サービス

以下の基本サービス設定を構成します。

1.   サービス名 – サービスの名前を入力します。

2.   言語 – このサービスで使用する言語を選択します。ビジネス ユーザーが要求を開始する際に、言語でサービスをフィルターすることができます。

3.   テナント – ドロップダウン リストから Microsoft 365 テナントを選択します。このサービスを利用して作成される Microsoft 365 グループは、このテナントに存在します。

4.   グループ チーム サイト ストレージ – 新しい Microsoft 365 グループと同時に作成される Microsoft 365 グループ チーム サイトのストレージを入力します。

5.   外部共有の有効化– 切り替え () をオンにして、Cloud Governance で Microsoft 365 グループおよびグループ チーム サイトの外部共有を管理します。

•    グループの外部共有設定を管理します – このオプションを有効にすると、グループへの組織外ユーザーの追加をグループの所有者に許可する かどうかを選択することができます。組織外のユーザーは、組織の Microsoft Entra に追加されているゲスト ユーザーを意味します。ゲスト ユーザーがグループ メンバーになることを許可する場合、組織のディレクトリに含まれていない外部ユーザーの招待を許可する を選択することができます。外部ユーザーをグループに追加する必要がある場合、AvePoint Cloud Governance は、先に外部ユーザーを Microsoft Entra に追加します。

•    グループ チーム サイトの外部共有設定を管理します – このオプションを有効にすると、グループ チーム サイトのコンテンツを組織外のユーザーと共有することを許可する かどうかを選択することができます。許可する場合は、外部ユーザーの範囲を選択します。

o  すべてのユーザー

o  新規と既存の外部ユーザー

o  既存の外部ユーザー

構成を完了すると、[次へ] をクリックして、次のページの設定を構成することができます。

ライフサイクル

切り替え () をオンにし、Microsoft 365 グループのライフサイクル管理を有効にして、以下の設定を構成します。

•    グループの非アクティブしきい値を有効化する – このオプションを選択して、Microsoft 365 グループの非アクティブしきい値を有効にします。グループは以下のいずれかの場合で、非アクティブしきい値に到達します。

o  グループ設定が一定期間変更されていません。

o  関連するグループ チーム サイト、ファイル、ノートブック、カレンダー、メールボックス、または Outlook グループの会話にコンテンツが追加または変更されていません。

グループが非アクティブしきい値に到達すると、グループの非アクティブしきい値タスクが以下で選択したユーザーに割り当てられます。

テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。

•    グループのリースを有効化する – グループのリース期間は、Microsoft 365 グループに割り当てられた Microsoft 365 にアクセスできる期間です。このオプションを選択して、グループのリースを有効にします。グループのリース期間が切れる際、または最後のリース期間延長が切れる際、以下で選択したユーザーにグループのリース期間タスクが割り当てられます。

テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。

•    ライフサイクル管理タスクの完了を担当するユーザー– 非アクティブしきい値タスクとおよびリース失効タスクを完了するためのタスク割り当て先となるユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

o  グループの非アクティブしきい値タスクでは、タスクの割り当て先は以下のことを実行できます。

§ グループおよび対応するグループ チーム サイトへのアクセスを引き続き許可する

§ グループ ポリシーの変更

§ グループの削除

o  グループのリース失効タスクでは、タスクの割り当て先は以下のことを実行できます。

§ グループ リースの延長

§ グループ ポリシーの変更

§ グループの削除

^*注意: 複数のタスク割り当て先を追加する場合は、1 人ずつタスクを確認します。最後の割り当て先が選択したライフサイクルの結果が有効になります。

構成が完了したら、[次へ] をクリックして、次のページの設定を構成します。[戻る] をクリックすると、前のページの設定をリセットすることもできます。

承認プロセス

組織の Microsoft 365 リソースが正しく使用されることを確認するために、新しいグループの要求を他のユーザーが確認する必要があります。要求に承認が必要ない場合は、自動承認を設定できます。

選択肢は以下のとおりです。

•    自動承認 – このサービス要求が自動承認され、新しいグループが作成されます。

•    1 ステージ – このサービス要求には 1 ステージの承認が必要です。第 1 ステージの承認者 フィールドでは、ユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

^*注意: 複数の承認者を追加する場合は、1 人ずつ承認する必要があります。要求を却下する承認者がいた場合、それ以降の承認者には承認が要求されません。

•    2 ステージ – このサービス要求には 2 ステージの承認が必要です。第 1 ステージの承認者 および 第 2 ステージの承認者 フィールドでは、各ステージにユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

^*注意: 1 つの承認ステージに複数の承認者を追加する場合は、1 人ずつ承認する必要があります。要求を却下する承認者がいた場合、それ以降の承認者には承認が要求されません。

•    3 ステージ – このサービス要求には 3 ステージの承認が必要です。第 1 ステージの承認者、第 2 ステージの承認者、および 第 3 ステージの承認者 フィールドでは、各ステージにユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

^*注意: 1 つの承認ステージに複数の承認者を追加する場合は、1 人ずつ承認する必要があります。要求を却下する承認者がいた場合、それ以降の承認者には承認が要求されません。

構成が完了したら、[次へ] をクリックして、次のページの設定を構成します。[戻る] をクリックすると、前のページの設定をリセットすることもできます。

内容の変更

内容の変更プロセスでは、ユーザーは定期的にグループの連絡先、グループのメンバーシップ、グループ チーム サイト権限、およびグループのメタデータを確認・変更することができます。

切り替え () をオンにし、グループ内容の変更プロセスを有効にして、以下の設定を構成します。

1.   内容の変更頻度を構成する – グループ内容の変更プロセスの内容の変更頻度として、日単位、週単位、月単位 を選択します。

2.   各内容の変更プロセスの期間 – 各内容の変更プロセスの期間を構成します。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間 または 週間 を単位として選択します。

3.   内容の変更タスクの完了を担当するユーザーを選択します。 – 内容の変更タスクを担当するユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループの名前を入力します。$ を入力すると、ユーザー ロールを選択することもできます。

^*注意: 複数のタスクの割り当て先を追加できます。タスクの割り当て先が期間内に内容の変更プロセスを完成しない場合、この割り当て先に割り当てられたタスクは期限切れになり、次の割り当て先に割り当てられます。

構成が完了したら、[保存] をクリックして構成を保存します。[戻る] をクリックすると、前のページの設定をリセットすることもできます。