)
ボタンをクリックします。コミュニティの内容の変更では、ユーザーは定期的にコミュニティの連絡先、管理者、メンバー、メタデータ、および Viva Engage コミュニティ サイト権限など、すべてを 1 件のタスクで確認および更新することができます。ユーザーに内容の変更プロセスでコミュニティの削除を許可する場合、コミュニティがまだ必要であるかどうかを確認するメッセージが表示されます。コミュニティ ポリシーで内容の変更プロセスを有効にする場合、コミュニティの内容変更プロファイルを選択することができます。
コミュニティの内容変更プロファイルを作成するには、以下の手順を実行します。
1. 設定 で、システム グループの [洗い替えまたは内容変更の管理] をクリックします。
2. リボン上で [作成] をクリックして、内容の変更プロファイル を選択して、以下の設定を構成します。
3. 内容の変更範囲 – Viva Engage コミュニティ を選択します。
4. 名前と説明 – テキスト ボックスに内容変更プロファイルの 名前 と 説明 を入力します。説明は必須ではありません。
5. カテゴリ – 内容の変更プロファイルの整理に使用します。ドロップダウン リストから既存のカテゴリを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいカテゴリを作成します。
6. 内容の変更プロセス割り当て先へのメッセージ – 希望する言語で内容の変更タスク割り当て先に表示するメッセージをカスタマイズするには、以下の説明を参照してください。
a. 希望する言語の編集 ()
ボタンをクリックします。
b. 編集 パネルで、テキスト ボックスにカスタム メッセージを入力します。
c. 構成の完了後、[保存] をクリックします。このカスタム メッセージは、内容の変更タスク割り当て先が Viva Engage コミュニティの更新を開始する前に表示されます。
7. ワークスペース ライフサイクル管理 – 内容の変更割り当て先に Viva Engage コミュニティの削除を許可する かどうかを選択します。
以下の点に注意してください。
•内容の変更タスクで、タスクの割り当て先によるコミュニティの削除を許可する場合、この内容変更プロファイルの適用先となるコミュニティ ポリシーでコミュニティの削除を有効にする必要があります。
•タスクの割り当て先がコミュニティの削除を選択すると、コミュニティ削除タスクが生成されます。タスクは、コミュニティ ポリシーで設定された承認プロセスに従います。
8. 内容の変更頻度 – 以下の方法のいずれかを選択し、内容の変更スケジュールを構成します。スケジュール内容の変更プロセスの詳細については、スケジュール内容の変更プロセスの詳細 を参照してください。
•定期的な内容変更スケジュールを構成する – この方法を選択する場合、以下の設定を構成します。
o 定期的な内容変更の開始日時を指定します – 以下のオプションのいずれかを選択して、内容の変更スケジュールを構成します。
§ ワークスペースの作成日時 – コミュニティが Microsoft 365 で作成される日時です。
§ 特定の日時 – カレンダー (
) ボタンをクリックして、日付を指定します。
o 再実行 – いずれかのオプションをクリックし、該当する設定を構成して、日間、週間、月間で内容変更プロセスの頻度を定義します。
•各内容変更タスクの生成日時を手動で指定する – この方法を選択する場合、各内容の変更タスクを生成する日時を指定するため、以下の設定を構成します。
i. [内容の変更日時の追加] をクリックします。
ii. 内容の変更日時の追加 ウィンドウで、内容の変更タスクの生成日時を選択します。
iii. [OK] をクリックして選択した内容の変更日時をテーブルに追加します。
以下の点に注意してください。
o 最大 12 件の固有内容の変更タスクの生成日時を追加することができます。
o 同じ日に実行できる内容の変更プロセスは、1 件のコミュニティで 1 回のみです。
•前回の内容変更タスクの完了日に基づいて次回の内容変更タスクを生成する – この方法を選択する場合、以下の設定を構成します。
o 定期的な内容変更の開始日時を指定します:
§ ワークスペースの作成日時 – Viva Engage コミュニティが Microsoft 365 で作成される日時です。
§ 特定の日時 – カレンダー () ボタンをクリックして、日付を指定します。
o 頻度 – テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間 を選択して内容変更の頻度を定義します。コミュニティの内容変更タスクが完了し、指定した内容変更の頻度間隔が経過すると、次回の内容変更タスクが生成されます。
例えば、頻度を 前回の内容変更完了日から 10 日間毎 と設定し、前回の内容変更完了日は 2022 年 03 月15 日である場合、次回の内容変更日は 2022 年 03 月25 日です。
9. 期間とエスカレーション – 期間とエスカレーションを構成する方法については、以下の説明を参照してください。
a. 内容変更タスクの割り当て先を追加します。
o [ユーザー ロールの追加] をクリックし、ドロップダウン リストから以下のロールのいずれかを選択すると、選択したロールを担当するユーザーは内容の変更タスクを処理します。
§ $サイトのメイン連絡先
§ $サイトのサブ連絡先
§ $コミュニティ管理者
§ $コミュニティ メイン連絡先のマネージャー
§ $コミュニティ サブ連絡先のマネージャー
ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
o [グループの追加] をクリックし、Microsoft 365 グループ、セキュリティ グループ、配布グループ、またはメールが有効なセキュリティ グループの名前を入力します。グループ メンバーは、内容変更タスクの責任者となります。グループのいずれかのメンバーがタスクを完了すると、このステージが完了します。
内容の変更タスクを処理する割り当て先を複数追加する場合は、このアクションを繰り返します。割り当て先が期間内で内容の変更タスクを完了しなかった場合、タスクが順序に従って次の割り当て先に割り当てられます。
b. 順序 – タスクの割り当て先が内容の変更タスクを処理するためのプロセス方法を選択します。
o 1 人ずつ参加 (順次) – 内容の変更タスクの割り当て先は、1 人ずつタスクを処理する必要があります。割り当て先は指定の期間内に内容の変更タスクを完了しなかった場合、割り当て先が指定した順序に従って、タスクは次の割り当て先に割り当てられます。
o 全員が同時参加 (並列) – 内容の変更タスクは同時にすべてのタスク割り当て先に割り当てられます。すべての内容の変更タスクの割り当て先は、期間内の任意の時間に内容の変更タスクを完了することができます。タスクの割り当て先がタスクを完了すると、現在の内容の変更プロセスは終了します。
c. 各内容変更プロセスの期間を設定します。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間 または 週間 を単位として選択します。
d. 内容変更タスクの割り当て先による他のユーザーへの内容変更タスクの再割り当てを許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、いいえ、しかし内容変更プロセスの責任者が誰なのかは知っています を選択して、内容変更タスクの割り当て先が他のユーザーに内容の変更タスクを再割り当てすることができます。
*注意: 最後の内容変更ステージのタスク割り当て先が期間内にタスクを完了しなかった場合、内容の変更タスクは期限切れとなり、タスクは管理者連絡先に割り当てられます。
e. 内容変更タスクの割り当て先に対して、自分が内容変更プロセスを完了する責任者ではなく、責任者が誰なのかは不明であると表明することを許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、内容変更タスクの割り当て先が いいえ、内容変更プロセスの責任者が誰なのかは知りません を選択して、内容の変更タスクをスキップすることができます。
f. ドロップダウン リストから内容の変更タスク生成の通知メール テンプレートを選択します。
g. 各内容変更プロセスの期限が切れる前に、通知メールを内容変更タスクの割り当て先に送信する かどうかを選択することができます。通知メールの送信を選択する場合、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいプロファイルを作成します。通知プロファイルの構成方法については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
*注意: 1 人ずつ参加 (順次) を内容変更の順序として選択した場合、通知メールは現在のタスク割り当て先および以前のタスク割り当て先の両方に送信されます。全員が同時参加 (並列) を内容変更の順序として選択した場合、通知メールは指定したすべてのタスク割り当て先に送信されます。
10. 内容の変更オプション – 以下の内容変更オプションは自動的に選択されます。
•連絡先の内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先が Viva Engage コミュニティのメイン連絡先およびサブ連絡先を確認・変更することができます。タスクの割り当て先は新しい連絡先を指定する際、新しく割り当てられた連絡先に通知する かどうかを選択します。通知メールを有効にする場合、新しいメインまたはサブ連絡先に送信する通知メールのメール テンプレートを選択します。
•メンバーシップの内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先がコミュニティのメンバーシップを確認・変更することができます。タスクの割り当て先に 外部ユーザーのみの内容変更 の実行を許可するか、以下のメンバーシップ内容の変更設定を構成することを選択します。
o メンバーシップ タイプ – 内容の変更割り当て先に表示できるメンバーシップを以下のいずれかから選択します。
§ Viva Engage コミュニティ管理者 – 内容の変更タスクの割り当て先に対し、コミュニティ管理者を確認することを許可します。内容変更タスクの割り当て先に管理者の追加を許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にする場合、内容の変更割り当て先が、内容の変更を実行中にコミュニティの管理者およびメンバーを追加することができます。
§ Viva Engage コミュニティのメンバー – 内容の変更タスクの割り当て先に対し、コミュニティのメンバーを確認することを許可します。内容変更タスクの割り当て先にメンバーの追加を許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にする場合、内容の変更割り当て先が、内容の変更を実行中にコミュニティのメンバーを追加することができます。
•権限の内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先が該当する Viva Engage コミュニティ サイトに対する SharePoint グループ権限を確認・変更することができます。内容の変更タスクの割り当て先が 外部ユーザーのみの内容変更 を実行できるかどうかまたは 内容変更タスクの割り当て先がユーザーを SharePoint グループに追加することを許可する かどうかを選択します。
•共有リンクの内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先に、ユーザーまたはグループと共有されているリンクの確認・変更を許可します。
•メタデータの内容の変更 – 内容の変更タスクの割り当て先が Viva Engage コミュニティ メタデータの値を確認・変更することができます。このオプションが有効になっている場合、[メタデータの追加] をクリックすると、メタデータの追加 ウィンドウが表示されます。内容変更タスクの割り当て先が使用できるメタデータを選択し、[リストに追加] をクリックします。
11. 推奨される内容変更のアクション – 内容変更タスクの割り当て先がコミュニティの内容変更タスクを完了する際に、実行を推奨するアクションを選択します。
•必要な管理者の最小数 – コミュニティに必要な管理者の最小数を指定します。内容変更タスクの割り当て先は、指定した数値に基づいて、コミュニティの内容変更の実行中に管理者を追加または削除する必要があります。
•Microsoft Entra へのサインインからブロックされているユーザーを削除する
•リスクの高いコンテンツへのゲスト ユーザーの直接アクセスをすべて削除する
AvePoint Cloud Governance は、AvePoint Insights と統合して、内容変更プロセスのデータおよび情報を取得します。リスク レベルは Insights for Microsoft 365 で定義されます。秘密度レベルと暴露レベルに基づくリスク レベルの計算については、下表を参照してください。
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露出レベル 秘密度レベル |
高 |
中 |
低 |
|
高 |
高危険度 |
高危険度 |
中危険度 |
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中 |
高危険度 |
中危険度 |
低危険度 |
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低 |
中危険度 |
低危険度 |
低危険度 |
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該当なし |
該当なし |
該当なし |
該当なし |
o Insights サブスクリプションを持っている場合、秘密度および露出の定義をカスタマイズすることができます。詳細については、リスク定義の管理 を参照してください。
o Insights サブスクリプションを持っていない場合、Insights が提供する秘密度および露出定義の既定設定が使用され、カスタマイズすることはできません。詳細については、秘密度および露出定義の既定設定 を参照してください。
•所有者およびメンバー以外のすべてのユーザー権限を削除する
•外部ユーザーがアクセスできる共有リンクを削除する
12. 管理者の連絡先 – 管理者の連絡先は、内容変更プロセスの正常完了の責任者となる IT 管理者です。以下の説明を参照してください。
a. 管理者の連絡先として指定できる対象は、Microsoft 365 ユーザー、Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループです。テキスト ボックスにユーザー名またはグループ名を入力します。
b. エラー タスク通知用メール テンプレート – ドロップダウン リストかエラー タスク メール テンプレートを選択します。内容の変更タスクにエラーが発生する場合、コミュニティは 内容の変更完了 (実行中に例外あり) 状態になり、管理者の連絡先は通知メールを受信します。現在の内容の変更タスク割り当て先はエラー タスクの通知メールのコピーを受信します。内容の変更割り当て先とは別に、この管理者の連絡先が AvePoint Cloud Governance ポータル内の ワークスペース レポートでコミュニティの内容を変更することができます。
c. 内容の変更プロセス期限切れメール テンプレート – ドロップダウン リストから内容の変更プロセス期限切れメール テンプレートを選択します。内容変更プロセスの期限が切れると、通知メールは管理者の連絡先に送信されます。
13. [保存] をクリックして内容の変更プロファイルを保存します。
以下の点に注意してください。
•既存の内容変更プロファイルを編集する場合、変更はこの内容変更プロファイルを参照しているすべてのコミュニティに反映されます。内容変更の開始日時、内容変更タスクの割り当て先、連絡先へ送信される通知を含む内容の変更スケジュールに対する変更は、今後の内容変更タスクに反映されます。その他の変更は、現在および今後の内容変更タスクに反映されます。
•ポリシーで一部の設定を変更しても内容の変更スケジュールは変更しなかった場合、ポリシーをコミュニティに再適用してもコミュニティの内容変更開始日時は変更されません。
•保留中の内容変更タスクがあるコミュニティの場合、コミュニティ設定の変更サービス要求を送信することはできません。