1.グループまたはチームのスキャン

AvePoint Cloud Governance 要求で作成されたグループ / チームをインポートする場合にのみ、この手順を参照してください。

特定のルールを満たすグループ / チーム (例: プライベート グループ / チームなど) をインポートする場合は、グループ / チームをスキャンする必要があります。同じインポート ジョブを使用して、グループ / チームを異なる Microsoft 365 テナントにインポートする場合は、グループ / チームをコンテナーにスキャンする必要があります。

^*注意: スキャン プロファイルを作成するには、AvePoint Online Services のサービス管理者ロールを持っている必要があります。

1.   AvePoint Online Services > 自動検出 > スキャン プロファイル に移動します。

2.   スキャン プロファイルを作成します。

•    Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム / Viva Engage コミュニティ をオブジェクト タイプとして選択します。

•    指定のルールを満たすグループ / チーム (例えば、プライベート グループ / チーム) をインポートする場合は、詳細モード を選択できます。

•    グループ / チームを異なる Microsoft 365 テナントにインポートする場合は、テナントごとにスキャン プロファイルを作成します。

スキャン プロファイルの作成については、スキャン プロファイルの管理 を参照してください。

3.   スキャンが完了すると、スキャン プロファイルを選択し、[スキャン履歴] をクリックしてスキャン結果を表示することができます。

2.テンプレート ファイルへのグループまたはチーム情報のエクスポート

グループまたはチームの情報を含むテンプレート ファイルをエクスポートするには、以下の手順を参照してください。

1.   AvePoint Cloud Governance では、設定 > 既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート に移動して、エクスポート モード で以下の設定を構成します。

2.   名前と説明 – エクスポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。

3.   オブジェクト タイプ – Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム を選択します。

4.   範囲 – 次のいずれかのオプションを選択して、エクスポートするグループまたはチームの範囲を定義します。

•    グループ / チームを Microsoft 365 テナントからエクスポートする – 現在、AvePoint Cloud Governance によって管理されていない Microsoft 365 テナント内のグループ / チームをすべてエクスポートする場合は、このオプションを選択します。ツリーを展開し、Microsoft 365 テナントを選択します。Microsoft 365 テナントに、AvePoint Online Services で構成された Microsoft Entra ID アプリ プロファイルが存在する場合、テナントはここに表示されます。Microsoft Entra ID アプリ プロファイルの作成方法については、アプリ プロファイルまたは Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルの作成 を参照してください。

•    グループ / チームを AvePoint Online Services グループ コンテナーからエクスポートする – AvePoint Online Services の特定のコンテナーにスキャンされたグループ / チームをエクスポートする場合は、このオプションを選択します。ツリーを展開し、コンテナー (複数選択可能) を選択します。

5.   エクスポート先 – ローカル パスまたはエクスポート先にテンプレート ファイルをエクスポートします。エクスポート先へエクスポートする を選択する場合、ドロップダウン リストからエクスポート先を選択するか、[新規場所の追加] をクリックして新しいエクスポート先を作成します。

6.   リボン上で [保存してエクスポート] をクリックすると、テンプレート ファイルがエクスポートされます。

3.ガバナンス詳細を提供するためのテンプレート ファイルの構成

エクスポート済み Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム テンプレート ファイルを構成する方法については、以下の手順を参照してください。

1.   エクスポート済みテンプレート ファイルの保存先に移動します。

2.   テンプレート ファイルを開き、各グループ / チームの以下の情報を表示・構成します。

^*注意: テンプレート ファイルの第 1 行に列見出しが含まれています。これらの見出しは必須です。スペースおよび大文字 / 小文字の設定を含め、入力する情報が正確である必要があります。

•    グループ / チーム名 ‒ グループまたはチームの名前を表示します。

•    グループ / チーム ID ‒ グループまたはチームの ID を表示します。

•    グループ / チーム ポリシー – グループまたはチームに適用するグループ / チーム ポリシーの名前を入力します。

^*注意: チームにポリシーを適用した後、チームのプライベート チャネルの外部共有設定、固有アクセス設定、サイト ストレージはチーム ポリシーの設定を継承します。

•    有効期限 – 以下から、グループまたはチーム リースの有効期限を設定する方法を選択します。

o  リースの有効期限を入力します。日付は、MM/DD/YYYY など、複数の形式で入力することができます。なお、入力した日付は、Excel の既存日付形式として自動的に設定される場合があります。

o  リース期間を数値で入力します。時間の単位は日です。

•    グループ / チームのメイン連絡先 – グループ / チームのメイン連絡先となるユーザーのメール アドレスを入力します。

•    グループ / チームのサブ連絡先 (必須ではありません) – グループ / チームのサブ連絡先となるユーザーのメール アドレスを入力します。

•    グループ チーム サイト クォータの保持 – インポート プロセス中、グループ チーム サイトの元のクォータを保持するかどうかを選択します。ドロップダウン リストから はい または いいえ を選択します。いいえ を選択する場合、グループ チーム サイトのクォータは、グループ / チーム ポリシーで設定されたクォータに更新されます。

•    AvePoint Cloud Governance アプリ設定 – AvePoint Cloud Governance アプリおよび Cloud Governance パネルをグループ チーム サイトに追加するかどうかを選択します。ドロップダウン リストから なし、アプリのみ、アプリおよび Cloud Governance パネル を選択します。このアプリにより、Microsoft 365 のエンド ユーザーは、グループ チーム サイトのインターフェイスから離れることなく、AvePoint Cloud Governance に簡単にアクセスすることができます。

^*注意: Cloud Governance パネルがモダン サイト情報カードにアップグレードされました。サイト情報カードは、グループ チーム サイトに追加される拡張機能であり、所有権、メタデータ、利用可能なサービス要求など、グループまたはチームの主要情報を表示するウィンドウとして表示されます。グループ チーム サイトにサイト情報カードを追加する詳細については、サイト情報カードの管理 を参照してください。

AvePoint Cloud Governance アプリのみを追加する場合、またはアプリ カタログにアップロードされた Cloud Governance パネル拡張機能がスムーズに動作することを確認する場合は、アプリのみ を選択します。そうでない場合、Cloud Governance パネルを追加すると、サイトが空白のページになります。詳細については、Cloud Governance ポータルをサイトに追加した後、個人用 SharePoint サイトに空白のページが表示される原因 を参照してください。

^*注意: アプリのみ または アプリおよび Cloud Governance パネル を選択する場合、AvePoint Online Services のテナントに Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルが構成されていることを確認してください。詳細については、アプリ プロファイルまたは Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルの作成 を参照してください。

•    メタデータ – AvePoint Cloud Governance でメタデータを構成している場合、メタデータはテンプレート ファイルに含まれます。グループ / チームに適用したくないメタデータを削除できます。

以下の点に注意してください。

o  メタデータを作成する際に、このフィールドを読み取り専用としてビジネス ユーザーに表示する / このフィールドをビジネス ユーザーに非表示にする を選択する場合、既定値のチェックボックスにメタデータの既定値を入力する必要があります。サイトに異なる値を設定する場合、モタン Cloud Governance 管理センター > プロファイル & テンプレート > メタデータ に移動してメタデータを編集し、ビジネス ユーザーにこのフィールドの構成を許可する / ビジネス ユーザーによるこのフィールドの構成を必須にする に変更してください。

o  メタデータのタイプが ハイパーリンク である場合、メタデータ値が指定のテキストであり、かつハイパーリンク アドレスがセミコロンで区切られている必要があります。

o  メタデータ タイプが 参照 である場合、メタデータ値として取得される SharePoint ライブラリ / リストの列値の形式を変更しないことをお勧めします。メタデータ値のタイプがはい / いいえ、日付と時刻、ユーザーまたはグループ のいずれかであることを確認します。

o  Microsoft Entra プロパティ タイプのメタデータの場合、メタデータの値は、プロパティ値の取得に使用されるユーザーのメール アドレスである必要があります。

3.   構成の終了後、テンプレート ファイルを保存します。

4.テンプレート ファイルのインポート

構成済みテンプレート ファイルをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。

1.   設定 > 既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート に移動し、リボンで [インポート モード] をクリックします。

2.   名前と説明 – インポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。

3.   オブジェクト タイプ – Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム を選択します。インポートに アーカイブ済みチームを含む かどうかを選択することができます。

4.   オブジェクトの非アクティブ管理の開始時間 – 次の 2 つのオプションのいずれかを選択して、グループまたはチームの非アクティブ時間の計算に使用する開始時間を指定します。

•    オブジェクトの前回のアクティブな時間 – グループまたはチーム前回のアクティブ時間が、非アクティブ時間を計算する開始時間になります。

•    オブジェクトのインポート時間 – グループまたはチームが Cloud Governance にインポートされた時間が、非アクティブ時間を計算する開始時間になります。

5.   インポート場所 – [参照] をクリックして、構成済みテンプレート ファイルを検索します。

6.   リボン上で [保存して適用] をクリックすると、インポート ジョブおよびガバナンス詳細の適用が開始されます。

5.インポート結果の表示

インポート ジョブを開始すると、ジョブ状態 タブが表示されます。インポート ジョブの状態が完了 () に変更すると、テンプレート ファイルに含まれるグループ / チームが AvePoint Cloud Governance に正常にインポートされたことを示します。

インポート ジョブの状態が完了 (実行中に例外あり) () に変更すると、1 件以上のグループ / チームが正常にインポートされなかったことを示します。インポート結果を表示するには、以下の説明を参照してください。

1.   インポート ジョブを選択して、リボン上で [ダウンロード] をクリックします。

2.   インポート結果のファイルの保存先を選択します。

3.   インポート結果のファイルの保存先に移動し、ファイルを開きます。

4.   結果 列はインポート結果を表示します。

•    成功 はグループ / チームが正常にインポートされたことを示します。

•    失敗 はグループ / チームがインポートされなかったことを示します。コメント 列の詳細を参照し、トラブルシューティングしてテンプレート ファイルを変更します。

テンプレート ファイルを変更する場合、正常にインポートされたグループ / チームの行を削除し、インポートに失敗したグループ / チームのみを保留します。テンプレート ファイルの変更が完了したら、テンプレート ファイルをインポートして、失敗したグループ / チームを再度インポートできます。