1.テンプレート ファイルへのコミュニティ情報のエクスポート
コミュニティ情報を含むテンプレート ファイルをエクスポートするには、以下の手順を参照してください。
1. AvePoint Cloud
Governance では、設定
> 既存の Microsoft
365 オブジェクトのインポート に移動して、エクスポート
モード で以下の設定を構成します。
2. 名前と説明 – エクスポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。
3. オブジェクト タイプ – Viva Engage コミュニティ を選択します。
4. 範囲 – Viva Engage コミュニティ ネットワークを選択して、エクスポートするコミュニティの範囲を定義します。選択したネットワーク内に現在
AvePoint Cloud Governance で管理されていないコミュニティが、テンプレート ファイルにエクスポートされます。
*注意: ここでネットワークを選択するには、AvePoint
Online Services で Viva
Engage アプリ プロファイルが作成されていることを確認してください。詳細については、アプリ プロファイルまたは Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルの作成 を参照してください。
5. エクスポート先 – ローカル パスまたはエクスポート先にテンプレート ファイルをエクスポートします。エクスポート先へエクスポートする
を選択する場合、ドロップダウン リストからエクスポート先を選択するか、[新規場所の追加] をクリックして新しいエクスポート先を作成します。
6. リボン上で [保存してエクスポート] をクリックすると、テンプレート ファイルがエクスポートされます。
2.ガバナンス詳細を提供するためのテンプレート ファイルの構成
エクスポートされた Viva Engage コミュニティ テンプレート ファイルを構成する方法については、以下の説明を参照してください。
1. エクスポートされたテンプレート ファイルの保存先に移動します。
2. テンプレート ファイルを開き、各コミュニティの以下の情報を表示・構成します。
*注意: テンプレート ファイルの第 1 行に列見出しが含まれています。これらの見出しは必須です。スペースおよび大文字
/ 小文字の設定を含め、入力する情報が正確である必要があります。
•
Viva Engage コミュニティ名 – コミュニティの名前を表示します。
•
Viva Engage コミュニティ メール アドレス – コミュニティのメール アドレスを表示します。
•
Viva Engage ネットワーク名 – コミュニティが所属する Viva Engage コミュニティ ネットワークの名前を表示します。
•
コミュニティ
ポリシー – コミュニティに適用するコミュニティ ポリシーの名前を入力します。
•
有効期限
– 以下から、コミュニティ リースの有効期限を設定する方法を選択します。
o リースの有効期限を入力します。日付は、MM/DD/YYYY
など、複数の形式で入力することができます。なお、入力した日付は、Excel
の既定日付形式に自動的に設定される場合があります。
o リース期間を数値で入力します。時間の単位は日です。
•
コミュニティのメイン連絡先 – コミュニティのメイン連絡先となるユーザーのメール
アドレスを入力します。
•
コミュニティのサブ連絡先 (必須ではありません) – コミュニティのサブ連絡先となるユーザーのメール アドレスを入力します。
•
Viva Engage コミュニティ サイト クォータの保持 – インポート プロセス中、Viva Engage コミュニティ サイトの元のクォータを保持するかどうかを選択します。ドロップダウン
リストから はい または いいえ を選択します。いいえ を選択する場合、Viva Engage コミュニティ サイトのクォータは、コミュニティ ポリシーで設定されたクォータに更新されます。
•
AvePoint Cloud Governance アプリ設定 – AvePoint Cloud Governance
アプリおよび Cloud Governance
パネルを Viva Engage コミュニティ サイトに追加するかどうかを選択します。ドロップダウン
リストから なし、アプリのみ、アプリおよび
Cloud Governance パネル を選択します。このアプリにより、Microsoft 365
のエンド ユーザーは、Viva Engage コミュニティ サイトのインターフェイスから離れることなく、AvePoint
Cloud Governance に簡単にアクセスすることができます。
AvePoint Cloud Governance アプリを導入すると、拡張機能である Cloud
Governance パネルを Viva
Engage コミュニティ サイトに追加することもできます。Cloud
Governance パネルには、所有権、メタデータ、使用可能なサービス要求など、コミュニティの重要情報が表示されます。パネルを追加するには、Cloud Governance パネル アプリ パッケージ (SharePoint Framework 拡張バージョン) をダウンロードし、アプリ カタログにアップロードします。詳細については、アプリ カタログへの Cloud Governance パネル アプリ パッケージのアップロード を参照してください。パッケージがアプリ カタログにアップロードされると、Cloud
Governance パネルはテナント内のすべてのモダン サイトに自動的に展開されます。
AvePoint Cloud Governance アプリのみを追加する場合、またはアプリ カタログにアップロードされた Cloud
Governance パネル拡張機能がスムーズに動作することを確認する場合は、アプリのみ
を選択します。そうでない場合、Cloud
Governance パネルを追加すると、サイトが空白のページになります。詳細については、Cloud Governance ポータルをサイトに追加した後、個人用 SharePoint サイトに空白のページが表示される原因 を参照してください。
*注意: アプリのみ または アプリおよび Cloud Governance
パネル を選択する場合、AvePoint Online
Services のテナントに
Microsoft 365 サービス
アカウント プロファイルが構成されていることを確認してください。詳細については、アプリ プロファイルまたは Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルの作成 を参照してください。
•
メタデータ
– AvePoint Cloud
Governance でメタデータを構成している場合、メタデータはテンプレート
ファイルに含まれます。コミュニティに適用したくないメタデータを削除できます。
以下の点に注意してください。
o メタデータを作成する際に、このフィールドを読み取り専用としてビジネス
ユーザーに表示する
/ このフィールドをビジネス
ユーザーに非表示にする
を選択する場合、既定値のチェックボックスにメタデータの既定値を入力する必要があります。サイトに異なる値を設定する場合、モタン
Cloud Governance 管理センター
> プロファイル &
テンプレート >
メタデータ に移動してメタデータを編集し、ビジネス
ユーザーにこのフィールドの構成を許可する /
ビジネス
ユーザーによるこのフィールドの構成を必須にする
に変更してください。
o メタデータのタイプが ハイパーリンク である場合、メタデータ値が指定のテキストであり、かつハイパーリンク
アドレスがセミコロンで区切られている必要があります。
o メタデータ タイプが 参照 である場合、メタデータ値として取得される SharePoint ライブラリ / リスト列値の形式を変更しないことをお勧めします。メタデータ値のタイプがはい
/ いいえ、日付と時刻、ユーザーまたはグループ
のいずれかであることを確認します。
3. 構成の終了後、テンプレート ファイルを保存します。
3.テンプレート ファイルのインポート
構成済みテンプレート ファイルをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。
1. 設定 > 既存の Microsoft 365
オブジェクトのインポート
に移動し、リボンで
[インポート
モード] をクリックします。
2. 名前と説明 – インポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。
3. オブジェクト タイプ – Viva Engage コミュニティ を選択します。
4. オブジェクトの非アクティブ管理の開始日時
– 以下の 2 つのオプションのいずれかを選択して、Viva Engage
コミュニティの非アクティブな時間の計算に使用する開始日時を指定します。
•
オブジェクトの前回のアクティブ時間 – コミュニティの前回のアクティブ時間が、非アクティブな時間を計算する開始時間になります。
•
オブジェクトのインポート日時 – コミュニティが Cloud Governance
にインポートされた日時が、非アクティブな時間を計算する開始日時になります。
5. インポート場所 – [参照] をクリックして、構成済みテンプレート ファイルを検索します。
6. リボン上で [保存して適用] をクリックすると、インポート ジョブおよびガバナンス詳細の適用が開始されます。
4.インポート結果の表示
インポート ジョブを開始すると、ジョブ状態 タブが表示されます。インポート ジョブの状態が完了 (
) に変更すると、テンプレート ファイルに含まれるコミュニティが AvePoint
Cloud Governance に正常にインポートされたことを示します。
インポート ジョブの状態が完了 (実行中に例外あり) (
) に変更すると、コミュニティ (複数可能) が正常にインポートされなかったことを示します。インポート結果を表示するには、以下の説明を参照してください。
1. インポート ジョブを選択して、リボン上で
[ダウンロード]
をクリックします。
2. インポート結果のファイルの保存先を選択します。
3. インポート結果のファイルの保存先に移動し、ファイルを開きます。
4. 結果 列はインポート結果を表示します。
•
成功 はコミュニティが正常にインポートされたことを示します。
•
失敗 はコミュニティがインポートされなかったことを示します。コメント
列の詳細を参照し、トラブルシューティングしてテンプレート
ファイルを変更します。
テンプレート ファイルを変更する場合、正常にインポートされたコミュニティの行を削除し、インポートに失敗したコミュニティのみを保留します。テンプレート
ファイルの変更が完了したら、テンプレート
ファイルをインポートして、失敗したコミュニティを再度インポートできます。