があります。外部共有プロファイルを選択します。ビジネス ユーザーはガバナンス詳細確認タスクで外部共有プロファイルを変更することができます。
o このフィールドを読み取り専用としてビジネス ユーザーに表示する – 外部共有プロファイルを選択します。ビジネス ユーザーはガバナンス詳細確認タスクで外部共有プロファイルを変更することはできません。
o このフィールドをビジネス ユーザーに非表示にする – 外部共有プロファイルを選択します。選択した外部共有プロファイルはビジネス ユーザーに表示されません。
11. ストレージ管理プロファイル – ストレージ管理プロファイルをコミュニティに適用して、ストレージを割り当てて、ストレージしきい値を設定することができます。
•ガバナンス詳細を定義する を 自動インポート方法 として選択した場合、ドロップダウン リストから新しくインポートされる Viva Engage
コミュニティに適用するストレージ管理プロファイルを選択するか、作成
() ボタンをクリックして新しいプロファイルを作成します。コミュニティのストレージ管理プロファイルの構成方法については、Viva Engage
コミュニティのストレージ管理プロファイルの構成 を参照してください。
インポート プロセス中に既存のコミュニティ サイト ストレージ上限を保持する かどうかを選択します。オプションを選択しない場合、Viva Engage コミュニティのサイト ストレージ上限は適用されたコミュニティ ポリシーで構成されているコミュニティのサイト ストレージ上限に従います。
•エンド ユーザーの確認を必須とする を 自動インポート方法 として選択した場合、新しくインポートされるコミュニティに適用するストレージ管理プロファイルを選択します (複数選択可能)。また、[作成] をクリックして、Viva Engage コミュニティのストレージ管理プロファイルの作成 パネルでストレージ管理プロファイルを作成することもできます。
既定のプロファイル – ドロップダウン リストから既定のストレージ管理プロファイルを選択します。
以下のいずれかのオプションを選択して、コミュニティのストレージ管理プロファイルの設定方法を決定します。
o ビジネス ユーザーによるこのフィールドの構成を必須にする – ガバナンス詳細確認タスクでストレージ管理プロファイルを選択する必要があります。ストレージ管理プロファイルを選択します。ビジネス ユーザーはガバナンス詳細確認タスクでストレージ管理プロファイルを変更することができます。
o このフィールドを読み取り専用としてビジネス ユーザーに表示する – ストレージ管理プロファイルを選択します。ビジネス ユーザーはガバナンス詳細確認タスクでストレージ管理プロファイルを変更することはできません。
o このフィールドをビジネス ユーザーに非表示にする – ストレージ管理プロファイルを選択します。選択したストレージ管理プロファイルはビジネス ユーザーに表示されません。
12. 連絡先の指名プロファイル – コミュニティに連絡先の指名プロファイルが適用されると、メインまたはサブ連絡先が無効になる際に、連絡先の自動指名プロセスが開始されます。
•ガバナンス詳細を定義する を 自動インポート方法 として選択した場合、ドロップダウン リストから新しくインポートされる Viva Engage
コミュニティに適用する連絡先の指名プロファイルを選択するか、作成
() ボタンをクリックして新しいプロファイルを作成します。コミュニティ連絡先の指名プロファイルの構成方法については、Viva Engage
コミュニティ連絡先の指名プロファイルの構成 を参照してください。
•エンド ユーザーの確認を必須とする を 自動インポート方法 として選択した場合、新しいインポートされるコミュニティに適用する連絡先の指名プロファイルを選択します (複数選択可能)。また、[作成] をクリックして、Viva Engage コミュニティ連絡先の指名プロファイルの作成 パネルで連絡先の指名プロファイルを作成することもできます。
既定のプロファイル – ドロップダウン リストから既定の連絡先の指名プロファイルを選択します。
以下のいずれかのオプションを選択して、コミュニティ連絡先の指名プロファイルの設定方法を決定します。
o ビジネス ユーザーによるこのフィールドの構成を必須にする – ガバナンス詳細確認タスクで連絡先の指名プロファイルを選択する必要があります。連絡先の指名プロファイルを選択します。ビジネス ユーザーはガバナンス詳細確認タスクで連絡先の指名プロファイルを変更することができます。
o このフィールドを読み取り専用としてビジネス ユーザーに表示する – 連絡先の指名プロファイルを選択します。ビジネス ユーザーはガバナンス詳細確認タスクで連絡先の指名プロファイルを変更することはできません。
o このフィールドをビジネス ユーザーに非表示にする – 連絡先の指名プロファイルを選択します。選択した連絡先の指名プロファイルはビジネス ユーザーに表示されません。
13. メタデータ – 新規インポートされるコミュニティに追加するメタデータを選択することができます。[追加] をクリックすると、メタデータの追加 パネルが開きます。テナントで利用可能なメタデータを選択して、[リストに追加] をクリックします。
メタデータ値を変更する場合、編集 (
) ボタンをクリックして、パネルでメタデータ値を編集します。
プロパティ名がメタデータ名と同じである場合、サイトのプロパティ バッグのプロパティ値をメタデータ値として同期する かどうかを選択します。
14. AvePoint Cloud Governance アプリ – AvePoint Cloud Governance アプリを自動的に有効化する かどうかを選択します。このチェックボックスを選択する場合、Viva Engage コミュニティが AvePoint Cloud Governance に正常にインポートされると、AvePoint Cloud Governance アプリは Viva Engage コミュニティ サイトに自動追加されます。このアプリにより、Microsoft 365 のエンド ユーザーは、Viva Engage コミュニティ サイトのインターフェイスから離れることなく、AvePoint Cloud Governance に簡単にアクセスすることができます。AvePoint Cloud Governance アプリを自動的に有効化する を選択する場合、Cloud Governance パネルを Viva Engage コミュニティ サイトに自動追加する チェックボックスを選択することもできます。これにより、AvePoint Cloud Governance は Viva Engage コミュニティ サイトに Cloud Governance パネルを自動追加します。
AvePoint Cloud Governance アプリを導入すると、拡張機能である Cloud Governance パネルを Viva Engage コミュニティ サイトに追加することもできます。Cloud Governance パネルには、所有権、メタデータ、使用可能なサービス要求など、コミュニティに関する重要情報が表示されます。パネルを追加するには、Cloud Governance パネル アプリ パッケージ (SharePoint Framework 拡張バージョン) をダウンロードし、アプリ カタログにアップロードします。詳細については、アプリ カタログへの Cloud Governance パネル アプリ パッケージのアップロード を参照してください。パッケージがアプリ カタログにアップロードされると、Cloud Governance パネルはテナント内のすべてのモダン サイトに自動的に展開されます。
AvePoint Cloud Governance アプリのみを追加する場合、またはアプリ カタログにアップロードされた Cloud Governance パネル拡張がスムーズに動作することを確認する場合、AvePoint Cloud Governance アプリを自動的に有効化する チェックボックスを選択し、Cloud Governance パネルを Viva Engage コミュニティ サイトに自動追加する チェックボックスの選択を解除します。それ以外の場合は、Cloud Governance パネルを追加すると、サイトが空白のページになります。詳細については、Cloud Governance ポータルをサイトに追加した後、個人用 SharePoint サイトに空白のページが表示される原因 を参照してください。
15. ライフサイクル管理アクション (このセクションは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– 自動インポート プロセス中に、Viva Engage コミュニティの削除をガバナンス詳細確認タスクの割り当て先に許可する かどうかを選択します。
16. Viva Engage コミュニティの非アクティブ管理の開始日時 – 次の 2 つのオプションのいずれかを選択して、コミュニティの非アクティブ時間の計算に使用する開始日時を指定します。
•コミュニティの最終アクティビティ日時 – コミュニティの最終アクティビティ日時が、非アクティブな時間を計算する開始時間になります。
•コミュニティのガバナンス詳細の確認日時 – コミュニティのガバナンス詳細の確認日時が、非アクティブな時間を計算する開始日時になります。
17. エスカレーション (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます) – 期限切れのインポート プロセスに対してエスカレーションを有効にする かどうかを選択します。エスカレーションを有効にすると、以下のオプションのいずれかを選択して、エスカレーション アクションの有効方法を決定します。
•選択したエスカレーション プロファイルを使用する – このオプションを選択して、ドロップダウン リストからグループの自動エスカレーション プロファイルを選択します。
[プロファイル詳細の表示] をクリックして、選択したエスカレーション プロファイルの詳細を表示します。作成 () ボタンをクリックして、新しいプロファイルを作成することもできます。コミュニティ用のエスカレーション プロファイルの作成方法については、Viva Engage
コミュニティの自動エスカレーション プロファイルの構成 を参照してください。
•期限切れのインポート プロセスのメイン連絡先とサブ連絡先を自動指定する – このオプションを選択して、ガバナンス詳細の確認タスクは、定義された連絡先を使用して自動完了します。
o メイン連絡先 – メイン連絡先となるユーザーの名前を入力するか、$ を入力してユーザー ロール $オブジェクトの管理者、$オブジェクト管理者のマネージャー、$オブジェクトの作成者、$オブジェクト作成者のマネージャー を選択します。
Viva Engage コミュニティが Cloud Governance にインポートされた場合にメイン連絡先に通知する かどうかを選択します。通知を有効にする場合、ドロップダウン リストから通知メールのメール テンプレートを選択します。
o サブ連絡先 (必須ではありません) – サブ連絡先となるユーザーの名前を入力するか、$ を入力してユーザー ロール $オブジェクトの管理者、$オブジェクト管理者のマネージャー、$オブジェクトの作成者、$オブジェクト作成者のマネージャー を選択します。
Viva Engage コミュニティが Cloud Governance にインポートされた場合にサブ連絡先に通知する かどうかを選択します。通知を有効にする場合、ドロップダウン リストから通知メールのメール テンプレートを選択します。
18. 管理者の連絡先 – 自動インポート プロセスを監視する、管理者の連絡先となるユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) を指定します。
•ガバナンス詳細確認タスクの割り当ての通知メール (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– 連絡先にガバナンス詳細を確認するためのコミュニティが割り当てられた場合、管理者の連絡先に送信する通知メール用のメール テンプレートを選択します。
•完了済み Viva Engage コミュニティ インポートの通知メール テンプレート – コミュニティのインポート プロセスが完了する際に、管理者連絡先に送信する通知メール用のメール テンプレートを選択します。
•ガバナンス詳細確認完了の通知メール テンプレート (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– ガバナンス詳細確認が完了する際に、管理者連絡先に送信する通知メール用のメール テンプレートを選択します。
19. [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。
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