2.自動インポート プロファイルの作成
AvePoint Cloud Governance では、設定 > 既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート > 自動インポート に移動して、プロファイルを作成し、プロファイルで以下の設定を構成します。
1. オブジェクト タイプ – サイト コレクション を選択します。
2. プロファイル名と説明 – このプロファイルの名前と説明を入力します。説明は必須ではありません。
3. 自動インポート方法 – インポートされるサイト コレクションのガバナンス詳細を確認する方法を選択します。
•ガバナンス詳細を定義する – エンド ユーザーにサイト コレクションのガバナンス詳細の確認を要求せず、サイト コレクションのガバナンス詳細を事前に定義します。サイト コレクションのインポート プロセスが完全に自動化されます。
•エンド ユーザーの確認を必須とする – エンド ユーザーに新しくインポートされるサイト コレクションのガバナンス詳細の確認を要求します。タスクが生成され、エンド ユーザーに割り当てられます。エンド ユーザーはサイト コレクションのガバナンス詳細の確認を完了すると、インポート プロセスが完了します。
4. メイン連絡先へのメモ (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– サイト コレクションのメイン連絡先に表示するメモを入力します。メモを入力すると、メイン連絡先に自分が正しい連絡先であるかどうかを判断する根拠およびサイト コレクション情報の入力方法についての説明を提供することができます。
5. オブジェクトの範囲 – このプロファイルの範囲を定義し、新しいサイト コレクションをスキャンします。AvePoint Online Services で構成されたコンテナーを選択します (複数選択可能)。
6. 自動インポート スケジュール – 自動インポート プロセスの 間隔 および 開始日時 を構成します。テキスト ボックスに数値を入力し、日間、週間、か月間
を時間単位として選択します。カレンダー
(
) ボタンをクリックして、自動インポート プロセスの 開始日時 を選択します。
7. カスタム データ ソース (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– カスタム データ ソースからサイト コレクション プロパティを取得する かどうかを選択します。このオプションを有効にする場合、AvePoint Cloud Governance をカスタム データ ソースに接続する発行済み Web サービスを準備する必要があります。
a. Web サービス アドレス テキスト ボックスに発行済み Web サービスの URL を入力します。
b. Web サービスへのアクセスに使用する認証タイプとして、匿名アクセス または Microsoft Entra 認証 を選択します。認証タイプとして Microsoft Entra 認証 を選択する場合は、テキスト ボックスに Microsoft Entra アプリケーションのクライアント ID を入力する必要があります。
*注意: Microsoft Entra アカウントを使用して Web サービスにアクセスするには、先に App Service アプリケーションを構成する必要があります。App Service アプリケーションの構成については、Microsoft 技術記事 https://docs.microsoft.com/ja-jp/azure/app-service/app-service-mobile-how-to-configure-active-directory-authentication を参照してください。
c. [取得] をクリックして Web サービス内のメソッドを取得します。
d. ドロップダウン リストから目的のメソッドを選択します。
e. 選択した方法にパラメーターが定義されている場合、パラメーターが表に表示されます。各パラメーターの値を該当するテキスト ボックスに入力します。
*注意: このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ利用可能です。
8. インポート オプション – 以下のインポート オプションを構成します。
*注意: カスタム データ ソースが有効になっており、データ ソースに以下のプロパティが含まれている場合、以下のオプションをスキップすることができます。プロパティがデータ ソースに含まれている場合、ここでもこのプロパティを構成すると、データ ソース内のプロパティはサイト コレクションに適用されます。
•サイト コレクションのメイン連絡先 – 新規インポートされるサイト コレクションの責任者となるユーザーの名前を入力するか、$ を入力して以下のロールから選択します。
o $サイト コレクションのメイン管理者
o $サイト コレクション所有者グループ
o $サイト プロパティ ("プロパティ名") – $サイト プロパティ ("マネージャー") のように完全なロール名を入力します。
サイト コレクションが Cloud Governance にインポートされた場合にメイン連絡先に通知する オプションを選択することができます。通知を有効にする場合、通知メールのメール テンプレートを選択します。
•ガバナンス詳細確認タスクの割り当て用の通知メール – サイト コレクションのメイン連絡先に、ガバナンス詳細を確認するためのサイト コレクションが割り当てられた場合、連絡先に送信する通知メールのテンプレートを選択します。
*注意: このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。
•サイト コレクションのサブ連絡先 – サイト コレクションのサブ連絡先となるユーザーを指定することができます。ユーザー名を入力するか、自動インポート方法 として ガバナンス詳細を定義する を選択した場合は、$ を入力して以下のロールから選択することができます。
o $サイト コレクションのメイン管理者
o $サイト コレクション所有者グループ
o $サイト プロパティ ("プロパティ名") – $サイト プロパティ ("マネージャー") のように完全なロール名を入力します。
サイト コレクションが Cloud Governance にインポートされた場合にサブ連絡先に通知する かどうかを選択することができます。通知を有効にする場合、通知メールのメール テンプレートを選択します。
•サイト コレクション ポリシー – 自動インポート方法 に ガバナンス詳細を定義する を選択した場合は、新しくインポートされるサイト コレクションのサイト コレクション ポリシーを選択します。
自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択した場合は、以下のいずれかの方法を選択して、サイト コレクション ポリシーを割り当てます。
o この自動インポート プロファイルによってインポートされるすべてのサイト コレクションのサイト コレクション ポリシーを選択します。ドロップダウン リストから IT 管理者毎に割り当てる を選択します。ガバナンス詳細を確認する際に、選択したポリシーをビジネス ユーザーに表示するかどうかを選択できます。ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する または ビジネス ユーザーから隠す を選択します。
o サイト コレクション ポリシーの範囲を定義して、ビジネス ユーザーに対し、インポートされたサイト コレクションのガバナンス詳細を確認する際にポリシーの選択を許可します。複数のポリシーが選択可能ですが、既定のポリシーを選択する必要があります。既定のポリシーに なし を設定する場合、ガバナンス詳細確認プロセスの進行中にビジネス ユーザーにポリシーの選択が要求されます。ドロップダウン リストから ビジネス ユーザー毎に割り当てる を選択します。
•インポート プロセス中にサイト コレクション クォータを保持する – このオプションを選択解除すると、サイト コレクションの元のクォータはサイト コレクション ポリシーで構成されたサイト コレクション クォータに置き換えられます。
•AvePoint Cloud Governance アプリを自動的に有効化する – AvePoint Cloud Governance へのサイト コレクション インポート完了後、AvePoint Cloud Governance アプリは自動的にサイト コレクションに追加されます。このアプリにより、Microsoft 365 のエンド ユーザーはサイト コレクション インターフェイスから離れることなく、AvePoint Cloud Governance に簡単にアクセスすることができます。
グループ チーム サイトに Cloud Governance パネルを自動追加する かどうかを選択できます。
*注意: Cloud Governance パネルがモダン サイト情報カードにアップグレードされました。サイト情報カードは、グループ チーム サイトに追加される拡張機能であり、所有権、メタデータ、利用可能なサービス要求など、グループまたはチームの主要情報を表示するウィンドウとして表示されます。グループ チーム サイトにサイト情報カードを追加する詳細については、サイト情報カードの管理 を参照してください。
AvePoint Cloud Governance アプリのみを追加する場合、またはアプリ カタログにアップロードされた Cloud Governance パネル拡張がスムーズに動作することを確認する場合、AvePoint Cloud Governance アプリを自動的に有効化する チェックボックスを選択し、Cloud Governance パネルを自動追加する チェックボックスの選択を解除します。それ以外の場合は、Cloud Governance パネルを追加すると、サイトが空白のページになります。詳細については、Cloud Governance ポータルをサイトに追加した後、個人用 SharePoint サイトに空白のページが表示される原因 を参照してください。
•メタデータ – 新規インポートされるサイト コレクションに適用するメタデータを選択することができます。[メタデータの追加] をクリックします。メタデータの追加 ウィンドウで、メタデータを選択して [リストに追加] をクリックします。このウィンドウでメタデータを作成・編集することもできます。
•プロパティ名がメタデータ名と同じである場合、サイトのプロパティ バッグのプロパティ値をメタデータ値として同期する かどうかを選択します。
9. 期間とエスカレーション (このフィールドは 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。)– エンド ユーザーの確認を必要とする 自動インポート プロセス全体の期間を指定する ことができます。テキスト ボックスに数値を入力し、日間、週間、か月間 を時間単位として選択します。期間内にガバナンス詳細確認タスクが完了されなかった場合、サイト コレクションのインポート プロセス状態が 期限切れ となります。サイト コレクション レポート で状態を監視することができます。
•確認タスクの期限が切れる前に、通知メールをメイン連絡先に送信する かどうかを選択します。通知メールの送信を選択する場合、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを構成します。通知プロファイルの構成方法については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
•期限切れのサイト コレクション自動インポート プロセスのエスカレーション アクションとして、サイト コレクションの自動ロックを有効にする を選択することができます。メイン連絡先がガバナンス詳細確認タスクを完了せず、指定された時間が期限切れになった場合、サイト コレクションがロックされます。
i. サイト コレクションのロック タイプを、サイト コレクションを [アクセスなし] 状態としてロックする または サイト コレクションを [読み取り専用] 状態としてロックする から選択します。テキスト ボックスに数値を入力し、日間、週間、か月間 を時間単位として選択します。指定した時間後、期限切れのガバナンス詳細確認タスクが完了していない場合、サイト コレクションがロックされます。
ii. サイト コレクションのロック前に、通知メールをメイン連絡先に送信する かどうかを選択します。このチェックボックスを選択すると、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
iii. サイト コレクションがロックされた場合に以下のユーザーに通知する オプションを選択することができます。チェックボックスを選択して、テキスト ボックスにユーザー名を入力します。$ を入力して、ロールを $サイト コレクションのメイン管理者 および $サイト コレクション所有者グループ から選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
ドロップダウン リストから、上で指定したユーザーに送信するサイト コレクション ロックの通知メールのテンプレートを選択します。
10. オブジェクト ライフサイクルの開始日 – 新規インポートされるサイト コレクションのリース開始日を定義するためのオプションを以下から選択します。
•オブジェクトの作成日 – Microsoft 365 でサイト コレクションの作成日は、リースの開始日として使用されます。
•オブジェクトのインポート日 – AvePoint Cloud Governance へのサイト コレクションのインポート日は、リースの開始日として使用されます。このオプションは、上記の 自動インポート方法 に ガバナンス詳細を定義する を選択する場合にのみ表示されます。
•オブジェクト ガバナンス詳細の確認日 – サイト コレクションのメイン連絡先がサイト コレクションのガバナンス詳細を確認する日は、リースの開始日として使用されます。このオプションは、上記の 自動インポート方法 に エンド ユーザーの確認を必須とする を選択する場合にのみ表示されます。
•指定日 – リースの開始日となる日付を選択します。
11. 管理者の連絡先 – 管理者の連絡先は自動インポート プロセスを監視することができます。既定のメイン連絡先、既定のメイン連絡先によって指定されたユーザー、処理中のユーザーは正しいメイン連絡先が誰なのか知らない場合、管理者の連絡先はサイト コレクションのガバナンス詳細確認の責任者となります。管理者の連絡先としてユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) の名前を選択します。以下の場合、管理者の連絡先に通知を送信するためのメール テンプレートを選択します。
•サイト コレクションが検出され、AvePoint Cloud Governance にインポートされた場合
•サイト コレクションのメイン連絡先がサイト コレクションのガバナンス詳細の確認を完了した場合
12. レポート エクスポート先 – インポート結果レポート、サイト コレクション情報レポートを保存するエクスポート先を選択します。
13. リボン上で [保存] をクリックして、プロファイルを保存します。
*注意: 進行中のインポート プロセス、進行中のガバナンス詳細確認タスク、期限切れのガバナンス詳細確認タスクを持っているサイト コレクションは、他の自動インポート ジョブで AvePoint Cloud Governance にインポートすることができません。
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