1.テンプレート ファイルへのサイト コレクション情報のエクスポート

サイト コレクション情報を含むテンプレート ファイルをエクスポートするには、以下の手順を参照してください。

1.   モダン Cloud Governance 管理センターで、プロファイル & テンプレート > 手動インポート に移動し、リボン上の [テンプレートのエクスポート] をクリックします。

2.   テンプレートのエクスポート パネルで、以下の設定を構成します。

a.   エクスポート ジョブ名 – エクスポート ジョブの名前を入力します。

b.   説明 – 必要に応じて説明を入力します。

c.    オブジェクト タイプ – サイト コレクション を選択します。

d.   範囲 – エクスポートするサイト コレクションの範囲を定義します。[追加] をクリックすると、コンテナーの追加 パネルが開きます。AvePoint Online Services で構成されたコンテナーを選択し (複数選択可能)、[追加] をクリックします。現在 AvePoint Cloud Governance で管理されていないコンテナー内のサイト コレクションが、テンプレート ファイルにエクスポートされます。

^*注意: サイト コレクションが既に適切な AvePoint Online Services コンテナーに検出されて追加されていることを確認してください。

e.   メタデータ – エクスポートするテンプレート ファイルに含まれるメタデータを追加します。その後、サイト コレクションのメタデータ値を確認・編集することができます。[追加] をクリックします。メタデータの追加 ウィンドウで、メタデータを選択して [リストに追加] をクリックします。

3.   [エクスポート] をクリックしてテンプレート ファイルをエクスポートします。エクスポート ジョブの完了後、ジョブ モニター に移動します。エクスポート ジョブを選択し、リボン上の [ダウンロード] をクリックしてテンプレート ファイルをエクスポートします。

^*注意: すべてのルート サイト コレクションは、エクスポート処理から除外されます。

2.ガバナンス詳細を提供するためのテンプレート ファイルの構成

エクスポートされたサイト コレクション テンプレート ファイルを構成する方法については、以下の説明を参照してください。

1.   エクスポートされたテンプレート ファイルの保存先に移動します。

2.   テンプレート ファイルを開き、各サイト コレクションの以下の情報を表示・構成します。

^*注意: テンプレート ファイルの第 1 行に列見出しが含まれています。これらの見出しは必須です。スペースおよび大文字 / 小文字の設定を含め、入力する情報が正確である必要があります。

•    サイト コレクション タイトル – サイト コレクションのタイトルを表示します。

•    サイト コレクション URL – サイト コレクションの完全 URL を表示します。

•    メイン連絡先 – サイト コレクションのメイン連絡先となるユーザーのメール アドレスを入力します。

•    サブ連絡先 (必須ではありません) – サイト コレクションのサブ連絡先となるユーザーのメール アドレスを入力します。

•    外部共有プロファイル (必須ではありません) – サイト コレクションに適用するサイト コレクションの外部共有プロファイルの名前を入力します。

•    ストレージ管理プロファイル (必須ではありません) – サイト コレクションに適用するサイト コレクションのストレージ管理プロファイルの名前を入力します。

•    連絡先の指名プロファイル (必須ではありません) – サイト コレクションに適用するサイト コレクション連絡先の指名プロファイルの名前を入力します。

•    内容の変更プロファイル (必須ではありません) – サイト コレクションに適用するサイト コレクションの内容変更プロファイルの名前を入力します。

•    サイト コレクション ストレージの保持 – インポート プロセス中、サイト コレクションのストレージを保持するかどうかを選択します。ドロップダウン リストから はい または いいえ を選択します。

•    AvePoint Cloud Governance アプリ設定 – AvePoint Cloud Governance アプリおよび Cloud Governance パネルをサイト コレクションに追加するかどうかを選択します。ドロップダウン リストから なし、アプリのみ、アプリおよび Cloud Governance パネル を選択します。このアプリにより、Microsoft 365 のエンド ユーザーは、サイト コレクションのインターフェイスから離れることなく、AvePoint Cloud Governance に簡単にアクセスすることができます。

AvePoint Cloud Governance アプリを展開すると、拡張機能である Cloud Governance パネルをサイト コレクションに追加することも可能です。Cloud Governance パネルには、所有権、メタデータ、使用可能なサービス要求など、サイト コレクションの重要情報が表示されます。パネルを追加するには、Cloud Governance パネル アプリ パッケージ (SharePoint Framework 拡張バージョン) をダウンロードし、アプリ カタログにアップロードしてください。詳細については、アプリ カタログへの Cloud Governance パネル アプリ パッケージのアップロード を参照してください。パッケージがアプリ カタログにアップロードされると、Cloud Governance パネルはテナント内のすべてのモダン サイトに自動的に展開されます。

AvePoint Cloud Governance アプリのみを追加する場合、またはアプリ カタログにアップロードされた Cloud Governance パネル拡張機能がスムーズに動作することを確認する場合は、アプリのみ を選択します。そうでない場合、Cloud Governance パネルを追加すると、サイトが空白のページになります。詳細については、Cloud Governance ポータルをサイトに追加した後、個人用 SharePoint サイトに空白のページが表示される原因 を参照してください。

^*注意: アプリのみ または アプリおよび Cloud Governance パネル を選択する場合、AvePoint Online Services のテナントに Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルが構成されていることを確認してください。詳細については、アプリ プロファイルまたは Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルの作成 を参照してください。

•    メタデータ – エクスポート ジョブでメタデータを選択した場合、メタデータはテンプレート ファイルに含まれます。サイト コレクションに適用したくないメタデータを削除できます。

以下の点に注意してください。

o  メタデータのタイプが ハイパーリンク である場合、メタデータ値が指定のテキストであり、かつハイパーリンク アドレスがセミコロンで区切られている必要があります。

o  メタデータ タイプが 参照 である場合、メタデータ値として取得される SharePoint ライブラリ / リスト列値の形式を変更しないことをお勧めします。メタデータ値のタイプがはい / いいえ、日付と時刻、ユーザーまたはグループ のいずれかであることを確認します。

o  Microsoft Entra プロパティ タイプのメタデータの場合、メタデータ値はユーザー メール アドレスである必要があります。

3.   構成の終了後、テンプレート ファイルを保存します。

3.テンプレート ファイルのインポート

構成済みテンプレート ファイルをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。

1.   プロファイル & テンプレート > 手動インポート で、以下の設定を完了します。

a.   インポート ジョブ名 – インポー ト ジョブの名前を入力します。

b.   説明 – 必要に応じて説明を入力します。

c.    オブジェクト タイプ – サイト コレクション を選択します。

d.   オブジェクトの非アクティブ管理の開始日時 – 以下の 2 つのオプションのいずれかを選択して、サイト コレクションの非アクティブな時間の計算に使用する開始日時を指定します。

o  オブジェクトの最終アクティビティ日時 – サイト コレクションの最終アクティビティ日時が、非アクティブ時間を計算する開始日時になります。

o  オブジェクトのインポート日時 – サイト コレクションが Cloud Governance にインポートされた日時が、非アクティブ時間を計算する開始日時になります。

e.   テンプレート ファイル (.xlsx) のインポート – [参照] をクリックして、構成済みテンプレート ファイルを検索します。

2.   [インポート] をクリックすると、インポート ジョブおよびガバナンス詳細の適用が開始されます。

4.インポート結果の表示

インポート ジョブの開始後、ジョブ モニター に移動します。インポート ジョブの状態が完了 () に変更すると、テンプレート ファイルに含まれるサイト コレクションが AvePoint Cloud Governance に正常にインポートされたことを示します。

インポート ジョブの状態が完了 (実行中に例外あり) () に変更すると、1 件以上のサイト コレクションが正常にインポートされなかったことを示します。インポート結果を表示するには、以下の説明を参照してください。

1.   インポート ジョブを選択して、リボン上で [ダウンロード] をクリックしてジョブ レポートをダウンロードします。

2.   インポート結果のファイルの保存先に移動し、ファイルを開きます。

3.   結果 列はインポート結果を表示します。

•    成功 はサイト コレクションが正常にインポートされたことを示します。

•    失敗 はサイト コレクションがインポートされなかったことを示します。コメント 列の詳細を参照し、トラブルシューティングしてテンプレート ファイルを変更します。

テンプレート ファイルを変更する場合、正常にインポートされたサイト コレクションの行を削除し、インポートに失敗したサイト コレクションのみを保留します。テンプレート ファイルの変更が完了したら、テンプレート ファイルをインポートして、失敗したサイト コレクションを再度インポートできます。

•    スキップ はサイト コレクションのインポートがスキップされたことを示します。スキップの原因については、コメント 列の詳細を参照してください。

^*注意: すべてのルート サイト コレクションはインポート プロセスから除外され、AvePoint Cloud Governance にインポートされません。

SharePoint ルート サイト コレクションに関する注意点

SharePoint サービスを持つ Microsoft 365 テナントを設定すると、組織のルート サイト コレクションが自動的にプロビジョニングされます。ルート サイト コレクションの URL は通常、contoso.sharepoint.com です。

ルート サイト コレクションをインポートし、AvePoint Cloud Governance を使用して管理する場合は、Microsoft 365 テナントでカスタム スクリプトが許可されていることを確認してください。カスタム スクリプトの詳細については、https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/allow-or-prevent-custom-script を参照してください。

カスタム スクリプト設定を確認または有効化する方法については、以下の説明を参照してください。

1.   SharePoint 管理センター > 設定 に移動します。

2.   設定 ページで、[クラシック設定ページ] リンクをクリックします。クラシック設定ページが新しいタブで開きます。

3.   カスタム スクリプト セクションに移動し、セフルサービスで作成されたサイトでユーザーがカスタム スクリプトを実行できるようにする オプションが選択されていることを確認してください。

4.   [OK] をクリックして変更を保存します。

^*注意: カスタム スクリプト設定の変更が反映されるまで、最大 24 時間かかる場合があります。

地域の場所の変更に関する注意点

Microsoft 365 テナントに Microsoft 365 の複数地域機能 サービス プランが存在する場合、サイト コレクションを異なる地域の場所に保存できます。

サイト コレクション テンプレート ファイルをエクスポートした後、サイト コレクションをインポートする前に、特定の地域の場所に保存されているサイト コレクションを別の地域の場所に移動した場合、そのサイト コレクションはインポートできません。新しいテンプレート ファイルをエクスポートして、再インポートすることができます。