シナリオ: Microsoft 365 グループは、組織内で幅広く使用されています。グループのセットアップにより、共有 Outlook 受信トレイ、共有カレンダー、ファイル共有用のドキュメント ライブラリなどの一連のリソースがグループ メンバーと共有されます。中村さんは毎日、Microsoft 365 グループを作成するメール要求を複数受信します。各メール要求者は、グループ設定に対して異なる要求を持っています。また、組織のポリシーを満たしていないプロビジョニング要求が存在する場合もあります。

問題: 中村さんは、各メール要求が有効であるかどうかを確認する必要があります。要求者のマネージャーに連絡して確認する場合もあります。プロビジョニングが確認された後、中村さんは Microsoft 365 グループでのグループ作成、グループ設定の構成、グループ所有者およびメンバーの追加、要求者へのメール返信を手動で実行する必要があります。このプロセスは非常に時間がかかります。

解決方法: 中村さんは AvePoint Cloud Governance にログインし、グループ / チーム / コミュニティの作成 サービスを作成します。ワークスペース タイプ セクションで、Microsoft 365 グループ を選択します。ポリシー セクションで、グループ ポリシーを作成し、所属する組織のポリシーを設定します。例えば、各 Microsoft 365 グループ チーム サイトで使用されるストレージは 100 GB を超過することはできません。その場合、グループ チーム サイトで使用されるストレージが 80 GB (100 GB の 80％) に達すると、通知メールがグループ所有者に送信されます。承認プロセス セクションで、2 ステージの承認プロセスを作成し、承認者として $グループの所有者 および $要求者のマネージャー 動的ロールを設定します。

山田さんがこのグループの作成サービス経由で Microsoft 365 グループを要求する場合、中村さんによって設定された範囲内でグループ設定およびメンバーシップを構成することができます。山田さんが要求を送信すると、グループ所有者として選択された鈴木さんが承認に関する通知メールを受信します。鈴木さんが要求を確認して承認した後、承認プロセスは山田さんのマネージャーの山本さんに進みます。山本さんが要求を承認した後、AvePoint Cloud Governance は Microsoft 365 でグループを作成します。プロビジョニングの完了後、プロビジョニングに関する通知メールは要求者および承認者に送信されます。