サービス

以下の基本サービス設定を構成します。

1.   サービス名 – サービスの名前を入力します。

2.   言語 – このサービスで使用する言語を選択します。ビジネス ユーザーが要求を開始する際に、言語でサービスをフィルターすることができます。

3.   テナント – ドロップダウン リストから Microsoft 365 テナントを選択します。このサービスを使用して作成される Microsoft チームは、このテナントに存在します。

4.   グループ チーム サイト ストレージ – 新しい Microsoft チームと同時に作成されるグループ チーム サイトのストレージを入力します。

5.   外部共有の有効化– 切り替え () をオンにして、Microsoft チームおよびグループ チーム サイトの外部共有を有効にします。

•    チームの外部共有設定を管理します – プションを有効にすると、チームの所有者が組織外のユーザーをチームに追加することを許可する かどうかを選択することができます。組織外のユーザーは、組織の Microsoft Entra に追加されているゲスト ユーザーを意味します。ゲスト ユーザーがチーム メンバーになることを許可する場合、組織のディレクトリに含まれていない外部ユーザーの招待を許可する を選択することができます。外部ユーザーをチームに追加する必要がある場合、AvePoint Cloud Governance は、先に外部ユーザーを Microsoft Entra に追加します。

•    グループ チーム サイトの外部共有設定を管理します – このオプションを有効にすると、グループ チーム サイトのコンテンツを組織外のユーザーと共有することを許可する かどうかを選択することができます。許可する場合は、外部ユーザーの範囲を選択します。

o  すべてのユーザー

o  新規と既存の外部ユーザー

o  既存の外部ユーザー

構成を完了すると、[次へ] をクリックして、次のページの設定を構成することができます。

ライフサイクル

切り替え () をオンにし、Microsoft チームのライフサイクル管理を有効にして、以下の設定を構成します。

•    チームの非アクティブしきい値を有効化する – このオプションを有効にすると、Microsoft チームの非アクティブしきい値が有効になります。チームは以下のいずれかの場合で、非アクティブしきい値に到達します。

o  チーム設定が一定期間変更されていません。

o  関連するグループ チーム サイト、ファイル、ノートブック、カレンダー、メールボックス、Microsoft チーム チャネルの会話、または Outlook ループの会話にコンテンツが追加または変更されていません。

チームが非アクティブしきい値に到達すると、チームの非アクティブしきい値タスクが以下で選択したユーザーに割り当てられます。

テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。

•    チームのリースを有効化する – チーム リース期間とは、Microsoft チームが Microsoft 365 で使用可能な期間を指します。このオプションを選択して、チームのリースを有効にします。チームのリース期間が切れる際、または最後のリース期間延長が切れる際、下記で選択したユーザーにサイト コレクション リース失効タスクが割り当てられます。

テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。

•    ライフサイクル管理タスクの完了を担当するユーザー– 非アクティブしきい値タスクとおよびリース失効タスクを完了するためのタスク割り当て先となるユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

o  チームの非アクティブしきい値タスクでは、タスクの割り当て先は以下のことを実行できます。

§ チームおよび対応するグループ チーム サイトへのアクセスを引き続き許可する

§ チーム ポリシーの変更

§ チームのアーカイブ

§ チームの削除

o  チームのリース失効タスクでは、タスクの割り当て先は以下のことを実行できます。

§ チーム リースの延長

§ チーム ポリシーの変更

§ チームのアーカイブ

§ チームの削除

^*注意: 複数のタスク割り当て先を追加する場合は、1 人ずつタスクを確認します。最後の割り当て先が選択したライフサイクルの結果が有効になります。

構成が完了したら、[次へ] をクリックして、次のページの設定を構成します。[戻る] をクリックすると、前のページの設定をリセットすることもできます。

承認プロセス

組織の Microsoft 365 リソースが正しく使用されることを確認するために、新しいチームの要求を他のユーザーが確認する必要があります。要求に承認が必要ない場合は、自動承認を設定できます。

選択肢は以下のとおりです。

•    自動承認 – このサービス要求が自動承認され、新しいチームが作成されます。

•    1 ステージ – このサービス要求には 1 ステージの承認が必要です。第 1 ステージの承認者 フィールドでは、ユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

^*注意: 複数の承認者を追加する場合は、1 人ずつ承認する必要があります。要求を却下する承認者がいた場合、それ以降の承認者には承認が要求されません。

•    2 ステージ – このサービス要求には 2 ステージの承認が必要です。第 1 ステージの承認者 および 第 2 ステージの承認者 フィールドでは、各ステージにユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

^*注意: 1 つの承認ステージに複数の承認者を追加する場合は、1 人ずつ承認する必要があります。要求を却下する承認者がいた場合、それ以降の承認者には承認が要求されません。

•    3 ステージ – このサービス要求には 3 ステージの承認が必要です。第 1 ステージの承認者、第 2 ステージの承認者、および 第 3 ステージの承認者 フィールドでは、各ステージにユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

^*注意: 1 つの承認ステージに複数の承認者を追加する場合は、1 人ずつ承認する必要があります。要求を却下する承認者がいた場合、それ以降の承認者には承認が要求されません。

構成が完了したら、[次へ] をクリックして、次のページの設定を構成します。[戻る] をクリックすると、前のページの設定をリセットすることもできます。

内容の変更

内容の変更プロセスでは、ユーザーは定期的にチームの連絡先、チームのメンバーシップ、グループ チーム サイトの権限、およびチームのメタデータを確認・変更することができます。

切り替え () をオンにし、チーム内容の変更プロセスを有効にして、以下の設定を構成します。

1.   内容の変更頻度を構成する – チーム内容の変更プロセスの内容の変更頻度として、日単位、週単位、月単位 を選択します。

2.   各内容の変更プロセスの期間 – 各内容の変更プロセスの期間を構成します。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間 または 週間 を単位として選択します。

3.   内容の変更タスクの完了を担当するユーザーを選択します。 – 内容の変更タスクを担当するユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

^*注意: 複数のタスクの割り当て先を追加できます。タスクの割り当て先が期間内に内容の変更プロセスを完成しない場合、この割り当て先に割り当てられたタスクは期限切れになり、次の割り当て先に割り当てられます。

構成が完了したら、[保存] をクリックして構成を保存します。[戻る] をクリックすると、前のページの設定をリセットすることもできます。