Microsoft 365 グループ用の自動エスカレーション プロファイルは、内容の変更タスクなどのグループ管理タスクが指定した時間内に完了しなかった場合に、自動エスカレーション プロセスを有効にすることができます。
自動エスカレーション プロファイル にアクセスするには、プロファイル & テンプレート ページで [自動エスカレーション プロファイル] カードをクリックします。
Microsoft 365 グループの自動エスカレーション プロファイルを定義するには、リボン上で 作成 > Microsoft 365 グループの自動エスカレーション プロファイル をクリックし、Microsoft 365 グループのエスカレーション プロファイルの作成 パネルを開いて以下の設定を構成します。
1. プロファイル名 – Microsoft 365 グループの自動エスカレーション プロファイルの名前を入力します。
2. 説明 – Microsoft 365 グループの自動エスカレーション プロファイルの説明を入力します。
3. ステージ 1 – グループ管理タスクが指定した期間内に完了しなかった場合、Microsoft 365 グループの管理方法を構成します。ステージ 1 エスカレーションとして、ドロップダウン リストから以下 2 件のエスカレーション アクションのいずれかを選択します。
•グループに対するアクセスを制限する – このオプションを選択する場合、テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。グループ管理タスクは指定した時間以内に完了しなかったか、期限切れになった場合、グループへのアクセスは制限されます。
o グループ チーム サイトを Microsoft 365 アーカイブする を選択できます。グループへのアクセスが制限されている場合、グループ チームサイトは Microsoft 365 アーカイブされます。
*注意: このオプションは、Microsoft 365 管理センターで Microsoft 365 アーカイブ サービスが有効になっており、本番環境を使用している場合にのみ使用できます。
o Microsoft 365 グループ アクセス制限プロファイルを選択すると、グループへのアクセスが制限される際にグループ メンバーシップおよびグループ チーム サイトの権限の管理方法を定義することができます。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として指定することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
•グループの削除 – このオプションを選択して、テキスト ボックスに数字を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。グループ管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、グループの削除タスクは生成されます。
o この自動アクションの承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
o エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
o エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として指定することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: ステージ 1 エスカレーション アクションとして グループに対するアクセスを制限する を選択する場合、ステージ 2 エスカレーションを構成することができます。
4. ステージ 2 – ステージ 1 のエスカレーションとして グループに対するアクセスを制限する を選択する場合、ステージ 2 のエスカレーションとして グループを削除する を選択するか、ステージ 1 エスカレーションの構成後に追加のアクションを実行しないことを選択することができます。グループを削除する を選択する場合は、以下の設定を構成してください。
•テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。グループ管理タスクは指定した時間内に完了されていないか、既に期限切れになっている場合、グループの削除タスクは生成されます。
•この自動アクションの承認プロセスを使用する を選択して、ドロップダウン リストから承認プロセスを選択します。
•エスカレーションの実行前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
•エスカレーション アクションが実行された場合に以下のユーザーに通知する を選択して、ユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として指定することができます。$ を入力して、利用可能なユーザー ロールから選択することもできます。ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択して、エスカレーション通知メールが選択したメール テンプレートで送信されます。
*注意: “$現在のタスク割り当て先” ロールは、現在のガバナンス詳細確認、内容の変更、連絡先指名のタスクの割り当て先を指します。
5. [保存] をクリックしてすべての構成を保存します。