1.テンプレート ファイルへのゲスト ユーザー情報のエクスポート

Microsoft 365 ゲスト ユーザー情報を含むテンプレート ファイルをエクスポートするには、以下の手順を参照してください。

1.   AvePoint Cloud Governance では、設定 > 既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート に移動して、エクスポート モード で以下の設定を構成します。

2.   名前と説明 – エクスポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。

3.   オブジェクト タイプ – ゲスト ユーザー を選択します。

4.   範囲 – ツリーからお使いの Microsoft 365 テナントを選択します。Microsoft 365 テナントに、AvePoint Online Services で構成された Microsoft Entra ID アプリ プロファイルが存在する場合、テナントはここに表示されます。Microsoft Entra ID アプリ プロファイルの作成方法については、アプリ プロファイルまたは Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルの作成 を参照してください。

5.   メタデータ – ゲスト ユーザーに関連付けるメタデータの追加を選択します。このメタデータがエクスポートされた Excel ファイルに含まれます。メタデータを追加するには、以下の説明を参照してください。

a.   [メタデータの追加] をクリックすると、メタデータの追加 ウィンドウが開きます。

b.   メタデータの追加 ウィンドウで、以下のいずれかの方法を選択してメタデータを追加します。

o  テーブルからメタデータ (複数選択可能) を選択して、[リストに追加] をクリックします。

o  [作成] をクリックして、メタデータの作成 ウィンドウで新しいメタデータを作成します。メタデータを作成する方法については、メタデータの構成 を参照してください。メタデータの作成が完了すると、作成済みメタデータからテーブルに表示されます。作成済みのメタデータを選択して、[リストに追加] をクリックします。

6.   エクスポート先 – ローカル パスまたはエクスポート先にテンプレート ファイルをエクスポートします。エクスポート先へエクスポートする を選択する場合、ドロップダウン リストからエクスポート先を選択するか、[新規場所の追加] をクリックして、ポップアップ ウィンドウで新しいエクスポート先を作成します。

7.   リボン上で [保存してエクスポート] をクリックすると、テンプレート ファイルがエクスポートされます。

2.ガバナンス詳細を提供するためのテンプレート ファイルの構成

エクスポートされたゲスト ユーザー テンプレート ファイルを構成する方法については、以下の説明を参照してください。

1.   エクスポートされたテンプレート ファイルの保存先に移動します。

2.   テンプレート ファイルを開き、各ゲスト ユーザーの以下の情報を表示・構成します。

^*注意: テンプレート ファイルの第 1 行に列見出しが含まれています。これらの見出しは必須です。スペースおよび大文字 / 小文字の設定を含め、入力する情報が正確である必要があります。

•    ユーザー名 – ゲスト ユーザーのユーザー名を表示します。

•    メール アドレス – ゲスト ユーザーのメール アドレスを表示します。

•    内容の変更プロファイル – ゲスト ユーザーに適用する内容の変更プロファイルの名前を入力します。

•    ゲストのメイン連絡先 – ゲストのメイン連絡先となるユーザーのメール アドレスを入力します。

•    ゲストのサブ連絡先 – ゲストのサブ連絡先となるユーザーのメール アドレスを入力します。

•    メタデータ – メタデータの値を入力します。

以下の点に注意してください。

o  メタデータを作成する際に、このフィールドを読み取り専用としてビジネス ユーザーに表示する / このフィールドをビジネス ユーザーに非表示にする を選択する場合、既定値のチェックボックスにメタデータの既定値を入力する必要があります。サイトに異なる値を設定する場合、モタン Cloud Governance 管理センター > プロファイル & テンプレート > メタデータ に移動してメタデータを編集し、ビジネス ユーザーにこのフィールドの構成を許可する / ビジネス ユーザーによるこのフィールドの構成を必須にする に変更してください。

o  メタデータのタイプが ハイパーリンク である場合、メタデータ値が指定のテキストであり、かつハイパーリンク アドレスがセミコロンで区切られている必要があります。

o  メタデータ タイプが 参照 である場合、メタデータ値として取得される SharePoint ライブラリ / リスト列値の形式を変更しないことをお勧めします。

o  Microsoft Entra プロパティ タイプのメタデータの場合、メタデータ値はユーザー メール アドレスである必要があります。

•    ワンタイム内容変更の日付 – ゲスト ユーザーの内容変更プロファイルでワンタイム内容の変更が有効になっている場合は、以下のいずれかの方法を選択して、ワンタイム内容の変更タスクの生成日付を設定します。

o  期間を数値で入力します。時間の単位は日です。期間の開始日は、ゲスト ユーザーが組織に招待された日です。ゲスト ユーザーが組織に招待されたから指定した期間に到達すると、ワンタイム内容の変更タスクが生成されます。

o  日付を入力します。ワンタイム内容の変更タスクが指定した日に生成されます。日付は、MM/DD/YYYY など、複数の形式で入力することができます。なお、入力した日付は、Excel の既定日付形式に自動的に設定される場合があります。

•    連絡先の指名プロファイル – ゲスト ユーザーに適用する連絡先の指名プロファイルの名前を入力します。

3.   構成の終了後、テンプレート ファイルを保存します。

3.テンプレート ファイルのインポート

構成済みテンプレート ファイルをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。

1.   設定 > 既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート に移動し、リボンで [インポート モード] をクリックします。

2.   名前と説明 – インポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。

3.   オブジェクト タイプ – ゲスト ユーザー を選択します。

4.   インポート場所 – [参照] をクリックして、構成済みテンプレート ファイルを検索します。

5.   リボン上で [保存して適用] をクリックすると、インポート ジョブおよびガバナンス詳細の適用が開始されます。

4.インポート結果の表示

インポート ジョブを開始すると、ジョブ状態 タブが表示されます。インポート ジョブの状態が完了 () に変更すると、テンプレート ファイルに含まれる Microsoft 365 ゲスト ユーザーが AvePoint Cloud Governance に正常にインポートされたことを示します。

インポート ジョブの状態が完了 (実行中に例外あり) (() に変更すると、1 件以上の Microsoft 365 ゲスト ユーザーが正常にインポートされなかったことを示します。インポート結果を表示するには、以下の説明を参照してください。

1.   インポート ジョブを選択して、リボン上で [ダウンロード] をクリックします。

2.   インポート結果のファイルの保存先を選択します。

3.   インポート結果のファイルの保存先に移動し、ファイルを開きます。

4.   結果 列はインポート結果を表示します。

•    成功 はゲスト ユーザーが正常にインポートされたことを示します。

•    失敗 はゲスト ユーザーがインポートされなかったことを示します。コメント 列の詳細を参照し、トラブルシューティングしてテンプレート ファイルを変更します。

テンプレート ファイルを変更する場合、正常にインポートされたゲスト ユーザーの行を削除し、インポートに失敗したゲスト ユーザーのみを保留します。テンプレート ファイルの変更が完了したら、テンプレート ファイルをインポートして、失敗したゲスト ユーザーを再度インポートできます。